Office-Tipp: Große Dokumente in Word 2010 schneller bearbeiten (mit Video)

Navigations-Fenster in Word 2010Sie bearbeiten in Word häufig umfangreiche Dokumente? Word 2010 bietet dazu etliche neue Funktionen, um in Texten schneller zu navigieren und komfortabler zu suchen. So können Sie bestimmte Positionen im Text mit einem Mausklick ansteuern und gesuchten Text schneller finden.

Dokumente einfacher strukturieren mit Formatvorlagen

Bevor Sie die neue Navigation nutzen können, müssen Sie Ihr Dokument – sofern noch nicht geschehen – mit Formatvorlagen wie „Überschrift 1“ und „Überschrift 2“ wie folgt strukturieren.

  1. Öffnen Sie Ihr Dokument in Word 2010, gehen Sie auf die Registerkarte „Start“ und klicken Sie auf die kleine Schaltfläche unter „Formatvorlagen ändern“. Sie blenden damit das Fenster „Formatvorlagen ein“. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Alt + Strg + Umschalt + S verwenden.
  2. Setzen Sie den Cursor in eine Überschrift, und klicken Sie im Fenster „Formatvorlagen“ auf „Überschrift 1“. Unterüberschriften weisen Sie dann die Formatvorlage „Überschrift 2“ zu, für Unterunterüberschriften verwenden Sie „Überschrift 3“.
  3. Wenn Ihnen die Formatierung der Überschriften nicht zusagt, klicken Sie im Fenster „Formatvorlagen“ mit der rechten Maustaste beispielsweise auf „Überschrift 1“ und im Menü auf „Ändern“. Im Fenster „Formatvorlage ändern“ können Sie dann Schriftart und Schriftgröße anpassen.

Springen im Dokument und Kapitel verschieben per “Navigationsbereich”

 

Word 2010: Suchen und Navigieren in großen Dokumenten

Nach diesen Vorbereitungen gehen Sie auf die Registerkarte „Ansicht“ und aktivieren in der Gruppe „Anzeigen“ die Option „Navigationsbereich“ Das Programm blendet dann das Fenster „Navigation“ ein. Klicken Sie hier auf die erste der drei Registerkarten. Per Mausklick auf die Überschriften springen Sie dann schnell an die gewünschte Position. Außerdem können Sie Kapitel mit der Maus an eine andere Position ziehen und damit die Reihenfolge ändern. Untergeordnete Abschnitte werden dabei automatisch mitverschoben.

Dokumentvorschau im Navigationsbereich verwenden

Nach einem Klick auf die zweite Registerkarte im Fenster „Navigation“, zeigt Ihnen Word Miniaturansichten der Seiten in Ihrem Dokument an. Diese Ansicht lässt sich für einen schnellen Überblick nutzen. Tabellen, Bilder, Diagramme oder andere markante Elemente sind in den Miniaturbildern gut zu erkennen, ein Mausklick darauf bewegt den Cursor an den Anfang der jeweiligen Seite. Außerdem erhalten Sie hier einen praktischen Überblick über das Seiten-Layout. Sie können sehen, ob Überschriften zu nah am unteren Seitenrand stehen oder wie Grafiken auf der Seite wirken.

Alles suchen, alles finden

Suche über den Navigationsbereich in Word 2010Geben Sie im Fenster „Navigation“ einen Suchbegriff in das Suchfeld ein. Word beginnt schon beim Eintippen mit der Suche und springt im Dokument zum ersten Suchergebnis.

  • Wenn die erste Registerkarte aktiv ist, werden die Kapitel farblich hervorgehoben, in denen der Suchbegriff das gesuchte Objekt auftaucht.
  • Nach einem Klick auf die zweite Registerkarte, sehen Sie nur die Miniaturansichten der Seiten, auf denen Word das Suchwort gefunden hat.
  • Die dritte Registerkarte zeigt Ihnen einige Zeilen in der Umgebung des Suchbegriffs an.

Tipp: So suchen Sie nach bestimmten Objekten

Statt einen Suchbegriff einzugeben, können Sie auch auf die Lupe am rechten Rand des Eingabefeldes anklicken. Im Menü gehen Sie beispielsweise auf „Grafiken“. Word trägt dann „Suchen: Grafiken“ in das Suchfeld ein und das Suchergebnis enthält alle Seiten, in denen das gewählte Objekt vorkommt.

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