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Grundlagen zum Einsatz von Workflows mit SharePoint 2016

Integration von Visio 2013 in den SharePoint DesignerWorkflows zählen zu den wichtigen Einsatzbereichen von SharePoint. Damit lassen sich mit einfachen Mitteln geschäftliche Abläufe rund um Dokumente automatisieren, wie zum Beispiel die Genehmigungen von Anträgen aller Art. Typische Elemente sind dabei Bedingungen, Schleifen, Aufgaben und benutzerdefinierte Interaktionen. Derartige strukturierte Workflowaktivitäten bilden auch die funktionalen Basiskomponenten von Geschäftsprozessen.


SharePoint 2013 und 2016 mit dem Workflow Manager

Die Situation mit SharePoint-Workflows ist dabei etwas verwirrend. Prinzipiell verfügt SharePoint 2016, wie der Vorgänger 2013, in der Standardinstallation über die Workflow-Funktionen von SharePoint 2010. Damit können weiterhin auch alte Workflows aus SharePoint 2007 und 2010 genutzt werden. Mit SharePoint 2013 hat Microsoft zusätzlich den separat erhältlichen ‘Workflow Manager’ als neue Workflow-Engine eingeführt. Dieser bleibt unverändert auch beim neuen SharePoint 2016 die Workflow-Option. Auf der kostenlosen SharePoint Foundation 2013 lässt sich der Workflow Manager übrigens nicht installieren.

Architektur Workflows mit SharePoint 2010Die Workflow-Umgebungen für SharePoint 2013 und 2016 basieren auf der Windows Workflow Foundation 4 aus dem .NET Framework 4.5, die ihrerseits auf den Messaging-Funktionen der Windows Communication Foundation (WCF) gründet. Zuvor kam die Windows Workflow Foundation 3 zum Einsatz.

Workflow-Neuerungen zusammengefasst

Aufgrund der Änderungen in SharePoint 2013 in Verbindung mit der Auslagerung in ein externes Modul wurden einige SharePoint-typische Workflow-Beschränkungen beseitigt. Zu den neu hinzugekommenen Funktionen zählen:

  • Architektur Workflows mit SharePoint 2013Visuelle Workflow-Entwicklung bei Verwendung eines Visio 2013-Add-Ins
  • Eine neue Aktion, die Code-freie Webservice-Aufrufe innerhalb eines Workflows ermöglicht
  • Neue Aktionen, um eine Aufgabe zu erstellen und einen Prozess zu starten
  • Neue Aktionen, die den Start eines Workflows auf SharePoint 2010-Basis aus einem Workflow auf der SharePoint 2013-Plattform ermöglichen
  • Neue Workflow-Bausteine wie Stage, Loop und App-Step

Vier Tools für SharePoint-Workflows

Um Workflows zu erstellen, bietet Microsoft vier verschiedene Tools an: Visual Studio, SharePoint Designer 2013 (ist unverändert auch für SharePoint 2016 erforderlich), Visio 2013 und Infopath 2013.

  • Der SharePoint Designer ist das umfangreichste Tool, um SharePoint-Anpassungen ohne Programmierkenntnisse vorzunehmen. Das Grundprinzip erinnert an ein Web-Design-Tool, und tatsächlich liegen dessen Wurzeln im früheren Microsoft-Web-Tool Frontpage, was an etlichen Bedienelementen noch zu erahnen ist.
  • Integration von Visio 2013 in den SharePoint DesignerVisio 2013 ist eine altbekannte Office-Anwendung für Grafiken und Diagramme. In Verbindung mit SharePoint-Workflows sind nun Erweiterung hinzugekommen, die die grafische Bearbeitung weiter vereinfachen. So können Workflows aus dem SharePoint Designer exportiert und in Visio mittels einfach handhabbarer Symbole editiert werden.
  • Infopath bietet die Möglichkeit, Formulare innerhalb eines Workflows anzupassen. Allerdings ist hierbei zu berücksichtigen, dass Microsoft die Weiterentwicklung der Formularsoftware eingestellt hat.
  • Visual Studio richtet sich an Entwickler und bietet die umfangreichsten Möglichkeiten, so beispielsweise die Interaktion von Workflows mit externen Programmen.

Infos: Workflows mit SharePoint

2 Kommentare zu Grundlagen zum Einsatz von Workflows mit SharePoint 2016

  1. Soweit ich verstanden habe, werden hier nur Änderungen zwischen SP 2010 und SP 2013 erklärt. Gibt es denn in Bezug auf Workflows keine Änderungen zwischen SP 2013 und SP 2016 wie es die Überschrift vermuten lässt?

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