Praxisbericht: Beschleunigte Rechnungsprozesse im Film-Business mit SharePoint

SharePoint und der Bergdoktor - Eingangsrechnungsverarbeitung bei der ndFSharePoint beim Bergdoktor und der Prinzessin Lillifee: In der Film- und Fernsehproduktions-Branche gelten etwas andere Gesetzte als in anderen Branchen. Viele Teams, immer unterwegs an wechselnden Standorten, und massenhaft kleine Kreativ-Dienstleister. Auf dem SharePoint Forum Stuttgart hat die neue deutsche Filmgesellschaft anschaulich gezeigt, wie SharePoint in dieser Sparte helfen kann, die komplexe Rechnungseingangsverarbeitung zu optimieren. So landen Rechnungen rasch beim zustƤndigen Mitarbeiter, sind schnell freigegeben und bezahlt.

Viola Fischer-Weiss
ā€žDank SharePoint kƶnnen wir beispielsweise bei Bewirtungsrechnungen die Namen der eingeladenen Personen nachtragen und so Probleme mit dem Finanzamt vermeidenā€œ, erklƤrt Viola Fischer-Weiss, Leiterin Rechnungswesen bei der ndF.

Handgeschriebene Zettel, viele Drehorte und weite Wege

Rechnungseingangsverarbeitung klingt nach einem Standardprozess, doch in der Film- und Fernsehproduktionsbranche entpuppt sie sich als wahre Herausforderung. Ɩrtlich verstreute Teams, wechselnde ZustƤndigkeiten chaotische Formatvielfalt und handgeschriebene Zettel hielten die Buchhaltung auf Trab, berichtet Viola Fischer-Weiss, Leitung Finanz und Rechnungswesen der neue deutsche Filmgesellschaft mbH: ā€žUnser Unternehmen ist an fĆ¼nf Unternehmensstandorten aktiv, und wir produzieren bis zu zehn Serien beziehungsweise Filme parallel.ā€œ Mit Ć¼beraus populƤren Reihen wie ā€šAktenzeichen XYā€˜, ā€šUm Himmels Willenā€˜ in Deutschland, ā€šDer Bergdoktorā€˜ und ā€šBergretterā€˜ in Ɩsterreich und der in China produzierten ā€šPrinzessin Lillifeeā€˜ erwirtschaftet das Unternehmen einen Jahresumsatz von 60 Millionen Euro. Das Budget fĆ¼r ein Projekt liegt zwischen zwei und acht Millionen Euro. An den Drehorten decken jeweils mehrere Gewerke die unterschiedlichen Aufgaben der Filmproduktion ab. In den angemieteten BĆ¼ros arbeiten fast ausschlieƟlich freie Mitarbeiter, die nach Ende einer Produktion das Unternehmen wieder verlassen.

Projektsteckbrief

Problem
In der Filmbranche lauern vielfƤltige buchalterische Herausforderungen. Vor allem das Rechnungsmanagement bei verteilten Arbeitsorten und Firmenniederlassugen sowie den vielfƤltigen involvierten Dienstleistern und Auftragnehmern ist mit enormem Aufwand verbunden. Beim groƟen Anbieter ndF gehen sogar teilweise handschriftliche Rechnungen mit einstelligen BetrƤgen ein.

Lƶsung
Mit Hilfe der PSC Portals Systems hat die ndF eine SharePoint-basierende Rechnungseingangslƶsung umgesetzt, die viele bisher manuelle Arbeitsschritte automatisiert.

Nutzen
Die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Rechnung konnte von 30 auf 4 Tage reduziert werden, es herrscht mehr Transparenz in allen Stufen des Prozesses.

Herausforderung: 20.000 Rechnungen und lange Bearbeitungszeiten

Rund 20.000 Rechnungen bekommt die neue deutsche Filmgesellschaft pro Jahr. In der Vergangenheit wurden diese in Papierform zwischen den Produktionsstandorten hin- und hergeschickt. Die Durchlaufzeit fĆ¼r die Freigabe betrug bis zu vier Wochen, was natĆ¼rlich auch jede Menge Mahnungen nach sich zog. Daher machte sich das Unternehmen 2012 daran, den Rechnungsdurchlauf zu beschleunigen. Nach einem Jahr Produktsuche und mit unbefriedigenden Ergebnissen holte das Management schlieƟlich das Hamburger Systemhaus PSC Portal Systems Consulting ins Boot. Die Berater fĆ¼hrten zunƤchst eine Situationsanalyse durch und implementierten anschlieƟend die Lƶsung ā€špsc Invoiceā€˜ auf SharePoint-Basis.

Mit SharePoint den Prozess von 30 auf 4 Tage reduziert

Der Erfolg kann sich sehen lassen: Weil dank SharePoint das aufwƤndige Hin- und Herschicken der Rechnungen entfƤllt, hat sich die Durchlaufzeit von vier Wochen auf drei bis vier Tage verkĆ¼rzt. Vor dem Scannen einer Papierrechnung nehmen die Mitarbeiter eine kurze SichtprĆ¼fung vor, um offensichtliche Fehler auszuschlieƟen. AnschlieƟend versehen sie das Dokument mit einem Barcode und leiten es Ć¼ber SharePoint an den EmpfƤnger.
Auch elektronische Rechnungen kann die Filmgesellschaft nun annehmen. Hier lƤuft der Weg Ć¼ber eine vorgeschaltete Mailadresse. Dort werden zunƤchst die FehllƤufer aussortiert und dann die Rechnungen nach einer Schrifterkennung ins SharePoint-System eingespeist.

Verteile Standorte - viele Drehorte
Was sind die Besonderheiten im Film- und FernsehgeschƤft? Viele Rechnungsarten; viele Standorte, Projekte, Drehorte; stƤndiger Wechsel der ZustƤndigkeiten; Zusammenarbeit mit KĆ¼nstlern; zwei ERP Systeme im Einsatz ā€¦

Neben dem Tempo hat durch die Digitalisierung auch die Transparenz deutlich zugelegt: ā€žWir haben nun sƤmtliche Rechnungen eines Jahres im Blickā€œ, freut sich Fischer-Weiss. ā€žĆœber Schnittstellen kƶnnen wir direkt aus der Finanzbuchhaltung heraus die Belege ansehen.ā€œ

Vertraute Client-Optik erleichtert die Akzeptanz

Der Weg zu diesem Erfolg war mit jeder Menge Hindernissen gespickt: ā€žDie grĆ¶ĆŸte Herausforderung war fĆ¼r uns das Durchdenken und Optimieren der GeschƤftsprozesseā€œ, erinnert sich Fischer-Weiss. ā€žIm zweiten Schritt war es schwierig, all unsere Mitarbeiter davon zu Ć¼berzeugen, dass ihnen die elektronische Rechnungsfreigabe Vorteile bringt. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter aus der Requisite sich in seinen frĆ¼heren Rechnungen die Preise der Dienstleister ansehen.ā€œ Eine groƟe Erleichterung sei es hierbei gewesen, dass sich die BedienoberflƤchen von SharePoint stark an Outlook erinnern. ā€žDie Mitarbeiter haben die vertraut wirkende OberflƤche schnell akzeptiert und so das neue System zur Rechnungsfreigabe gut angenommen.ā€œ

KĆ¼nstlerfreiheit: Auch handgeschriebene Zettel sind jetzt Belege

ndf Sharepoint Notiz
Die neue Lƶsung bei der ndF auf der Basis von ā€špsc Invoiceā€˜ von PSC Portal Systems Consulting

Ein weiteres Problem bestand im Beleggut: Schauspieler, Regisseure sowie KostĆ¼m- und Maskenbildner verstehen sich allesamt als KĆ¼nstler und haben typischerweise wenig bis gar keine Ahnung, wie eine Rechnung oder ein Spesenbeleg korrekterweise auszusehen haben. Hinzu kommen Vermieter an den Drehorten, deren Rechnungen teilweise aus handgeschriebenen Zetteln bestehen. Auch hier bietet SharePoint Abhilfe, wie Fischer-Weiss berichtet: ā€žWir kƶnnen auf den Belegen fehlende Informationen erfassen und beispielsweise bei Bewirtungsrechnungen die Namen der eingeladenen Personen nachtragen. So vermeiden wir Probleme mit dem Finanzamt.ā€œ

Resultat: Mobile Rechnungsfreigabe und ein elektronisches Archiv

Mehr als zwei Jahre ist das System der Rechnungseingangsverarbeitung bei der neuen deutschen Filmgesellschaft mbH nun in Betrieb. Die Mitarbeiter und auch die Buchhaltung des Unternehmens sind damit sehr zufrieden und schmieden AusbauplƤne: aktuell informiert sich das Unternehmen Ć¼ber die Mƶglichkeit, dass Mitarbeiter kĆ¼nftig Rechnungen mobil auf Tablet-Rechnern Ć¼ber Apps abzeichnen. Eine weitere Ausbaustufe ist ein revisionssicheres elektronisches Archiv. SchlieƟlich denkt die Filmgesellschaft darĆ¼ber nach, den Prozess des Einscannens zu optimieren, der heute in den GeschƤftsstellen Ć¼ber MultifunktionsgerƤte und an den Drehorten Ć¼ber mobile Scanner lƤuft.