6 Tipps für bessere Web-Meetings

Unsere Arbeitswelt steht Kopf: Da jede Art persönlicher Termine nicht mehr stattfindet, wird auf Videokonferenzen via Teams oder Zoom ausgewichen. Nicht wenige Kollegen berichten, dass sie den ganzen Tag mit Headset auf dem Kopf verbringen. Doch wie steht es nach 14 Tagen Homeoffice mit den Tools der digitalen Zusammenarbeit? Hier ein paar Tipps für produktivere und angenehmere Web-Meetings.
(Von Annika Feick*)

Tipp 1: Ein gutes Headset ist Gold wert

Jeder, der schon mal vier Stunden in einer wichtigen Videokonferenz verbracht hat, kennt den tauben Schmerz, der irgendwann von der Ohrmuschel ausgeht, weil die InEar-Kopfhörer zwacken oder die Bügel-Kopfhörer drücken. Hier lohnt es sich, Zeit und Geld für die optimale Kopfhör-Lösung zu investieren, und den persönlichen Ohr-Schmeichler zu finden. Wer entspannt zuhört, kann sich einfach besser auf die Inhalte konzentrieren. Gerne auch dem Chef flüstern.

Tipp 2: Aktiv zuhören und aktiv sprechen

Wir wissen ja, dass eine Botschaft nur zu 20 % über den gesprochenen Inhalt wahrgenommen wird, die anderen 80 % sind nonverbale Botschaften und kommen über Mimik und Körpersprache bei uns an. In Webmeetings werden wir deshalb von vielen wichtigen Informationen abgeschnitten. Wir sehen die nervösen Hände des Kollegen nicht, eine Geste, die uns in einem persönlichen Treffen anregen würde, nachzufragen. Unsere Zustimmung oder Kritik muss in höchstem Maß verbal erfolgen. Schweigen gilt nicht.

Tipp 3: Pausen einplanen

Virtuelle Workshops sind anstrengender als persönliche Meetings, da wir nur auf ein reduziertes Informationsangebot zugreifen können. Wichtigster Informationsträger ist die Stimme. Wir hören also genau zu oder versuchen so präzise wie möglich unsere Ideen und Standpunkte im Web-Meeting zu formulieren. Wir lassen die anderen Teilnehmer ausreden. Das ist anstrengend. Bitte planen Sie deshalb konsequent Pausen ein. Spätestens nach 1,5 Stunden sollte eine Pause gemacht werden, um danach mit frischer Energie weiter machen zu können.

Tipp 4: Aufgaben teilen

Je nach Meeting sollten Sie im Vorfeld überlegen, ob es sinnvoll ist, Aufgaben zu verteilen: Sie übernehmen die Moderation, der Kollege führt Protokoll. Es ist keine gute Idee, eine Diskussion anzuleiten und nebenbei noch die Meeting Minutes zu schreiben. Konzentrieren Sie sich auf eine Sache und machen Sie diese entspannt und mit größtmöglicher Aufmerksamkeit.

Tipp 5: Fragen Sie aktiv nach

In einem Webmeeting sehen Sie in der Regel nur die Kollegen, die gerade aktiv sprechen. Für kleinere Runden bietet sich an, bei jedem Teilnehmer explizit nachzufragen, ob das Vorgehen oder zu treffende Entscheidungen auch für ihn/sie okay ist. Bei größeren Meetings mit vielen Teilnehmern sollten Sie aufmerksam verfolgen, ob alle wichtigen Stakeholder in den Prozess einbezogen waren. Wenn Sie feststellen, dass eine Person sich noch nicht geäußert hat, fordern Sie deren Meinung ein. So binden Sie alle relevanten Beteiligten immer wieder aktiv in den Diskussionsprozess ein.

Tipp 6: Gute Vorbereitung ist das A&O!

Meetings mit Workshop-Charakter, die viel Interaktion via Flipchart, Post-its etc. beinhalten, sind eine neue Herausforderung. Je besser Sie im Vorfeld die Informationen zusammenstellen, die für Ihre Ideensammlung und Entscheidungsfindung relevant sind, desto besser. Visualisieren Sie die Informationsgrundlage, zum Beispiel in Power- Point, und führen Sie Pro- und Kontra-Argumente auf. Im Meeting fangen Sie dann nicht bei Null an, sondern können die vorhandenen Infos um neue Aspekte ergänzen. Überlegen Sie bei der Vorbereitung, ob Sie für Ihre Ziele zum Beispiel die möglichen Tools in Teams sinnvoll einbinden können. Mit Forms-Umfragen, die in wenigen Klicks erstellt sind, können Sie vor dem Meeting beispielsweise schon Ideen sammeln und diese dann strukturiert in einer PowerPoint als Diskussionsgrundlage zusammenstellen. Das Whiteboard können Sie wie ein Flipchart und zur besseren Visualisierung von Prozessen oder Entscheidungsfindungen nutzen. Seien Sie kreativ und nutzen Sie die die vielen digitalen Optionen bestmöglich für sich aus.

*Autorin: Annika Feick, Head of Marketing, novaCapta Software & Consulting GmbH