3 Optionen, um externe Gäste in Teams-Besprechungseinladungen auszublenden
Einladungen für Teams-Besprechungen können auch an externe Gäste mit beliebigen E-Mail-Adressen geschickt werden. Aus DSGVO-Gründen könnte dabei das Ausblenden der Gäste-Adressen erwünscht sein. Da BCC/Blindkopie für Teams-Meetings nicht geht, und der Outlook-Client nichts ausblenden kann, bieten sich folgende drei Lösungsmöglichkeiten an, um Adressen zu verbergen:
1. Mit dem Outlook-Web-Client alle Teilnehmer ausblenden
Der Outlook-Web-Client bietet im Unterschied zum Desktop-Client die Funktion Teilnehmerliste ausblenden an. Damit können Sie die komplette Einladungsliste anonymisieren. Sie gelangen zu dieser Funktion, indem Sie im Kalender ein neues Ereignis erstellen, und dann unter den Antwortoptionen den Punkt Teilnehmerliste ausblenden aktivieren.
2. Für regelmäßige Gäste eine Exchange Gruppe erstellen
Eine weitere Lösungsmöglichkeit, um regelmäßige Besprechungsteilnehmer anonym einzuladen ist eine Exchange-Gruppe. Exakt heißt das E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe. Die Erstellung erfolgt über das Admin-Center im Exchange Admin Center. Unter Gruppen finden Sie die entsprechende Konfigurations-Option. Die Einladungs-E-Mail wird dann an die Gruppen-Adresse anstatt an die Mitglieder direkt versandt.
3. Besprechungen als ICS-Dateien speichern und mailen
Etwas umständlicher gestaltet sich die Lösungsvariante, einen Besprechungstermin als ICS-Datei zu speichern und zu versenden. Einen solchen Besprechungstermin können Sie dann als Anhang mit einer normalen E-Mail an einen beliebigen Verteiler schicken.
Wenn Sie dabei die Empfängeradressen im BCC-Feld (Blindkopien) eintragen, bleiben alle Teilnehmeradressen in den Mails anonym.
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