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Whitepaper: Öffentliche Exchange-Ordner auf Office 365 migrieren

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ExchangeOnlineÖffentliche Ordner (Public Folders) zählen bei Benutzern zu den beliebtesten Exchange-Funktionen. Schließlich bieten diese eine einfache Möglichkeit, um innerhalb von Outlook Inhalte jeglicher Art – von Dokumenten bis zu Kalendern – in Benutzergruppen im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Ursprünglich kündigte Microsoft an, Öffentliche Ordner mit Exchange 2010 abzuschaffen, doch rückte man aufgrund deren Popularität wieder davon ab. Mit Office 365 fand dieser Plan im kleinen nun doch noch eine Umsetzung, denn in Exchange 2010 Online fehlt diese Feature. Vor einigen Wochen veröffentlichte Microsoft nun ein Whitepaper, das Lösungsmöglichkeiten bei einem Umzug auf die Online-Suite erläutert.

Vermutlich sähe es Microsoft lieber, wenn Sharepoint überall dort zum Einsatz käme, wo bis heute Öffentliche Ordner verwendet werden. Doch das birgt einige Hürden, weil sich diese in vielen Umgebungen gewachsenen, unstrukturierten Ordner-Infrastukturen nicht eins-zu-eins auf Sharepoint umziehen lassen. Es gibt kein Patentrezept, um alle öffentlichen Ordner in einem Unternehmen ohne Einschränkungen zu migrieren. Für viele Office-365-Kunden besteht damit aber nun Handlungsbedarf. Für diese Klientel dröselt Microsoft in seinem Whitepaper “Migrate from Exchange Public Folders” (nur auf englisch) alle wichtigen Szenarien auf und schlägt geeignete Vorgehensweisen vor. Aus dem Inhaltsverzeichnis ist ersichtlich, worauf im Einzelnen alles zu achten ist:

  • Basic Sharing of Calendar, Contacts, and Tasks
  • Archiving Email Messages or Discussion Lists
  • Document Sharing
  • Manual Workflow
  • Automated Workflow and Customer Applications
  • Free/Busy Lookups, OAB Distribution, and Outlook Security Settings
  • Email Delegates, Send As, and Shared Mailbox
  • Public Folder Content Migration
  • Migration from Public Folders to SharePoint Online
  • Migration from Public Folders to Shared Mailbox

Insbesondere die nahtlose Outlook-Integration dürften viele Anwender auf den ersten Blick vermissen, weil Sharepoint hier teilweise nur rudimentäre Funktionen bietet. Und so empfiehlt das Whitepaper bei Aufgaben wie E-Mail- oder Dokumentenablage beispielsweise auch die Einbindung externer Applikationen wie Sharepoint Workspace, Colligo oder Harmon.ie.

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.
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