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1,6 Millionen Office 365-User betroffen: Abschaltung aller SharePoint Online-Websites – was jetzt zu tun ist

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Bald Geschichte - die öffentliche Website von Office 365Die Nachricht ist nicht ganz neu, aber der Zeitpunkt rückt näher: Am 1. September 2017 löscht Microsoft alle öffentlichen Websites (Homepages) in Office 365.  Die typische Dummy-Site dafür ist links zu sehen. Damit ist das einst gehypte Thema „Web-Content-Management mit SharePoint“ zumindest in der Cloud-Umgebung beerdigt. Ausgehend vom unausweichlichen Endtermin sind dabei einige Fragen zu klären: Wen betrifft die Abschaltung überhaupt? Was müssen betroffene Anwender tun? Gibt es Auswirkungen auf SharePoint Server? Und welche Alternativlösungen gibt es für Office 365-User für externe Websites?

1. Laut Google 1,62 Millionen SharePoint-Online-Websites betroffen

Die Antwort auf Frage eins, wer davon betroffen ist, fällt etwas ambivalent aus. Einerseits hat sich SharePoint Online/Office 365 im Bereich WCM keinen großen Namen gemacht, so dass sich die Zahl unternehmenskritischer Websites auf auf SharePoint Online in Grenzen halten dürfte. In diese Richtung lief auch die Microsoft-Argumentation in der Meldung vor zwei Jahren.

Auf der anderen Seite ist Zahl der tatsächlich existierenden öffentlichen Websites enorm. Bis zum Einrichtungsstopp 2015 hat Microsoft nämlich bei jedem neuen Office 365-Konto automatisch eine vorkonfigurierte und auch aktivierte öffentliche Website mitgeliefert. Hier schlummern also bei den meisten Anwendern bis heute unzählige ungenutzte Dummy-Sites. Wie groß deren Zahl ist, lässt sich mit einer einfachen Google-Suche ermitteln: site:*.sharepoint.com.

Sites mit sharepoint.com in der Google-SucheDas überraschende Ergebnis: Laut Google sind aktuell 1,62 Millionen Websites online, die unter der Domain-Konvention *eigenerO365Name*.sharepoint.com laufen. Nicht mitgerechnet sind bei dieser Suchmethode jene Sites, die über einen eigenständigen Domainnamen konnektiert sind. Allen zusammen wird also im September der Saft abgedreht.

In den gezeigten Suchergebnissen findet man auch mit wenigen Klicks heraus, dass durchaus viele Organisationen und Personen reichlich Arbeit in den Aufbau ihrer Office 365-Websites gesteckt haben. Ob sie alle rechtzeitig von der Abschaltung erfahren haben, darüber kann man nur spekulieren.

2. Die Abschaltung verschieben bis März 2018

Was können und müssen nun die Betroffenen tun, um auf die Fristen zu reagieren und keine Daten zu verlieren? Zum einen besteht seit Februar die Möglichkeit, das Entfernen der öffentlichen SharePoint-Online-Website aufzuschieben und sie bis März 2018 am Leben zu erhalten. Das geht über folgende Schritte im SharePoint-Admin-Center in Office 365:

  1. Auf der Office 365-Hauptseite auf die Kachel Administrator klicken.
  2. Im Admin-Center in der linken Leiste unten das Admin-Center aufklappen und auf SharePoint klicken.
  3. Hier links auf Einstellungen, und dann am Punkt „Löschen öffentlicher SharePoint Online-Websites verschieben“ rechts auf „Ich möchte meine öffentliche Website bis zum 31. März 2018 behalten“ klicken.

Löschen öffentlicher SharePoint Online-Websites verschiebenAuf folgende möglicherweise erforderlichen Maßnahmen weist Microsoft noch hin:

  • Kunden mit einem Small Business-Abonnement, die möglicherweise keinen Zugriff auf das SharePoint Admin Center haben, sollten sich an den Microsoft-Support wenden.
  • Wenn Microsoft am 1. September 2017 die Sammlung öffentlicher Websites in SharePoint Online löscht, können Kunden nicht mehr auf die Inhalte, Bilder, Seiten oder anderen Dateien auf ihren öffentlichen Websites zugreifen. Die Kunden sollten vor dem 1. September 2017 eine Sicherungskopie aller Inhalte, Bilder, Seiten und Dateien auf ihren öffentlichen Websites erstellen, um diese nicht dauerhaft zu verlieren.
  • Eine alternative Zugriffsmöglichkeit besteht jedoch über den Papierkorb, nach folgender Anleitung.
  • Am 31. März 2018 löscht Microsoft alle öffentlichen Websites, für die eine Aufschiebung festgelegt wurde.

3. Was bedeutet die WCM-Abschaltung für SharePoint 2016?

TTS-Tooltechnic-Systems-aus-Wendlingen---Weltweiter-Webauftritt-mit-SharepointStellt sich die Frage, ob die Beschneidung von SharePoint Online um öffentliche Websites auch Auswirkungen auf SharePoint 2016 und folgende Versionen hat. Seit MOSS 2007 hat Microsoft ja SharePoint als Plattform für Web-Content-Management positioniert, 2010 sogar mit verstärktem Aufwand. Über einige Vorzeigebeispiele bei Evonik, TTS Tooltechnik und Gasag haben wir damals berichtet (siehe Screenshot).

SharePoint 2013 hat noch einige WCM-Verbesserungen erhalten, zum Beispiel im Bereich SEO, friendly URLs, Videos, Managed Navigation und HTML 5, und auch bei 2016 wurden noch einige Details optimiert. Grundsätzlich eignet sich der On-Premise-Server wie gehabt für Website-Projekte, dennoch raten zum Beispiel die Analysten von der Real Story Group mangels Perspektive inzwischen davon ab.

4. Welche Webserver-Alternativen gibt es für Office 365-Benutzer?

Öffentliche Website im Admin-CenterIm Admin-Center existiert in der linken Navigationsspalte der Punkt „Öffentliche Website“, der inzwischen auf eine Auswahlseite führt. Das etwas kuriose Ergebnis in unserem Fall: Weiterhin wird momentan die Option „SharePoint Website“ angeboten, mitsamt der dahinterliegenden Konfigurationsbereiche. Ansonsten hat Microsoft hier zwei in Deutschland wenig bekannte Partner eingebunden, nämlich GoDaddy und Wix, die vom kostenlosen Website-Generator bis zu umfangreichen WordPress-Sites eine Reihe von Optionen anbieten.

2017-05-03 16_07_32-Microsoft EdgeIn jedem Fall bedeutet der Wechsel auf ein anderes WCM eine Migration von Designs und Inhalten. Je nach Größe der bestehenden Site kann so ein Umstieg einen enormen Aufwand nach sich ziehen. Ist dieser Schritt unausweichlich, sollte auch gleich in Erwägung gezogen werden, zum Marktführer WordPress zu wechseln. Idealerweise sucht man sich dafür einen hierzulande ansässigen Hoster mit WordPress-Knowhow, oder man wählt administrationsarme WordPress-Baukästen, wie sie einige große Hoster wie 1&1 oder Strato im Programm haben.

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.
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