Tipp: Outlook-Mails in Sharepoint per Drag&Drop archivieren – ganz ohne Zusatztools

Sharepoint_mit_OutlookFür die Verbindung von Outlook und Sharepoint gibt es vielfältige Zusatzwerkzeuge – beispielsweise, um Mails und Anhänge per Drag-and-Drop aus Outlook in eine Sharepoint-Ablage zu befördern. Eine solche Funktion ist sowohl zum Archivieren bestimmter Mails nützlich, aber auch zum Bereitstellen von ausgewählten Nachrichten für bestimmte Benutzergruppen. Und es bedarf dazu nicht einmal eines Drittanbieter-Tools – die Funktion lässt sich nämlich auch mit Sharepoint/Outlook-Bordmitteln umsetzen.

Zum Einsatz kommt dabei die Dokumentenbibliothek-Variante “Diskussionsrunde” (Discussion Board) aus Sharepoint-“Diskussionen”.

Sharepoint Diskussionsrunde erstellen1. Zunächst muss auf der Sharepoint-Site eine Diskussionsrunde angelegt werden – über Diskussionen, Erstellen, Diskussionsrunde.

2. Nun sollten man sich in der Listenansicht in Sharepoint (also im Ribbon bei Listentools, Liste) befinden. Falls nicht, in der Linken Spalte auf Diskussionen gehen, dann die gerade angelegte Diskussion und schließlich oben das “Liste”-Ribbon-Register anklicken.

Sharepoint mit Outlook verbinden3. Oben im Menüband findet sich nun das Symbol “Verbindung mit Outlook herstellen”. Darauf klicken und die folgenden Dialoge bestätigen. Unter anderem wird hier der Name für den neuen Outlook-Ordner vergeben.

Sharepoint-Ordner in Outlook4. In Outlook erscheint nun in der linken Navigationsspalte unter “Sharepoint-Listen” der neue Ordner. Nun können E-Mails ganz einfach mit der Maus in diesen Ordner gezogen werden, sie erscheinen dabei auch umgehend in Sharepoint. Wichtig: Die E-Mails werden bei diesem Vorgang verschoben und konvertiert. Falls daher Mails von der Sharpoint-Liste wieder zurück in den Posteingang befördert werden, stehen sie dort nicht mehr im .msg-Format zur Verfügung.

5. Um Mails auch im Ursprungsformat im Posteingang zu erhalten, einfach beim Klicken&Ziehen die Strg-Taste gedrückt halten.

[UPDATE]: Hans Brender zeigt in einem Blogbeitrag, dass es über die hier beschriebenen Möglichkeiten hinaus noch komfortablere Optionen gibt, um Outlook-Mails mit Sharepoint zu synchronisieren – mit Sharepoint Workspace.

Eingehende Suchbegriffe:

2 Kommentare zu Tipp: Outlook-Mails in Sharepoint per Drag&Drop archivieren – ganz ohne Zusatztools

  1. Hallo Herr Miedl,
    folgender Hinweis wäre vielleicht hilfreich, dass der Outlook Button erst Click-bar ist, wenn sich Einträge in der Diskussionsrunde befinden. Ist sonst vielleicht für manche verwirrend.
    Viele Grüße
    AH

  2. Dominik Wittassek // 12. November 2013 um 14:01 // Antworten

    Hallo!

    Genau dies habe ich bereits versucht. Outlook teilt mir aber mit, dass es sich um einen schreibgeschützten Ordner handelt, obwohl ich Besitzer der Sharepoint Seite bin.
    Die Diskussionsrunde hat die Berechtigungen geerbt.

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.

*



*