Social-Projekte mit Sharepoint in Unternehmen umsetzen: Digitaler Mindset und Kundenbeispiele

wordle-mydelicious-720406[1] Unternehmen beschäftigen sich zunehmend mit Enterprise Social Networks, und oft fällt dabei die Wahl inzwischen auf Sharepoint Server 2010. Folgender Artikel von mir erschien heute im CIO Magazin (Web-Version). Ich habe zu den Themen "digitaler Mindset", Sharepoint-Potenziale und Umsetzungsbeispiele in großen Unternehmen die drei Experten Willms Buhse (DoubleYuu), Axel Oppermann (Experton) und Thomas Krofta (Avanade) interviewt:

Die Nutzung sozialer Netzwerke wächst weiterhin rasant, wie sich allein an den Nutzerzahlen des Marktführers Facebook ablesen lässt: Im Oktober besuchten 72 Prozent der deutschen Internetnutzer die weltgrößte Community, Tendenz weiterhin steigend. Unternehmen stehen angesichts dieses Trends vor vielfältigen Herausforderungen im richtigen Umgang mit dem Phänomen Social Media. Während in der Web 2.0-Frühphase noch die Angst vor den Produktivitätskillern vorherrschte, setzte sich inzwischen die Einsicht durch, dass soziale Netze einen großen Nutzen für Unternehmen bringen können. Dieser reicht von neuen Marketingchancen über effizienteres Recruiting bis hin zur Prozessoptimierung mit Hilfe neuartiger Kommunikations-Tools.

Buhse: Unternehmensführung braucht “digitalen Mindset”

Willms Buhse, doubleyouuNoch herrscht aber vor allem in den Führungsetagen eine Zurückhaltung oder gar Fehleinschätzung des Themas vor, wie Willms Buhse, Inhaber der Enterprise-2.0-Beratung DoubleYuu, berichet: „Manche Geschäftsentscheider sehen in den neuen Services lediglich einen weiteren Kommunikationskanal neben Telefon und E-Mail, oder aber sie reduzieren Facebook und Co. zu reinen Vertriebs- und Führungswerkzeugen.“ Buhse warnt davor, die Auswirkungen sozialer Medien im Management zu unterschätzen, denn mit der allgegenwärtigen Digitalisierung kommen auch auf Unternehmensführungen grundlegende Umwälzungen zu.

Der bekannte Social-Media-Experte hält es für unausweichlich, dass die Unternehmensführung einen digitalen Mindset etabliert. An diesem Punkt sieht er eine große Chance für das IT-Management, diesen Wandel zu gestalten. „Das Social Business ist zwar alles andere als ein reines IT-Thema, doch die CIOs besitzen das notwendige Grundverständnis dafür, um diese Themen vorantreiben und letztlich auch ihre Position zu stärken“, erklärt der Hamburger.

Stolperfallen bei der Social-Media-Einführung

Anwendungswildwuchs

In vielen Unternehmen kommt eine gewachsene Vielfalt an Social-Tools zum Einsatz. Aus Sicht der IT ergibt es aber Sinn, auf eine zentrale Plattform wie Sharepoint zu konsolidieren.

Die Usabiltiy-Kluft

Enterprise-2.0-Anwendungen starten nicht auf der grünen Wiese. Nutzer trauern erfahrungsgemäß alten Lösungen nach, daher muss eine Social-Networking-Plattform eine deutlich bessere Bedienbarkeit aufweisen, um akzeptiert und intensiv genutzt zu werden.

Angst vor Offenheit

Soziale Anwendungen ermöglichen einen offenen Austausch, wie er in vielen Firmen nicht bekannt ist. Die Angst oder Unsicherheit vor negativen Reaktionen unter Kollegen oder Vorgesetzten kann die Nutzung stark hemmen. Hier sollte an der Kommunikationskultur gearbeitet werden und alternativ die Möglichkeit des anonymen Postens erwogen werden.

Fehlendes Community-Management

Nutzer müssen erst lernen, mit den neuen Kommunikationsformen produktiv umzugehen und sie sinnvoll in den Arbeitsalltag zu integrieren. Unternehmen sollten daher ein Community-Management einrichten.

(Quelle: Willms Buhse, DoubleYuu)

Experton: Universeller Social-Business-Ansatz

Axel Oppermann, Senior-Analyst bei der Experton GroupEnterprise 2.0 steht für ein vielschichtiges Phänomen, das neben Tools wie Wikis, Blogs und Communities auch deren interaktive Mechanismen umfasst. Aus diesem Umfeld sind unzählige Anwendungen entstanden, die in vielen Unternehmen einen regelrechten Social-Zoo bilden. In diesem Umfeld gewinnt inzwischen Microsofts Sharepoint Server als integrierte Plattform an Bedeutung, der seit der Version 2010 über zahlreiche Social-Networking-Funktionen verfügt. Ein Vorteil von Sharepoint ist, dass er in sehr vielen mittleren und großen Unternehmen ohnehin vorhanden ist. Dazu bietet er viel Flexibilität, um den verschiedensten Bedürfnissen der Fachabteilungen und Endanwender gerecht zu werden, sagt Axel Oppermann, Senioranalyst bei der Experton Group: „Bei Sharepoint erstreckt sich die Funktionalität vom rechtssicheren Dokumentenmanagement über die Projektorganisation bis zu interaktiven Kommunikationsanwendungen. In Verbindung mit der breiten Endgeräteunterstützung ermöglicht er so einen universellen Social-Business-Ansatz.“

Mit dem Server aus Redmond eröffnen sich aber auch neue Möglichkeiten in der externen Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern, sagt Oppermann. So können Unternehmen damit Kampagnen entwickeln, bei denen sie offene Communities aufbauen und betreuen. Funktionen wie Activity Streams bringen mehr Transparenz in die Arbeit von Marketing, Produktmanagement oder PR, indem die Mitarbeiter darin Aktivitäten dokumentieren und den Ideenaustausch praktizieren. Was die sozialen Kommunikations-Tools am Ende bringen, lässt sich schließlich mit den Business Intelligence-Funktionen von Sharepoint ermitteln.

Avanade realisiert soziales Wissensmanagement bei Großkunden

Wie konkrete Lösungsszenarien mit Sharepoint in großen Unternehmen aussehen, weiß Thomas Krofta zu berichten, der als Senior Director Collaboration Services beim Beratungsunternehmen Avanade arbeitet. Krofta schildert das Beispiel einer international aufgestellten italienischen Großbank, die ihre vorhandene Kollaborations-Plattform auf Sharepoint-Basis um soziale Funktionen erweiterte. Ziel des Projekts war es, nach einigen internationalen Übernahmen einen besseren Überblick zu erhalten, wo im Unternehmen welches Knowhow vorhanden ist, wo es personelle Redundanzen Thomas Krofta, Service Line Lead Portals & Collaboration Solutions Avanade Deutschland GmbHgibt und wie sich die Ressourcen besser nutzen lassen. Auf Basis der integrierten Social-Networking-Funktionen richtete Avanade Microblogs, Mitarbeiterprofile und Teamsites ein. Damit Social-Initiativen tatsächlich Wirkung zeigen, muss laut Krofta eine bestimmte Mindestteilnehmerzahl eingeplant werden: „Ab einen Schwellenwert von 200 bis 500 international verteilten Mitarbeitern erhalten Sie über diese Form des Wissensmanagement verwertbare neue Informationen, die Sie ohne diese Tools nicht erhalten hätten.“

In einem ähnlichen Projekt bei einer spanischen Bank fokussierten die Verantwortlichen die Usability, um die Hemmschwelle so niedrig wie möglich zu gestalten und auch ältere Mitarbeiter zu motivieren. Die bekannt spartanische Sharepoint-Oberfläche wurde daher ersetzt durch eine Client-Anwendung auf Silverlight-Basis, hinzu kam eine iPad-App. Auch in diesem Fall blieb im Backend alles beim Standard.

Drittanbieter-Tools wie Beezy und NewsGator gefragt

Sehr oft setzt Avanade auch auf Social-Erweiterungen von Drittanbietern wie Beezy oder NewsGator, wenn beispielsweise ein größerer Funktionsumfang gefragt ist. „Mit Zusatzkomponenten wie Badging lassen sich Wissens-Champions im Unternehmen mit sozialen Mechanismen finden und auszeichnen, und Berichtswerkzeuge helfen bei der Analyse der Social-Computing-Daten auch bei mehreren 10.000 Mitarbeitern“, erläutert Krofta.

Während derzeit noch viele Unternehmen mit der Migration auf Sharepoint 2010 beschäftigt sind, arbeitet Microsoft bereits an der nächsten Version. Ende Januar erhielt ein kleiner Testerkreis aus Kunden und Partnern bereits eine geheime Vorabversion des „Wave-15“-Programms, im Herbst erwarten Experten eine erste öffentliche Vorstellung. Experton-Mann Oppermann erwartet vom Nachfolger noch mehr Social-Networking-Funktionen und vor allem eine noch umfangreichere Unterstützung der vielen stationären wie mobilen Office-Clients.

Social-Media-Addons für Sharepoint

Microsoft bietet mit dem aktuellen Sharepoint Server 2010 bereits eine Reihe integrierter Social-Networking-Funktionen. Dazu zählen Komponenten wie Blogs, Wikis, persönliche Profile, Rating, Tagging, Status-Updates, Kommentare und Newsfeed. Teilweise sind diese Funktionen allerdings nur rudimentär implementiert, generell hapert es auch an der einfachen Bedienbarkeit. Diese Lücke füllen inzwischen etliche Drittanbieter, die Sharepoint entweder mit einzelnen Komponenten aufrüsten, oder aber komplette Enterprise-2.0-Suiten auf das Serverfundament aufsetzen. Zu den bekanntesten Vertretern dieser Gattung zählen:

Beezy:

Der spanische Hersteller bietet eine komplette Suite an Social-Networking-Addons für Sharepoint. Von Twitter und Facebook entliehene Kernfunktionen wurden geschickt kombiniert und in eine intuitiv bedienbare Fassade gepackt, so dass Anwender sich in einem trendigen Netzwerk wähnen. Das Tool-Set setzt weitgehend auf die Standard-Komponenten von Sharepoint wie Listen und Bibliotheken und hält so den Entwicklungs- und Upgrade-Aufwand in Grenzen.

NewsGator:

Ähnlich wie Beezy bietet Newsgator eine komplette Suite an Social-Addons für Sharepoint. Enthalten sind darin auch komplette Lösungen für Ideenmanagement, Expertise-Finder und Reporting. Newsgator setzt im Gegensatz zu Beezy die nicht überall implementierten Sharepoint MySites voraus.

Harmon.ie:

Unter dem Slogan „Social E-Mail“ geht Harmon.ie einen anderen Weg: Nicht der Sharepoint-Server wird um Social-Funktionen erweitert, sondern Outlook. Vom Client aus können Anwender einerseits mit Dokumenten auf Sharepoint arbeiten, und gleichzeitig darin soziale Funktionen des Servers wie Activity Stream oder Tagging nutzen.

Attini:

Attini erweitert Sharepoint um die fünf Social-Funktionen Microblogging, Blogs, Video, News und Images.

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