Tipp: Wann sollten Dokumente vom File-Server auf Sharepoint migriert werden?

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sharepoint-2010-logo_miniDie Frage ist ein Dauerbrenner beim Thema Sharepoint-Migration: Wann sollten Dokumente und Dateien von File-Servern/Netzwerklaufwerken auf Sharepoint umgezogen werden? Laut Microsofts Marketingtheorie übernimmt Sharepoint (Foundation) im Unternehmen ja die Rolle eines intelligenteren File-Servers, der die alten Datengräber ablösen soll. Doch in der Praxis tauchen auf dem Weg dorthin diverse Stolperfallen auf:


Zum einen macht es wenig Sinn, große Multimediadateien auf Sharepoint zu verschieben, da die zugrundeliegende Speichertechnik (SQL-Server) relativ ungeeignet für solche Inhalte und damit schnell überlastet ist. Aber auch wenn es nur um Office-Dokumente geht, tauchen beim Verschieben von größeren Dokumentenbeständen von einem Ordner in eine Sharepoint-Bibliothek meist Probleme auf. Denn viele Dateinamen, die im NTFS-Dateisystem gültig sind, lehnt Sharepoint ab. Die Folge wäre ein zeitaufwändiges Umbenennen der Dateien – sofern man sich diese Arbeit antun möchte. Immerhin gibt es Migrations-Tools, die sich dieser Grundprobleme annehmen. Damit lassen sich zum Beispiel große Binärdateien abzweigen, sie fließen in File-Shares außerhalb der Sharepoint-Datenbank, von dort verweist einem Link auf sie. Und auch die Batch-Umbenennung nach Sharepoint-Konventionen beherrschen einige Werkzeuge.

Bei der Migration nach Relevanz sortieren

Ein weiterer Punkt bei Sharepoint-Umzügen ist die Relevanz der Inhalte. Da Sharepoint von den Gesamtkosten her als Dokumentenspeicher deutlich teurer ist als ein “dummer” File-Server, empfiehlt sich eine selektive Migration. Nicht umsonst wird immer wieder empfohlen, eine Sharepoint-Migration als Content-Konsolidierung zu nutzen. Wie soll nun die Entscheidungsfindung ablaufen, um den richtigen Content und die geeigneten Mengen für eine Sharepoint-Dokumentenmigration zu identifizieren? Christian Buckley von Axceler hat in einem aktuellen Blogbeitrag eine Matrix anhand dreier Überlegungen entwickelt:

  • Welches Datenvolumen hat der zu bewegende Content?
  • Wie hoch ist der Interaktionsgrad mit diesen Inhalten?
  • Was kostet die Beibehaltung des Status Quo?

Wann sollten Dokumente vom File-Server auf SharePoint migriert werden

Er fasst dazu noch einmal zusammen:

    1. Eine kleine Content-Menge solle immer migriert werden, um die Umgebung zu vereinfachen und um eine zu verwaltende Instanz zu verringern. Entferne die “Low-Hanging-Fruits” wo immer es möglich ist und reduziere potenzielle Risikofaktoren im Zusammenhang mit diesen Inhalten.
    2. Wann immer die Kosten zum Betreiben dieser File-Shares die Kosten ihres Umzugs (Hardware, Support) übersteigen – ziehe sie um.
    3. Auch wenn es am Markt gute Lösungen für ausgelagerten Speicher gibt: Wenn Du viel Interaktion mit den Inhalten hast, migriere Deine File-Shares auf Sharepoint.

Über Wolfgang Miedl 660 Artikel
Microsoft-Beobachter seit Windows 1.0. Über führende IT-Medien wie PC Welt und Computerwoche bei Business- und Technologiethemen gelandet. Seit 2003 freier IT-Journalist und Kommunikationsberater. Aus der jahrelangen intensiven Arbeit rund um Microsoft entwickelte sich der Fokus auf Sharepoint und Collaboration, der Ende 2010 in Sharepoint360.de mündete. Seitdem dreht sich hier mit diversen Autoren und Unterstütztern alles um Anwender-, Business- und Strategiethemen rund um Office 365, SharePoint und verwandte Portal- und Kollaborationsplattformen.

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