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Komplette Outlook-Adressen in Word einfügen – per Adressfeld-Trick

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Word-Optionen_2010-11-16_14-45-55Eigentlich eine Selbstverständlichkeit: Wer beim Briefschreiben in Word eine Adresse aus den Outlook-Kontakten benötigt, sollte diese mit wenigen Klicks einfügen können. Doch Microsoft sieht das anders, wie es scheint, und so suchten schon viele Anwender vergeblich nach einer entsprechenden Funktion in Word. Und selbst wer es bei dieser Suche so weit schafft, den entsprechenden, versteckten Textbaustein zu finden, wird beim Layout die nächste Ernüchterung erleben:

Statt einer kompletten Firmenanschrift kommt aus Outlook nur ein Teile der Adresse aus dem betreffenden Kontakt. Der Grund dafür: In der Standardeinstellung fehlen im Textbaustein einige Adressfelder Es gib jedoch eine Lösung, wie man einen Textbaustein erstellt, der mit wenigen Mausklicks eine komplette Firmenanschrift aus den Outlook-Kontakten nach Word exportiert:

1. Zunächst einmal empfiehlt es sich, ein Symbol für den Schnellzugriff in der Titelleiste zu platzieren (Word 2007 & 2010). Zu finden ist das Symbol unter “Optionen, Symbolleiste für den Schnellzugriff, Alle Befehle, Adressbuch…, hinzufügen”. Damit klappt nun zwar ein schneller Zugriff auf den Adressimport, aber dem fehlen die wichtigste Anschriftfelder.

2. Dazu muss der in Word hinterlegte Textbaustein erweitert werden. Hierzu ein neues Word-Dokument öffnen und folgende Adressfelder hineinkopieren:

{<PR_COMPANY_NAME>}
{<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX>} {<PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME>}
{<PR_STREET_ADDRESS>}
{<PR_POSTAL_CODE>} {<PR_LOCALITY>}

3. Jetzt diese Felder markieren und Alt-F3 drücken.

Dokument2 - Microsoft Word_2010-11-16_14-50-00

4. Im folgenden Dialog als Name noch “Adresslayout” eingeben, mit OK beenden und Word neu starten. Im Dialog in Word 2007 sorgen Sie zusätzlich dafür, dass „Katalog: Schnellbausteine“ ausgewählt ist.

5. Eine Liste mit allen Adresscodes ist in diesem PDF-Dokument zu finden. In Word müssen diese Codes immer in eckigen Klammern stehen.

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