Tipp: Office-Vorlagen aus Sharepoint öffnen – inklusive Menüband-Integration (mit Video)

“Wie bekomme ich meine Office-Vorlagen als Auswahl in eine Sharepoint-Bibliothek?” dürften sich viele Benutzer schon gefragt haben. Die Dokumentenbibliotheken in Sharepoint Server und Foundation sind nämlich  recht spartanisch (vor)konfiguriert: Wann immer eine Bibliothek neu angelegt wird, enthält sie im Menüband-(Ribbon-)Reiter “Neues Dokument” lediglich eine Word-Vorlage als Dateityp. Excel, OnNote oder Powerpoint? Fehlanzeige. Tatsächlich aber lassen sich hier beliebige Office-Symbole platzieren, die mit individuellen Vorlagen hinterlegt werden können.

Die folgende Anleitung teilt sich in zwei Abschnitte: Im Ersten wird das Anlegen der erforderlichen Inhaltstypen beschrieben, der Zweite zeigt das Einbinden in die Menüleiste als Symbol. Das Video ganz unten führt in komprimierter Form durch den Gesamtvorgang.

I. Erstellen eines Inhaltstyps für eine Office-Vorlage

(Voraussetzung: Der Ersteller muss Inhaber der Websitesammlung sein.)

1. Links oben über das Menü Websiteaktionen in die Websiteeinstellungen gehen, und dort im Abschnitt Galerien auf Websiteinhaltstypen. Darin ganz oben auf Erstellen klicken.

2. Auf der folgenden Seite Neuer Websiteinhaltstyp zuerst den Namen “Neue Excel-Arbeitsmappe” eingeben, als Beschreibung “Anlegen einer neuen Excel-Arbeitsmappe”. Anschließend in den Drop-Down-Feldern zuerst als übergeordneten Inhaltstyp “Dokumenteninhaltstypen” und darunter “Dokument” angeben. Unten mit OK bestätigen.

3. Auf der nächsten Seite zunächst unter “Einstellungen” die “Erweiterten Einstellungen” auswählen. Im nächsten Dialog unter “Dokumentenvorlage” auf “Neue Dokumentenvorlage hochladen” klicken. Hier kann nun eine beliebige Excel-Vorlage ausgewählt werden.

Achtung: Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechende Office-Clientanwendung installiert ist.

4. Mit OK bestätigen. Nun können nach demselben Muster weitere Inhaltstypen mit Vorlagen für Powerpoint, OneNote oder Word angelegt werden. Für den selben Dateityp lassen sich übrigens mehrere Vorlagen erstellen.

II. Anlegen des Office-Icons im Ribbon-Menü

Nachdem nun die Vorlagen angelegt wurden, müssen sie noch einer gewünschten Dokumentenbibliothek hinzugefügt werden. Nur so werden sie anschließend auch als Auswahl im “Neues Dokument”-Reiter des Ribbon-Menüs erscheinen.

1. Die gewünschte Bibliothek öffnen. Im Reiter “Bibliothekstools” das Ribbon-Menü “Bibliothek” öffnen, dann rechts auf “Einstellungen” und schließlich “Bibliothekeinstellungen” gehen.

2. Auf der folgenden Seite unter “Allgemeine Einstellungen” auf “Erweiterte Einstellungen” gehen. Dort rechts oben zunächst “Verwaltung von Inhaltstypen zulassen” und unten mit OK bestätigen.

3. Nun landet man wieder in den “Einstellungen für Dokumentenbibliothek”, die nun unterhalb von “Inhaltstypen” um den Punkt “Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen” erweitert wurde.

4. Darauf klicken, und man landet im Menü “Inhaltstypen auswählen”. Sind hier nun “alle Gruppen” gewählt, erscheinen darunter in der Liste die zuvor definierten Office-Inhaltstypen. Mit gedrückter <Strg>-Taste lassen sich mehrere Einträge wie Excel, Powerpoint und Word auswählen und über “hinzufügen” übertragen. Mit OK bestätigen. Auf der vorigen Seite erscheinen nun die neuen Inhaltstypen in der Liste.

5. Fertig. Nun einfach in die gewünschte Bibliothek gehen – dort finden sich im Ribbon-Reiter “Dokumente” nun unter “Neues Dokument” die neuen Vorlagen als Auswahloptionen.

III. (Optional) Angepasste Bibliothek als Vorlage speichern

1. Soll die nach obiger Anleitung angepasste Bibliothek zukünftig auch als Vorlage für weitere Bibliotheken verwendet werden, muss man über das Bibliothek-Ribbon in “Einstellungen” und “Bibliothekeinstellungen” wechseln.

2. Hier nun unter “Berechtigungen und Verwaltung” auf “Dokumentenbibliothek als Vorlage speichern”. Darin Dateiname und Beschreibung vergeben und “Inhalte einschließen” aktivieren und mit OK bestätigen.

Video: Office-Vorlagen im Schnelldurchlauf

//Alle Artikel von Wolfgang Miedl.