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Sharepoint-Outlook-Integration: 5 Tipps zur besseren Mail-Ablage
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5 Tipps: E-Mails aus Outlook in Sharepoint speichern und archivieren

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1. E-Mails manuell auf Sharepoint speichern

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Vorgehen:

  • 2012-06-27 12_34_12-NotificationViewIn Outlook auf Datei / Speichern unter gehen
  • Als Format .msg wählen (in Outlook 2010 schon voreingestellt)
  • Die Mail lokal speichern und dann per Browser eine Sharepoint-Liste/-Bibliothek öffnen und hochladen

Vorteile:

  • Der Sharepoint-Upload-Dialog bietet Eingabemöglichkeit für Metadaten wie Inhaltstyp etc.
  • Dank .msg bleibt die Nachricht original erhalten, es ist kein Datenverlust bei späterem Öffnen in Outlook zu befürchten

Nachteile:

  • Zeitaufwändige Prozedur
  • In Sharepoint-Spalten werden keine E-Mail-Attribute angezeigt

2. Per E-Mail an eine Liste oder Bibliothek senden

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Vorteil:

  • Schnelle und einfache Methode

Nachteile:

  • Administrationsaufwand für initiales Setup
  • Benutzer müssen die genauen Adressen kennen und ständig darüber unterrichtet werden
  • Keine Mail-Attribute in Sharepoint-Spalten
  • Anhänge und Mails werden separat gespeichert
  • Benutzter können nicht die originale Mail erhalten
  • Mail ist im .eml-Format gespeichert und kann daher nicht mehr in Outlook geöffnet werden
  • Derzeit nicht von Office 365/Sharepoint Online unterstützt

3. Sharepoint-Bibliothek im Explorer öffnen

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Vorgehen:

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Vorteile:

  • Einfache Methode zum Verschieben auch mehrerer Mails
  • E-Mails werden originalgetreu im .msg-Format gespeichert

Nachteile:

  • Funktioniert nur mit Bibliotheken
  • Sehr rudimentäre Schnittstelle für Sharepoint, keine Möglichkeit der Eingabe von Spalten-Attributen
  • Mit dieser Methode können implementierte Mechanismen der Daten-Validierung und des Dokumentenmanagement umgangen werden

4. Sharepoint-Explorer-Verbindung über WebDav

2012-06-27 14_53_08-NotificationViewÄhnlich wie in Variante 3 wird hierbei eine Sharepoint-Bibliothek im Windows-Explorer geöffnet. In diesem Fall geschieht das allerdings über die Dokumentenbibliothek aus dem Browser heraus – und zwar über das Symbol “Mit Explorer öffnen”, das im Sharepoint-Ribbon im Reiter “Bibliothek” zu finden ist (habe ich hier schon mal beschrieben). Auch mit dieser Methode können Mails direkt per Drag&Drop in einen Windows-Ordner kopiert werden, allerdings läuft die Kommunikation zwischen Windows und Sharepoint hierbei über das WebDav-Protokoll.

Vorteile:

  • Vergleichbar mit Variante 3, allerdings ist WebDav ein höher entwickeltes Kommunikationsprotokoll
  • E-Mails werden originalgetreu im .msg-Format gespeichert

Nachteile:

  • WebDav unterstützt nur eine Untermenge der Sharepoint-Funktionen
  • Keine Spaltenattribute definierbar
  • Probleme in Kombination mit Load Balancer
  • Mit dieser Methode können implementierte Mechanismen der Daten-Validierung und des Dokumentenmanagement umgangen werden

5. Drag&Drop über Sharepoint-Diskussionsrunde

[Diese Variante habe ich bereits hier vorgestellt.] Die Diskussionsrunden in Sharepoint 2010 bieten die Möglichkeit, Outlook anzudocken, um so beispielsweise per Drag&Drop E-Mails in ein Forum zu befördern. Voraussetzung ist, dass eingehende Mails auf einer Farm zugelassen sind.

Vorgehen:

  • Einrichten einer DiskussionsrundeSharepoint-Diskussionsrunde-erstellen über “Diskussionen”, “Erstellen”
  • Sharepoint-mit-Outlook-verbindenÖffnen der neuen Diskussionsrunde in Sharepoint, darin über das Ribbon-Symbol “Verbindung mit Outlook” herstellen. In Outlook erscheint in der linken Spalte das entsprechende Element.
  • Sharepoint-Ordner-in-Outlook_3Ab sofort lassen sich Mails aus Outlook auf das neue Element ziehen

Vorteile:

  • Einfache Drag&Drop-Methode in Outlook
  • Keine Admin-Unterstützung erforderlich
  • Inhalt von Diskussionsrunden sind sowohl in Outlook wie auch in Sharepoint sichtbar

Nachteile:

  • E-Mails werden nicht im .msg-Format gespeichert
  • Keine Sharepoint-Spaltenattribute möglich
  • Integrität der Mail-Nachricht bleibt nicht erhalten

Fazit

Für die Outlook-Sharepoint-Integration stellt Microsoft gleich mehrere Verfahren zur Verfügung. Dabei ist jedoch zu beachten, dass jede der beschriebenen Methoden ihre Vor- und Nachteile hat. Falls mehr Funktionalität oder Bedienkomfort erforderlich ist, empfiehlt sich der Einsatz von Drittanbieter-Tools wie harmon.ie for Sharepoint.

Wolfgang Miedl
Seit Windows 1.0 mit Microsoft-Technologien befasst. Ab Web 1.0 in die IT-Medienbranche eingestiegen mit Stationen bei den Marktführern PC-Welt, Computerwoche und CIO-Magazin. Heute Analyst und Autor mit SharePoint360.de - und Enthusiast für Collaboration, Digital Workplace und Digital-Business-Plattformen. Mitautor der großen SharePoint Anwenderstudie 2016.
Wolfgang Miedl

1 Kommentar zu 5 Tipps: E-Mails aus Outlook in Sharepoint speichern und archivieren

  1. Thanks for the mention!

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    Keep up the good work.

    Twitter: @CameronDwyer
    Blog: camerondwyer.wordpress.com

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