Kann man Dienste aus Office 365 einzeln nutzen? Möglichkeiten und Grenzen bei Office-Apps, OneDrive und Lizenzen
Eine Frage, die mit der wachsenden Verbreitung von Office 365 in den Unternehmen immer öfter auftaucht, ist die einer selektiven Nutzung einzelner Funktionen und Dienste. Denn auch wenn Microsoft das gerne anders sehen würde: Big-Bang-Migrationen bestehender IT-Infrastrukturen in eine Cloud-Umgebung sind eher die Seltenheit, stattdessen zieht man oft den E-Mail-Server auf Exchange Online, oder stellt die Office-Clients um auf Office 365 Pro Plus. Michael Sampson hat anhand eines Beispielszenarios durchgespielt, wie sich ein Cherry-Picking von Office 365-Diensten praktisch umsetzten lässt, und wo Hindernisse lauern.
Zielszenario: Multi-Cloud und Office im Browser
Im Beispielszenario sieht die Ausgangssituation beim Kunden folgendermaßen aus:
- Der Kunde er strebt eine Cloud-only-Infrastruktur an;
- er bevorzugt Web-basierende Anwendungen ohne Client-Installationen;
- E-Mail und Kalendar kommen von Google;
- nutzt LDAP für Zugriff und Authentifizierung;
- er setzt ein nicht-Microsoft-DMS ein;
- Jive wird für Intranet und Collaboration verwendet.
1. Interner Office Online Server: Anspruchsvolle Systemvoraussetzungen
Für einen derartigen Kunden könnte das Browser-basierende Office von Microsoft interessant sein. Und zwar die auf Unternehmens-eigenen Servern installierbare Variante Microsoft Office Online Server (OOS) (zuvor: Office Web Apps Server 2013). Damit bietet sich die Möglichkeit, die Web-Office-Suite mit Word, PowerPoint, Excel OneNote außerhalb der Microsoft-Cloud als firmeninterne Browser-Apps bereitzustellen. Die Systemvoraussetzungen für OOS sind allerdings anspruchsvoll, es sollen SharePoint Server 2016, Exchange Server 2016 und Skype for Business Server 2015 sein. Allerding ist auch eine gewisse Abwärtskompatibilität gegeben zu SharePoint 2013, Lync Server 2013 und in manchen Szenarien zu Exchange 2013.
2. OOS-Lizenztücken erzwingen On-Premise-Installation
Zu beachten sind hierbei aber die Lizenzbedingungen. OOS muss On-Premises installiert sein, ein Setup in einer Cloud-Umgebung ist nicht erlaubt. Zudem muss jeder Anwender lizenziert sein für eine On-Premises Office-Suite – wahlweise per Software Assurance oder Office 365 Pro Plus-Abo.
3. OneDrive als Daten-Drehscheibe – exklusiv für CSSP-Partner
Office 365 beziehungsweise OneDrive sollen als gemeinsamer Speicher dienen, um alle Daten aus den angebundenen Drittanbieter-Anwendungen in die Microsoft-Cloud zu befördern. Von dort aus stehen sie den Office Web Apps zur Verfügung. Eine Hürde bildet hier die Schnittstelle zu externen Diensten, für die Microsoft das Cloud Storage Partner Program (CSPP) ins Leben gerufen hat. Nur CSSP-Partner können ihre Anwendungen und Dienste mit OneDrive verbinden, zu den prominentesten gehören Box und Dropbox. Die entscheidende Frage ist allerdings, ob genügend Anbieter diesen Weg der Microsoft-Integration einschlagen werden.
4. LDAP mit Active Directory synchronisieren
Des weiteren ist in einer skizzierten Mischumgebung mit Office 365 noch zu berücksichtigen, dass das LDAP-Verzeichnis des Kunden mit dem Active Directory synchronisiert wird. Um diese Funktionalität langfristig zu vereinfachen, wäre auch ein Wechsel zu Azure AD sowie ein Umstieg von Google auf Office 365 in Erwägung zu ziehen.
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