6 Varianten im Vergleich: SharePoint-Dokumente besser mit Bibliotheken, Ordnern oder Metadaten organisieren?

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Bibliotheken und Ordner in SharePoint (Bild: Matt Wade)Die Frage, ob man Dokumente in SharePoint besser in Bibliotheken, Ordnern oder Metadaten speichert, haben wir schon öfter behandelt. Eine etwas andere Herangehensweise bei der Entscheidungsfindung zur optimalen Lösung hat Joanne C. Klein in ihrem Blogbeitrag beschrieben. Sie betrachtet dabei die sechs relevanten Faktoren Berechtigungen, Dokumentenmenge, Aufbewahrungsrichtlinien, Arbeitsweise der Benutzer, Anforderung an Kategoriewechsel und Suche. Jeder dieser sechs Faktoren wird anhand folgender drei Optionen auf seine Tauglichkeit überprüft:

  • Option 1: Einsatz einer Dokumentenbibliothek für das Thema/die Kategorie
  • Option 2: Einsatz von Ordnern
  • Option 3: Einsatz von Metadaten

Entscheidungsfaktor 1: Inhalte über Berechtigungen verwalten

SharePoint Berechtigungen verwaltenBei der Suche nach der optimalen Verwaltungsstruktur für Dokumente steht oft die Frage nach speziellen Sicherheitsanforderungen im Vordergrund: Sind die Inhalte schützenswert, und sollen für bestimmte Themen oder Kategorien individuelle Berechtigungen vergeben werden? Dabei ergibt sich folgende Lösungspriorisierung:

Option 1: Erstellen Sie eine Dokumentenbibliothek pro Thema oder Kategorie und vergeben Sie die Berechtigungsstufen auf der Bibliothekebene. (Gute Lösung)

Option 2: Erstellen Sie eine Dokumentenbibliothek mit mehreren darin enthaltenen Kategorie-Ordnern. Unterbrechen Sie die Berechtigungsvererbung auf der Bibliothekebene und setzten Sie die Berechtigungen auf Ordnerebene. (Akzeptable Lösung)

Option 3: Metataten sind dafür ungeeignet, weil dafür keine unterschiedlichen Berechtigungen vergeben werden können

Bewertung: Option 1 und 2 funktioniert gleichermaßen, aber die Berechtigungsvergabe auf der obersten Bibliothekebene sollte bevorzugt werden. Vererbungsunterbrechungen bremsen nämlich das System und sind zudem aufwändiger zu administrieren.

Entscheidungsfaktor 2: Große Dokumentenmengen verwalten

SharePoint-LimitsBei der Arbeit mit Bibliotheken und Listen sollte man immer die Limits von SharePoint im Hinterkopf haben. Wichtig ist dabei vor allem die maximale Zahl an Dokumenten, die man auf Dauer in bestimmten Kategorie vorfindet. Bis SharePoint 2013 gibt es die Grenze von 5000 Elementen je Bibliothek und Liste, darüber hagelt es Fehler.

Option 1: Falls die Menge an Dokumenten in einer Kategorie das Limit überschreitet, ist eine Aufteilung in separate Bibliotheken möglich. Dabei kann man auch auf oberster Ebene Ordner anlegen, um die Anzahl je Benutzeransicht weiter zu reduzieren. (Gute Lösung)

Option 2: Wenn die Menge der Dokumente das Limit überschreitet, lassen sich auch Ordnerstrukturen nach Kategorien auf oberster Ebene einrichten. Darunter folgt eine weiter Ordnerebene, um die Zahl der Dokumente pro Ansicht weiter zu verringern.

Option 3: Wenn die Menge der Dokumente das SharePoint-Limit überschreitet, reichen Metadaten zur Begrenzung der angezeigten Elemente nicht aus. Man kann allerdings auch aus Metadaten-Tags Ordner erstellen, um unterhalb des Limits zu bleiben.

Bewertung: Wenn mehrere Tausend Dokumente gespeichert werden sollen, empfiehlt sich zumindest eine Ordner-Struktur auf oberster Ebene zur Gruppierung. Ab SharePoint 2016 und Online liegen die Limits höher, eine Autoindexierung erzeugt hier ab 2500 Elementen pro Liste/Bibliothek einen Spaltenindex, mit dem die Ansichten gefiltert werden können.

Bei sehr großen Bibliotheken wird es generell für die Benutzer schwer, ihre Dokumente zu finden, vor allem, wenn viele Ordner verwendet werden. Hier ist es ratsam, die Suche zu nutzen. Metadaten lassen sich auf Suchseiten im Enterprise Search Center als Filter verwenden.

Auch das ‘Content-Organizer-Feature’ von SharePoint kann für große Bibliotheken verwendet werden. Dieses erstellt automatisch Ordner basierend auf Metadaten und lenkt Dokumente dorthin. Damit kann man beispielsweise festlegen, dass ab 2000 Dokumenten ein neuer Ordner angelegt wird.

Entscheidungsfaktor 3: Optimal organisieren mit Aufbewahrungsrichtlinien

SharePoint AufbewahrungWenn es um den Lebenszyklus von Dokumenten geht, stehen in SharePoint dafür Aufbewahrungsrichtlinien zur Verfügung. Diese kann man auf mehreren Organisationsebenen vergeben: Site, Inhaltstyp, Bibliothek und Ordner.

Option 1: Sie können die Aufbewahrung auf Bibliothekebene einrichten. Damit fällt der gesamte Inhalt der Bibliothek unter die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie.

Option 2: Sie können die Aufbewahrung auf spezifischer Ordnerebene einrichten. Damit fällt der gesamte Inhalt des Ordners unter die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie.

Option 3: Aufbewahrungsregeln lassen sich allerdings nicht an Metadaten knüpfen. Standardmäßig ist ein Datumsfeld erforderlich, um eine Aufbewahrung für Dokument, Ordner oder Inhaltstyp einzurichten.

Bewertung: Ordner-basierende Aufbewahrung hat den entscheidenden Nachteil, dass jeder Ordner, der nachträglich von Benutzern erstellt wurde, wieder eigens konfiguriert werden muss. Für eine granularere Kontrolle über verschiedenen Aufbewahrungsoptionen können stattdessen Inhaltstypen in der Bibliothek verwendet werden. Diese lassen sich über alle Bibliotheken und Ordner hinweg kontrollieren.

Wann immer es möglich ist empfiehlt sich daher die Konfiguration über Inhaltstypen, um über Websitesammlungen, Sites, Bibliotheken und Ordner hinweg Richtlinien zu vergeben. Bei einfachen Anforderungen wie einer generellen Aufbewahrung von 10 Jahren reicht eine Regelung auf Ordner- oder Dokumentebene aus.

Entscheidungsfaktor 4: Organisieren je nach Arbeitsweise der Nutzergruppe

Hat eine Bibliothek wenige Bearbeiter, aber viele Leser? Dann hilft es den Bearbeitern, wenn nur Ordner verwendet werden. Man startet mit einer einfachen Ordnerstruktur und zeichnet die Inhalte mit Metadaten aus. Zusätzlich können Suchseiten mit Metadaten-basierenden Filtern angelegt werden, die Benutzer greifen über das Enterprise Search Center auf die Inhalte zu.

Hat eine Bibliothek viele Bearbeiter und wenige Leser? In diesem Falls sollte man mit Ordnern vorsichtig sein, da üblicherweise jeder Nutzer eigene Vorstellungen von Strukturierung hat. In solchen Fällen sollte ein Set an Ordnern vorab festgelegt und anschließend deren Erstellung deaktiviert werden.

Bewertung: Zu viele Ordner oder Metadaten können sich als Design-Fehler erweisen. In solchen Szenarien ist die Suche vorteilhaft. Zusätzlich lassen sich mit ‚Column Default Values‘ auch noch Metadaten anhand des Ordnernamens automatisch generieren.

Entscheidungsfaktor 5: Wenn Inhalte zwischen Kategorien verschoben werden müssen

Modern UI - Verschieben nachFalls Inhalte zwischen Kategorien verschoben werden sollen, sind verschiedene Möglichkeiten und Limitierungen zu beachten.

Option 1: Das Bewegen von Dokumenten zwischen Dokumentenbibliotheken führt zu einem Verlust des Versionsverlaufs. Außerdem ist das Verschieben aufgrund aktueller Beschränkungen des User-Interface umständlich durchzuführen.

Option 2: Das Bewegen von Dokumenten zwischen Ordnern in einer Bibliothek kann innerhalb der SharePoint-Oberfläche erfolgen, der Versionsverlauf bleibt erhalten. In der neuen Modern UI steht dafür sogar die praktische „Verschieben nach“-Funktion zur Verfügung.

Option 3: Das Anpassen der Metadaten zum Umorganisieren von Dokumenten ist jederzeit möglich.

Bewertung: Ein großer Nachteil beim Bewegen zwischen Bibliotheken ist der Verlust des Versionsverlaufs. Falls diese Funktion erforderlich sein sollte, sollten Dokumente nur in einer einzigen Bibliotheken gespeichert werden, und darin Ordner oder Metadaten genutzt werden.

Entscheidungsfaktor 6: Suche als Organisationsmöglichkeit

SharePoint Enterprise Search CenterDie Einrichtung von Suchfunktionen hilft den Anwendern vor allem bei Bibliotheken mit vielen Dokumenten.

Option 1: Falls Dokumente über mehrere Dokumentenbibliotheken hinweg verteilt sind, gestaltet sich das Finden für Anwender schwierig. Hier empfiehlt sich der Einsatz des Enterprise Search Centers.

Option 2: Falls Dokumente über mehrere Ordner innerhalb einer Bibliothek verteilt sind, können die Anwender das integrierte Suchfeld oben in der Seite nutzen, oder auch das Enterprise Search Center.

Option 3: Wenn Metadaten in einer Bibliothek zum Einsatz kommen, können die Anwender ebenfalls das integrierte Suchfeld oder das ESC verwenden. Metadaten helfen generell bei der Vereinfachung der Suche.

Bewertung: Falls Anwender Dokumente nicht finden, hilft normalerweise das Enterprise Search Center. Um die Suche zu optimieren, sollten die Inhalte mit Metadaten ausgezeichnet werden. In allen Fällen, wo die Bibliotheken bekannt sind, klappt eine schnelle Suche auch über das Suchfeld oberhalb der Bibliothek.

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