Excel-Sharepoint-Integration: Tabellen einfach in Sharepoint übertragen und publizieren

imageExcel wird sehr oft zum Sammeln von Daten verwendet, die anschließend einem größeren Benutzerkreis zur Verfügung gestellt werden sollen – seien es Adresslisten, Umsatzzahlen oder ähnliches. Sinnvoller als das Herumschicken per E-Mail wäre das Publizieren solcher Tabellen als Webseite. Dank der Integration von Excel und Sharepoint lassen sich solche Tabellen sehr einfach auf Sharepoint veröffentlichen.

1. Zunächst muss die gewünschte Tabelle in Excel zu einer “Tabelle” umgewandelt werden. Dazu den entsprechenden Datenbereich markieren und dann im Reiter “Start” im Abschnitt “Formatvorlagen” die Funktion “Als Tabelle formatieren” wählen. Hier lassen sich nahezu beliebige Layouts definieren.

image2. Nun erhält die Tabelle nicht nur eine neue Gestaltung, auch das Menüband passt kontextbezogen seine Funktionen an. Passend zur neuen Tabelle erscheint nun oben die Funktion “Exportieren”. Der Klick darauf bringt den gewünschten Befehl “Tabelle in Sharepoint-Liste exportieren”. Im folgenden Dialog muss nun die URL des Sharepoint-Servers sowie der Name der Tabelle eingetragen werden.

imageWichtig: Soll später eine dynamische Verbindung mit der Excel-Tabelle bestehen bleiben, so muss die Checkbox ”Schreibgeschützte Verbindung” aktiviert werden. Immer wenn in der Sharepoint-Tabelle neue Daten eingegeben oder alte geändert werden, lassen sich diese über “Aktualisieren” nach Excel übernehmen.

image3. Nun nur noch den folgenden Dialog mit “Fertigstellen” quittieren, schon folgt die Bestätigung für den erfolgreichen Publiziervorgang. Jetzt einfach auf den angezeigten Link klicken, und schon öffnet sich die exportierte Tabelle in Sharepoint.

image4. Nun lässt sich die Tabelle noch individuell anpassen. Dazu im Reiter Listentools auf Liste, Ansicht erstellen klicken. Im folgenden unter “Format für Ansicht wählen” auf “Standardansicht” klicken. Der folgende Dialog bietet viele Gestaltungsdetails. Zunächst muss ein Name angegeben werden, dann werden in unserem Beispiel unter “Spalten” die beiden linken Spalten deaktiviert. Mit OK bestätigen, fertig ist die Excel-Liste in Sharepoint.image

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