Sharepoint – falsch verstanden: “Ordnerhierarchien müssen bei der Dateimigration abgeschafft werden”

Scott Robinson befasst sich in seinem Techrepublic-Artikel mit der Beobachtung, wonach viele Sharepoint-Implementierungen Grundregeln der Plattform ignorierten. Als Beispiel nennt er das gängige Szenario einer Dateimigration von File-Servern auf Sharepoint, bei denen oft die kompletten, alten Ordnerhierarchien übernommen würden.

In vielen Sharepoint-Projekten steht die verbesserte Verwaltung von Office-Dokumenten im Vordergrund. Bei der Datenmigration beschränkten sich laut Robinson viele Projekte damit, die alten Ordnerstrukturen vom Fileserver eins zu eins auf Sharepoint zu übertragen. Hinterher würden den Benutzern die Dokumente auf altbekannte Weise über eine Explorer-Ansicht präsentiert. Das sei zwar auf den ersten Blick anwenderfreundlich, doch vom Prinzip her falsch, weil auf diese Weise das Potenzial einer intelligenten Dokumentenverwaltung mit Sharepoint ungenutzt bleibe.

Stattdessen schlägt er vor, alle Unterordner zu eliminieren. Die Dateien sollten in jeweils passende Sharepoint-Bibliotheken einsortiert werden, allerdings mit flacher Hierarchie: Es gibt nur eine oberste Bibliothekenebene, auf weitere Unterordner wird verzichtet.

Alle weiteren Sortier- und Kategorisierungsmerkmale werden über Metadaten in Spalten realisiert. Sobald Dokumente mit Zusatzdaten klassifiziert sind, lassen sie sich mit Hilfe individueller Bibliotheksansichten den Benutzern in den unterschiedlichsten Kontexten und Darstellungsformen präsentieren. Erst auf diese Weise kommen auch die Vorteile einer Sharepoint-basierenden Dateiverwaltung zum tragen.

//Alle Artikel von Wolfgang Miedl.