Tipp: Endlich komplette Outlook-Adressen in Word einfügen – der Adressfeld-Trick

Word-Optionen_2010-11-16_14-45-55Eigentlich eine Selbstverständlichkeit: Wer beim Briefschreiben in Word eine Adresse aus den Outlook-Kontakten benötigt, sollte diese mit wenigen Klicks einfügen können. Doch Microsoft sieht das anders, wie es scheint, und so suchten schon viele Anwender vergeblich nach einer entsprechenden Funktion in Word. Und selbst wer es bei dieser Suche so weit schafft, den entsprechenden, versteckten Textbaustein zu finden, wird beim Layout die nächste Ernüchterung erleben:

Statt einer kompletten Firmenanschrift kommt aus Outlook nur ein Teile der Adresse aus dem betreffenden Kontakt. Der Grund dafür: In der Standardeinstellung fehlen im Textbaustein einige Adressfelder Es gib jedoch eine Lösung, wie man einen Textbaustein erstellt, der mit wenigen Mausklicks eine komplette Firmenanschrift aus den Outlook-Kontakten nach Word exportiert:

1. Zunächst einmal empfiehlt es sich, ein Symbol für den Schnellzugriff in der Titelleiste zu platzieren (Word 2007 & 2010). Zu finden ist das Symbol unter “Optionen, Symbolleiste für den Schnellzugriff, Alle Befehle, Adressbuch…, hinzufügen”. Damit klappt nun zwar ein schneller Zugriff auf den Adressimport, aber dem fehlen die wichtigste Anschriftfelder.

2. Dazu muss der in Word hinterlegte Textbaustein erweitert werden. Hierzu ein neues Word-Dokument öffnen und folgende Adressfelder hineinkopieren:

{<PR_COMPANY_NAME>}
{<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX>} {<PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME>}
{<PR_STREET_ADDRESS>}
{<PR_POSTAL_CODE>} {<PR_LOCALITY>}

3. Jetzt diese Felder markieren und Alt-F3 drücken.

Dokument2 - Microsoft Word_2010-11-16_14-50-00

4. Im folgenden Dialog als Name noch “Adresslayout” eingeben, mit OK beenden und Word neu starten. Im Dialog in Word 2007 sorgen Sie zusätzlich dafür, dass „Katalog: Schnellbausteine“ ausgewählt ist.

5. Eine Liste mit allen Adresscodes ist in diesem PDF-Dokument zu finden. In Word müssen diese Codes immer in eckigen Klammern stehen.

6 Kommentare zu Tipp: Endlich komplette Outlook-Adressen in Word einfügen – der Adressfeld-Trick

  1. Danke für diesen Tipp. Hat mir sehr geholfen.
    Allerdings könnte man noch dazu nehmen, dass man erst im Word in der Schnellzugriffleiste das Adressbuch abspreichert. Diesen Tipp habe ich auf einer anderen Seite gefunden und danach habe ich Ihren Vorschlag ausgeführt. Und jetzt bin ich happy!!!

  2. Hallo, ich brauche dazu noch das Feld “Land/Region”, wenn ich Briefe ins Ausland schreiben möchte. Können Sie dieses Textfeld noch ergänzen? Danke

  3. Der Code für “Land” ist PR_COUNTRY. Hier gibt es eine ausführliche Liste mit den Adresscodes: http://www.outlook-user.de/blog/wp-content/2008/04/adressen-outlook-word.pdf

  4. I’ve found a good plugin for my outlook 2010 that enable the edit html source code option – search for “Source Editor For Outlook 2010″ and you will find it, there is a version for outlook 2007 as well (VBA macro)
    must have….

  5. Danke für die Beschreibung, nach der ich einige Zeit schon gesucht habe. Allerdings komme ich mit dem 4. Schritt nicht richtig klar. Was meinen Sie mit “Im Dialog in Word 2007 sorgen Sie zusätzlich dafür, dass „Katalog: Schnellbausteine“ ausgewählt ist.”? Welcher Dialog?

    Wie kann ich nachträglich bearbeiten, welche Felder übernommen werden?

    Starte ich die Funktion über den in die Schnellzugriffsleiste eingefügten Button “Adressbuch”?

  6. Hallo, das funktioniert klasse, nur fehlt noch der akademische Grad, z. B. Dr. Zwischen Prefix und Name.
    Dr. tragen wir im Outlook bei Namenszusatz ein.
    Danke im Voraus

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