Große Sharepoint-Umfrage der AIIM: ECM-Lösungen führend, Anwendermehrheit ist gegen die Cloud/Office 365

Sharepoint wird überwiegend als ECM eingesetzt - aber wie erfolgreich löst er diese Aufgaben?Bereits seit September liegt die neue AIIM-Studie “SharePoint 2013 – Clouding the issues” vor. Mit 620 teilnehmenden Anwenderunternehmen liefert sie einen hervorragenden Überblick über die aktuellen Einsatzszenarien, die Verbreitung der einzelnen Sharepoint-Versionen, die Entwicklung von Sharepoint 2013 und die Bedeutung von Office 365. Bitter für Microsoft: Deren ambitionierte Cloud-Pläne werden im Sharepoint-Kundenumfeld mit großer Skepsis aufgenommen.

Ich picke zunächst einmal die wichtigsten Erkenntnisse der AIIM-Studie heraus:

  • 57 Prozent der befragten Organisationen setzen Sharepoint als ECM oder DMS ein, bei 31 Prozent ist es das zentrale oder einzige (10%) ECM/DMS. Nur 28 Prozent benutzen Sharepoint für Collaboration-Sites und/oder Intranet.
  • 33 Prozent haben Probleme mit ihrer Sharepoint-Implementierung und bei weiteren 28 Prozent stockt die Weiterentwicklung.
  • 40 Prozent schreiten voran, aber nur 6 Prozent beschreiben die Sharepoint-Umsetzung als “großen Erfolg”.
  • Die größten anhaltenden Probleme sind Benutzerakzeptanz, Erweiterung des geschäftlichen Einsatzgebiets und Governance.
  • 38 Prozent der Unternehmen unterstützen zwei oder mehr Live-Versionen, 21 Prozent der großen Unternehmen unterstützen drei oder mehr.
  • 45 Prozent planen, bis Mitte 2014 auf Sharepoint 2013 umzusteigen. Verbesserte Suche und Navigation werden als nützlichste neue Funktionen genannt. Ebenso die engere Integration mit Outlook, Exchange und Lync und die bessere Mobilgeräteunterstützung.
  • Trotz der Verbesserung der Standardfunktionen erachten 67 Prozent immer noch Drittanbieter-Add-Ins als wichtig. Führend sind hier System-Monitoring, BPM, Speichermanagement, Metadatenmanagement und Records-Management (Schriftgutverwaltung).
  • Zu den beliebtesten Hilfsprodukten gehören Migrations-Tools, Datenschnittstellen und Scannen und Capturing. An Bedeutung gewinnen Auto-Klassifizierung, Inhaltsanalyse und digitale Signaturen.
  • In 49 Prozent der Organisationen ist die IT-Abteilung der Treiber, nur in 34 Prozent treiben die Geschäftsbereiche Sharepoint voran.
  • Nur 18 Prozent arbeiten mit dem standardmäßigen Sharepoint, 30 Prozent verwenden individualisierte Versionen. Die meisten (53 Prozent) benutzen eine Standard-Version mit geringen Anpassungen und Drittanbieter-Erweiterungen.

Neben dieser groben Übersicht lohnt sich auf jeden Fall auch der genaue Blick in das 33-Seiten-Dokument, da es noch einige weitere überraschende und interessante Detailerkenntnisse rund um Sharepoint zutage fördert.

 

Sharepoint-Anwender verweigern sich der Microsoft-Cloud

Die Kunden wollen nicht so, wie Microsoft es will: Nur 33 Prozent möchten Cloud-Lösungen mit SharepointDie aus meiner Sicht zur Zeit spannendste Frage ist die nach der Cloud-Akzeptanz im Sharepoint-Kundenumfeld. Und das Ergebnis der Umfrage ist in diesem Punkt schlicht ernüchternd für Microsoft, wenn man sich vor Augen hält, dass die Redmonder zur Zeit alles auf Cloud-Karte setzen und Office 365 auch in Unternehmen zum Standard machen wollen. Nur 33 Prozent haben positive Cloud-Pläne, davon planen aber 29 Prozent hybride Mischlösungen aus Cloud und On-premises. Ganze 43 Prozent der Befragten haben keinerlei Absichten, ihre Inhalte in der Cloud zu speichern oder sind bei dem Thema unentschlossen, und 24 Prozent wollen definitiv alle Daten im Unternehmen behalten. Wichtig ist hier aus deutscher Sicht auch noch die Anmerkung, dass die AIIM-Studie sehr Amerika-lastig ist und nur 9 Prozent der Teilnehmer aus Kontinentaleuropa stammen. Es ist davon auszugehen, dass das Ergebnis für das als sehr Cloud-kritisch bekannte Deutschland aus Microsoft-Sicht noch deutlich schlimmer ausfällt.

Bei den Gründen gegen den Cloud-Einsatz steht Sicherheit ganz oben

    Was sind eigentlich genau die Bedenken der Anwender gegenüber der Cloud, und was ist in hybriden Einsatzszenarien zu beachten? Wie nicht anders zu erwarten steht hier ganz oben die Sicherheit, danach folgt die Frage, wie man managt, welcher Inhalte in die Cloud und welche nicht dorthin verlagert werden sollen. Auch die Frage der Integration eines Sharepoint Online mit einem Sharepoint Server wurde noch als sehr wichtig eingestuft.

Sharepoint 2010 führt vor 2007

Sharepoint 2010 führt sowohl in der aktuellen Verbreitung, als auch bei den laufenden Neuprojekten

    Ein wichtiges Thema ist auch immer wieder die Verbreitung der einzelnen Sharepoint-Versionen in den Unternehmen. Hier kommt die Umfrage zu dem wenig überraschenden Ergebnis, dass Sharepoint 2010 vor 2007 führt. Deutlich interessanter ist der Umstand, dass aktuell noch mehr Firmen 2010 ausrollen (20 Prozent) als die neue Version 2013 (17 Prozent). Zum Zeitpunkt der Befragung im Juli hatten 27 Prozent den neuen Sharepoint bereits in gewissem Umfang im Einsatz.

Das schätzen die Anwender an Sharepoint 2013

Was mögen die Kunden an Sharepoint 2013?

                      Suche und Metadaten-basierende Navigation sind die Top-Funktionen des neuen Sharepoint aus Kundensicht. Danach folgt die engere Integration in die Office-Plattform und die bessere Unterstützung von Mobilgeräten. Interessant ist zum Schluss auch noch ein Blick auf die treibenden Kräfte in den Unternehmen, die Sharepoint voranbringen. Führend ist hier mit 34 Prozent das IT-Management vor anderen IT-Rollen mit 15 Prozent.

Die IT ist der Haupttreiber bei Sharepoint-Projekten

Download

        Die aktuelle AIIM-Studie steht auf der Website der Organisation zum kostenlosen Download bereit:

“SharePoint 2013 – Clouding the issues”

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