7 Tipps, wie Sie Unternehmenswissen effizienter und kostengünstiger verwalten und bereitstellen

Unternehmen müssen heute eine enorme Menge an Wissen dokumentieren und den Mitarbeitern bereitstellen. Die Palette der Inhalte reicht von Produkt- und Verfahrensdokumentationen über Unternehmensrichtlinien bis zu Compliance-relevanten Büchern wie dem Finanz-Reporting. Mit den folgenden 7 Tipps erfahren Sie, warum Intranets oder Wikis für effizientes Dokumenten- und Wissensmanagement ungeeignet sind, weshalb auch SharePoint nur Teil der Lösung sein kann und wie Sie Unternehmenswissen und Dokumentationen von überall aus feingranular nach exakt den benötigten Informationen durchsuchen:

1. Schluss mit teurem Wissensmanagement: Unternehmenswissen verteilen ohne teure Softwarelizenzen

Dokumentationen, Corporate Guidelines und Handbücher werden in allen Unternehmen benötigt und sollten je nach Zielgruppe Mitarbeitern, Partnern oder Kunden jederzeit zur Verfügung stehen. Zu diesem Zweck setzen viele Betriebe gängige Portal- und  Dokumentenmanagementsysteme (DMs) ein. Doch Vorsicht, eine solche Informationsbereitstellung könnte unverhältnismäßig hohe Lizenzkosten verursachen. Dann zum Beispiel, wenn für den Zugriff auf die Portalseiten tausende oder sogar zehntausende Zugriffslizenzen pro Benutzer beschafft werden müssen.

Deutlich kostengünstiger ist eine Systemarchitektur, die die Produktion von Dokumentationen strikt trennt von deren Nutzung. Auf diese Weise benötigen nur noch die schreibenden Mitarbeiter teure Lizenzen für den DMS- und Serverzugriff. Das Gros der Belegschaft, aber auch externe Partner und Kunden können auf das Unternehmenswissen außerhalb des DMS/Portals in kostengünstiger Form per Browser oder App zugreifen.

2. Suchen UND Finden wie mit Google – mit intelligenter indexiertem Wissen

Sorgfältig gesammeltes Wissen im Unternehmen entfaltet erst dann seinen vollen Nutzen, wenn es – wie bei Google – unkompliziert gesucht und gefunden werden kann. Hier leisten die Such-Engines vieler DMS- und Portalsysteme nur halbe Arbeit: Sie zeigen in den Suchergebnissen nur komplette Dokumente an, der Benutzer muss die Detailinformationen in den jeweiligen Einzeldokumenten selbst heraussuchen.

Eine treffsicherere, semantische Wissensbereitstellung wie WebBook leistet mehr. Mit Hilfe eigens entwickelter Algorithmen werden alle gängigen Dokumententypen in ihre semantischen Grundbestandteile zerlegt und in strukturierte Daten umgewandelt. Der Index der Suchmaschine wird so mit Schnipsel befüllt, die wissensmäßig recherchierbar und auswertbar sind. Der Nutzer erhält feingranulare Suchergebnissen bis hinunter auf Überschriften- und demnächst sogar Satz-Ebene. Damit liefert eine Suche auf jeder Plattformen bis hinunter zum SmartPhone stets konkrete Detailantworten auf alle Fragen anstelle grober Dokumentenlisten.

3. Vermeintliche Allheilmittel Intranet, Wiki und DMS – und wie Sie Wissen im Unternehmen effektiver bereitstellen

Informationen und Wissen zu organisieren und allen Mitarbeitern bereitzustellen – vor dieser Herausforderung stehen viele Unternehmen. Bei der Suche nach Lösungsansätzen fallen beinahe reflexartig Begriffe wie Intranet, Wiki oder Dokumentenmanagement. Doch paradoxerweise eignen sich solche Systeme nur bedingt für die nutzergerechte Bereitstellung umfangreicher Handbücher und Richtlinien. DM-Systeme beispielsweise sind optimiert auf die technische Verwaltung großer Mengen an Dokumenten, das Bearbeiten und das Konsumieren der Inhalte steht meist im Hintergrund. Wikis hingegen weisen Beschränkungen auf, sobald es um die Ausgabe in alternative Formate wie Papier oder den Import und Export von Daten geht.

Einen flexibleren Ansatz verfolgt Coextant mit der Wissens- und Publikationslösung WebBook. Hier können Fachleute und Autoren weiterhin mit vertrauten Office-Editoren arbeiten und damit produktiver produzieren. In welchem System die Basisdokumente gesammelt und verwaltet werden, bleibt den Benutzern überlassen. Viele Unternehmen setzen hierbei auf SharePoint, weil die Teamarbeitsplattform die verteilte Arbeit mit Dokumenten aus Word, PowerPoint oder Excel optimal unterstützt. Ebenso können dafür jedoch beliebige DMS oder CMS verwendet werden, und sogar die in Dateiverzeichnissen organisierte Ablage reicht aus.

4. Vermeiden Sie die PDF- und DOCX-Sackgasse: Dokumentationen effizienter im Web-Format publizieren

Viele Lösungen für Dokumentationen und Handbücher zeigen entweder auf dem Gebiet des Erstellens und Editierens, oder beim Publizieren und Verteilen deutliche Schwächen:

– Verteilen in Autorenformaten: PDF kommt in vielen Unternehmen als bevorzugtes, vermeintlich plattformneutrales Format für Dokumentationen und Handbücher zum Einsatz. Doch genau genommen handelt es sich dabei um ein nicht Online-fähiges Papierformat. Werden PDF-Dateien anschließend per E-Mail an alle Mitarbeiter versendet, so belastet das das Firmennetz unnötig und verstopft Mail-Postfächer. Ändert sich auch nur ein Abschnitt in einem Quelldokument, wiederholt sich das Publizieren und Aussenden.

Manche Firmen wählen Word als Lösungsweg und erstellen Dokumentationen mit mehr als 1000 Seiten in einer einzigen Datei. Sowohl Office wie der PC arbeiten dann am Limit, es häufen sich Hänger und Abstürze.

– Erstellen in Verteilformaten: Entscheiden sich Unternehmen dafür, Dokumentationen mit Redaktionssystemen, Wikis, SharePoint WebParts oder Lotus Notes Anwendungen zu erstellen, müssen sie etablierte Geschäftsprozesse ändern, Mitarbeiter zusätzlich schulen und bestehende Daten neu erfassen. Am Ende sind die Daten im jeweiligen System eingesperrt, man kann nicht nutzen, was man schon hat. Solche Systeme erschweren auch die Weiterverarbeitung und medienübergreifende Bereitstellung der Daten.

Lösen lässt sich dieses Problem über eine klare Trennung zwischen redaktioneller Produktion und Nutzung aufbereiteter Daten via Browser oder App durch Leser. Dazwischen existiert ein intelligenter Aufbereitungs- und Verteilprozess. So bleiben die Mitarbeiter mit ihren Office-Anwendungen produktiv und editieren in gewohnter Weise beliebig viele Einzeldateien. WebBook erstellt daraus vollautomatisch Unternehmensdokumentationen und Handbücher in Form von einfach nutzbaren, webfähigen Handbüchern.

5. Handbücher und Corporate Guidelines immer aktuell halten – ohne umständliche Verteilung

Alles fließt – dieser berühmte Philosophenspruch gilt auch für Unternehmensrichtlinien und Dokumentationen. Weil sich im Geschäftsbetrieb laufend was ändert, müssen solche Werke mit teilweise tausenden Seiten regelmäßig aktualisiert und erweitert werden. Eine Lösung mit dem Anspruch Wissen automatisiert bereitzustellen, muss in der Lage sein, solche Veränderungen unmittelbar zu übernehmen und umgehend und konsistent die aktuellen Versionen der „Bücher“ für alle Mitarbeiter aktualisieren.

WebBook von Coextant erfüllt solche Anforderungen, indem es den Prozess der Wissensaufbereitung und Bereitstellung von vielfältigen Dokumentensammlungen vollständig automatisiert. Selbst kleinste Änderungen in einzelnen Worddateien stellen kein Problem dar, da von der Änderung im Quelldokument bis zur Neuindexierung und Veröffentlichung nur wenige Sekunden vergehen.

6. Zugriff für alle: Das gesamte Unternehmenswissen verfügbar auf Handy, Tablet und PC

Unternehmensdokumentationen und Wissenssammlungen erfüllen ihren Zweck erst dann richtig, wenn sie allen Mitarbeitern jederzeit ohne Hindernisse zur Verfügung stehen. Und zwar in möglichst einfach bedienbarer Form – online wie offline.

WebBook von Coextant liefert eine umfassende Antwort darauf, indem es Dokumentationen, Handbücher und Richtlinien in eine einfach navigier- und lesbare Struktur bringt. Per Browser erhalten die Mitarbeiter eine auf alle Gerätegrößen optimierte Darstellung – ob am PC oder am Smartphone. Und wer virtuelle Bücher bevorzugt, kann sich die Inhalte alternativ in gängigen E-Book-Formaten auf seine Reader-App herunterladen.

7. Unternehmenssuche interaktiv – in Zukunft auch mit Siri, Cortana & Co

Mobile, sprachgesteuerte Assistenten wie Apples Siri oder neuerdings Microsofts Cortana liegen im Trend. Mit ihren offenen Schnittstellen eignen sie sich auch für den Einsatz als intelligente Helfer im Unternehmen – vorausgesetzt, die vorhandenen Wissens-Repositories unterstützen diese neuartigen Schnittstellen.

Coextant entwickelt derzeit eine neuartige Lösung für WebBook, die auch eine fehlertolerante semantische Suche ermöglicht und sich über Sprachassistenten steuern lässt. Wie zukünftig eine semantische Sprachsuche im Bereich IT-Dokumentationen funktionieren kann, illustriert folgendes Beispiel. Lautet etwa die Frage „Wie entferne ich eine Tonerkartusche an meinem Epson 3645 Drucker?“, dann stehen als Antwortmöglichkeiten verschiedenen Optionen wie relevante Kapitel oder relevante Sätze zur Auswahl. Diese können wahlweise auf einem Display angezeigt oder von einem Sprachassistenten vorgelesen werden.

Auf diese Weise gelingt es Unternehmen zukünftig noch einfacher, die richtige Information zur richtigen Zeit dem richtigen Nutzer bereitzustellen.

Autor: Paul Caspers, Geschäftsführer Coextant Systems