5 Tipps für die optimale Integration von Outlook mit Teams

Microsoft Outlook ist die alte Standardanwendung am Büroarbeitsplatz, doch Teams setzt in vielen Umgebungen immer mehr als Chat- und Besprechungs-App durch. Dennoch wird E-Mail weiter benötigt, speziell in der Kommunikation nach außen. Wie man beide Tool möglichst reibungslos im Gespann betreibt, zeigen folgende fünf Tipp für die Teams-Outlook-Integration.

1. Teams-Nachrichten mit Outlook teilen

Mit dieser Funktion können sie eine Teams-Konversation als E-Mail an einen Outlook-Empfänger schicken, oder auch an jede andere beliebige E-Mail-Adresse. Dazu klicken Sie in der Teams-Nachricht einfach rechts oben auf die drei Punkte und wählen Teilen mit Outlook.

Der Empfänger erhält die eingebettete Chat-Nachricht inklusive einem Link zum ursprünglichen Teams-Chat.

Wichtig: Diese Funktion lässt sich nur verwenden, wenn Outlook Web aktiviert ist.

2. Outlook-Nachrichten mit Teams teilen

Die vergleichbare Funktion gibt es auch in die andere Richtung, als Teilen mit Teams vom Outlook-Client aus. Mails aus Outlook lassen sich mittels Klick auf die Schaltfläche In Teams teilen versenden.

Dazu öffnet sich dann ein entsprechender Dialog, in dem Sie die gewünschten Empfänger anhand der automatischen Suche auswählen können.

3. Teams-Besprechungen in Outlook anlegen und konfigurieren

Die Terminplanung dürfte sich weiterhin bei den meisten Anwendern vorwiegend in Outlook abspielen. Deshalb hat Microsoft dort auch die Planung von Teams-Besprechungen eingebaut. Um Teams-Besprechungen in Outlook anzulegen und zu konfigurieren gibt es mehrere Möglichkeiten:

I) Eine neue Teams-Besprechung einrichten

Eine neue Teams-Besprechung planen Sie, indem Sie einen neuen Termin in Outlook erstellen (Tastenkombination Strg-Shift-A), und dann oben im Menüband auf An Teams-Besprechung teilnehmen klicken. Hier sind noch die Teilnehmer einzutragen, bevor die Einladung mit dem Link für die Besprechung an alle Adressaten rausgeht.

II) Erweiterte Einstellungen

Über die Schaltfläche Einstellungen können Sie die Besprechungsoptionen anpassen. Hier lässt sich beispielsweise festlegen, welche Teilnehmer den Wartebereich umgehen können, wer präsentieren darf, ob Mikrofon und Kamera für Teilnehmer zugelassen ist und der Chat aktiviert sein soll.

III) Jede Besprechung als Teams-Besprechung erstellen

Falls Sie alle in Outlook erstellten Termine als Teams-Besprechung anlegen wollen, können Sie das in Outlook unter Datei, Optionen in den Kalendereinstellungen einrichten. Einfach Onlinebesprechung zu allen Besprechungen hinzufügen aktivieren.

4. Dateianhänge aus Outlook nach Teams ziehen

Wenn es darum geht, Mail-Anhänge aus Outlook in den Dateibereich von Teams zu übertragen, gibt es einen schnellen, direkten Weg dafür: Einfach aus dem Outlook-Mail-Fenster den Anhang in das Teams-Fenster ziehen, und zwar dort im entsprechenden Team in den Abschnitt Dateien.

5. Teams-Funktionen in Outlook Web

Falls Sie mit dem Web-Client von Outlook arbeiten, stehen Ihnen ebenfalls verschiedene Möglichkeiten zur Nutzung von Teams-Besprechungen zur Verfügung:

  • Den sofortigen Start einer Besprechung veranlassen Sie per Klick auf Jetzt besprechen.
  • Einen Besprechungstermin erstellen Sie mit dem Klick auf das kleine Chat-Symbol daneben.
  • Und zur direkten Teilnahme an einer bevorstehenden Besprechung gelangen Sie über die Terminanzeige ganz rechts im Outlook-Menü.
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