Sharepoint-Migration: Ordnerhierarchien abschaffen, Metadaten einführen

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sharepoint-2010-logo_miniKardinalfehler bei der Migration von File-Servern auf SharePoint: Es werden die kompletten, alten Ordnerhierarchien übernommen und damit die Grundregeln der Plattform ignoriert. Scott Robinson empfiehlt in seinem Techrepublic-Artikel einen Neuanfang mit Metadaten.


Keine Ordnerstrukturen übernehmen

In vielen Sharepoint-Projekten steht die verbesserte Verwaltung von Office-Dokumenten im Vordergrund. Bei der Datenmigration beschränkten sich laut Robinson viele Projekte damit, die alten Ordnerstrukturen vom Fileserver eins zu eins auf Sharepoint zu übertragen. Hinterher würden den Benutzern die Dokumente auf altbekannte Weise über eine Explorer-Ansicht präsentiert. Das sei zwar auf den ersten Blick anwenderfreundlich, doch vom Prinzip her falsch, weil auf diese Weise das Potenzial einer intelligenten Dokumentenverwaltung mit Sharepoint ungenutzt bleibe.

Stattdessen schlägt er vor, alle Unterordner zu eliminieren. Die Dateien sollten in jeweils passende Sharepoint-Bibliotheken einsortiert werden, allerdings mit flacher Hierarchie: Es gibt nur eine oberste Bibliothekenebene, auf weitere Unterordner wird verzichtet.

Sortieren und Kategorisieren nur mit Metadaten

Alle weiteren Sortier- und Kategorisierungsmerkmale werden über Metadaten in Spalten realisiert. Sobald Dokumente mit Zusatzdaten klassifiziert sind, lassen sie sich mit Hilfe individueller Bibliotheksansichten den Benutzern in den unterschiedlichsten Kontexten und Darstellungsformen präsentieren. Erst auf diese Weise kommen auch die Vorteile einer Sharepoint-basierenden Dateiverwaltung zum tragen.

Über Wolfgang Miedl 657 Artikel
Microsoft-Beobachter seit Windows 1.0. Über führende IT-Medien wie PC Welt und Computerwoche bei Business- und Technologiethemen gelandet. Seit 2003 freier IT-Journalist und Kommunikationsberater. Aus der jahrelangen intensiven Arbeit rund um Microsoft entwickelte sich der Fokus auf Sharepoint und Collaboration, der Ende 2010 in Sharepoint360.de mündete. Seitdem dreht sich hier mit diversen Autoren und Unterstütztern alles um Anwender-, Business- und Strategiethemen rund um Office 365, SharePoint und verwandte Portal- und Kollaborationsplattformen.

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