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Die Frage ist ein Dauerbrenner beim Thema Sharepoint-Migration: Wann sollten Dokumente und Dateien von File-Servern/Netzwerklaufwerken auf Sharepoint umgezogen werden? Laut Microsofts Marketingtheorie übernimmt Sharepoint (Foundation) im Unternehmen ja die Rolle eines intelligenteren File-Servers, der die alten Datengräber ablösen soll. Doch in der Praxis tauchen auf dem Weg dorthin diverse Stolperfallen auf:
Zum einen macht es wenig Sinn, große Multimediadateien auf Sharepoint zu verschieben, da die zugrundeliegende Speichertechnik (SQL-Server) relativ ungeeignet für solche Inhalte und damit schnell überlastet ist. Aber auch wenn es nur um Office-Dokumente geht, tauchen beim Verschieben von größeren Dokumentenbeständen von einem Ordner in eine Sharepoint-Bibliothek meist Probleme auf. Denn viele Dateinamen, die im NTFS-Dateisystem gültig sind, lehnt Sharepoint ab. Die Folge wäre ein zeitaufwändiges Umbenennen der Dateien – sofern man sich diese Arbeit antun möchte. Immerhin gibt es Migrations-Tools, die sich dieser Grundprobleme annehmen. Damit lassen sich zum Beispiel große Binärdateien abzweigen, sie fließen in File-Shares außerhalb der Sharepoint-Datenbank, von dort verweist einem Link auf sie. Und auch die Batch-Umbenennung nach Sharepoint-Konventionen beherrschen einige Werkzeuge.
Bei der Migration nach Relevanz sortieren
Ein weiterer Punkt bei Sharepoint-Umzügen ist die Relevanz der Inhalte. Da Sharepoint von den Gesamtkosten her als Dokumentenspeicher deutlich teurer ist als ein “dummer” File-Server, empfiehlt sich eine selektive Migration. Nicht umsonst wird immer wieder empfohlen, eine Sharepoint-Migration als Content-Konsolidierung zu nutzen. Wie soll nun die Entscheidungsfindung ablaufen, um den richtigen Content und die geeigneten Mengen für eine Sharepoint-Dokumentenmigration zu identifizieren? Christian Buckley von Axceler hat in einem aktuellen Blogbeitrag eine Matrix anhand dreier Überlegungen entwickelt:
- Welches Datenvolumen hat der zu bewegende Content?
- Wie hoch ist der Interaktionsgrad mit diesen Inhalten?
- Was kostet die Beibehaltung des Status Quo?
Er fasst dazu noch einmal zusammen:
- Eine kleine Content-Menge solle immer migriert werden, um die Umgebung zu vereinfachen und um eine zu verwaltende Instanz zu verringern. Entferne die “Low-Hanging-Fruits” wo immer es möglich ist und reduziere potenzielle Risikofaktoren im Zusammenhang mit diesen Inhalten.
- Wann immer die Kosten zum Betreiben dieser File-Shares die Kosten ihres Umzugs (Hardware, Support) übersteigen – ziehe sie um.
- Auch wenn es am Markt gute Lösungen für ausgelagerten Speicher gibt: Wenn Du viel Interaktion mit den Inhalten hast, migriere Deine File-Shares auf Sharepoint.
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