8 Möglichkeiten, um verlorene oder gelöschte Dokumente in SharePoint wiederzufinden

Ist Ihnen auch schon einmal ein Dokument aus einer SharePoint-Site abhandengekommen? Oder Sie haben etwas versehentlich gelöscht? In diesem Artikel zeigen wir 8 Schritte auf, mit denen Sie verloren geglaubte Dokumente wiederfinden können.

Die hier beschriebenen Vorgehensweisen sind vergleichbar mit jenen bei OneDrive. Jedoch kann es bei SharePoint etwas komplizierter sein, und zwar aus folgenden Gründen:

• In SharePoint können auch andere Personen Dokumente bearbeiten oder löschen
• Als Anwender verfügen Sie nur über eine OneDrive-Instanz (eine Dokumentbibliothek), Sie arbeiten jedoch wahrscheinlich in mehreren Dokumentbibliotheken auf mehreren SharePoint-Websites
• Berechtigungen können innerhalb und zwischen Standorten variieren

Hilfreich ist bei SharePoint der Umstand, dass es hier immer sowohl einen Websitebesitzer als auch einen SharePoint-Administrator gibt, die Ihnen gegebenenfalls weiterhelfen können.

Wie könnte ein Dokumente verschwunden sein?

Dies sind die häufigsten Ursachen für das „Verschwinden“ von Dokumenten:

• Gelöscht (Sofern Sie einen synchronisierten Ordner löschen, ohne ihn zuvor zu trennen, werden auch die Dokumente in SharePoint gelöscht)
• Umbenannt
• In einen anderen Ordner in derselben Dokumentbibliothek verschoben
• In eine andere Bibliothek auf der Site verschoben
• Auf eine andere Site verschoben, was bedeutet, dass das Originaldokument gelöscht wurde
• Auf Ihr OneDrive verschoben
• Berechtigungen haben sich geändert und Sie haben keinen Zugriff mehr
• Metadaten haben sich geändert, sodass sie in einer anderen Ansicht als gewöhnlich angezeigt werden

Welche Tools gibt es, um die Dokumente wiederzufinden?

• Suche
• Papierkorb
• Die Seitenleiste mit den Dokumentendetails
• Den Websitebesitzer oder den SharePoint-Administrator

Wo sollte man anfangen mit der Suche?

Zuerst sollten Sie in den Papierkorb schauen. Der Aufwand ist jedoch groß, wenn Ihre Site aktiv ist oder Ihr Dokument vor einiger Zeit gelöscht wurde. Die Inhalte im Papierkorb kann man nur sortieren, und nicht danach suchen. Daher kann es manchmal sinnvoller sein, das Dokument zuerst in der Originalbibliothek zu finden.

Beginnen Sie also lieber mit folgenden Schritten:

1. Suchen Sie in der Dokumentenbibliothek, in der sich das Dokument früher befand

Falls Sie es hier finden sollten, öffnen Sie es, um zu sehen, ob dies das gesuchte Dokument ist. Es wurde wahrscheinlich von einem Ordner in einen anderen verschoben oder die Metadaten wurden geändert, sodass es in einer anderen Ansicht angezeigt wird. Um den Ort zu finden, führen Sie Schritt 2 aus, wenn Sie ihn nicht sofort sehen.

2. Suchen Sie auf der SharePoint-Site

Dazu klicken Sie einfach auf „Erweitern Sie die Suche auf alle Elemente dieser Site“ unten auf der Seite in Schritt 1. Es gibt hier zwei mögliche Ergebnisse:

1. Sie erhalten weder weitere Ergebnisse noch den genauen Speicherort Ihres Dokuments. Nun können Sie jedoch die Suche erweitern, sodass Sie weitere, möglicherweise nützliche, Informationen erhalten.

2. Es erscheint ein anderes Ergebnis, wenn Sie auf der Website suchen. Wenn Sie zu viele Ergebnisse erhalten, können Sie die Registerkarte „Dateien“ und/oder „Filter“ verwenden, um die Auswahl einzugrenzen. Zudem wird Ihnen in dieser Ansicht zeigt der Pfad des Dokuments angezeigt.

Wenn Sie nun Ihr Dokument gefunden haben, notieren Sie sich am besten den Pfad und öffnen das Dokument, um sicher zu gehen, dass es sich um das richtige handelt.
Wenn das Dokument in eine andere Bibliothek verschoben wurde, können Sie mit Schritt 7 fortfahren.

Falls Sie Ihr Dokument immer noch nicht gefunden haben, so machen Sie mit Schritt 3 weiter.

3. Suchen Sie auf der SharePoint-Startseite

Benutzen Sie die Suche auf der SharePoint-Startseite. Solange Ihr Dokument keinen eindeutigen Namen hat, ist es allerdings schwierig, dieses zwischen den vielen anderen Dokumenten in Ihrer Organisation zu finden. Es kann also sein, dass es auf eine andere Site verschoben wurde. Notieren Sie sich hier den Pfad zu Ihrem Dokument und bestätigen Sie, dass es sich um das richtige Dokument handelt. Machen Sie mit Schritt 7 weiter.

Die Ergebnisse der SharePoint-Suche zeigen die Ergebnisse aus dem gesamten SharePoint an. Daher sollten Sie die Ergebnisse über Filter in der Registerkarte „Dateien“ einschränken.

In der SharePoint-Suche werden auch Ergebnisse aus OneDrive angezeigt. Wenn Sie das Dokument also versehentlich in OneDrive verschoben haben, finden Sie es auch dort.

Sie haben immer noch nichts gefunden? Dann wurde ihr Dokument vermutlich gelöscht, umbenannt oder seine Berechtigungen wurden geändert (mit oder ohne Verschiebung). Führen Sie einen der nächsten Schritte aus, um dies herauszufinden.

4. Suchen Sie in Office 365

Die Chancen über die Office 365-Suche sind zwar gering, aber Sie können es versuchen. Wenn sich Ihr Dokument nicht in OneDrive und nicht in SharePoint (einschließlich Teams) befindet, könnte es sich in Outlook oder Yammer befinden. Um auf der sicheren Seite zu sein, lohnt sich auch hier eine Überprüfung.

Wenn Sie es an einem der genannten Orte finden, dann verschieben Sie Ihr Dokument einfach wieder dorthin, wo Sie es haben wollten.

Falls sich das Dokument auch hier nirgends befindet, so bleiben Ihnen noch folgende Möglichkeiten:

5. Überprüfen Sie den Papierkorb

Sollte Ihr Dokument ausversehen in den Papierkorb geraten sein, so finden Sie es auch hier wieder und können es einfach wiederherstellen.

Falls nicht, folgt Schritt 6:

6. Fragen Sie den Website-Besitzer

Möglicherweise wurde das Dokument an einen Ort verschoben, auf den Sie keinen Zugriff haben, oder Sie wurden als Benutzer entfernt. In solchen Fällen kann Ihnen der Website-Besitzer weiterhelfen, indem er Ihnen erneut Zugriff gewährt.

7. Überprüfen Sie den Detailbereich der Dokumentenbibliothek

Der Detailbereich (Seitenleiste) ist kontextsensitiv und zeigt unterschiedliche Details an, je nachdem, ob Sie sich auf der Hauptseite der Dokumentbibliothek oder in einem Ordner befinden.

Hier finden sich über Symbole, Beschreibungen und klickbare Links weiter Informationen über Dokumente. Allerding nur für die Dokumente, die sich noch in diesem Ordner oder in dieser Bibliothek befinden. Gelöschte Dokumente können nicht angeklickt werden.

Wenn Sie ihr Dokument hier gefunden haben, überprüfen Sie, dass es sich um das richtige Dokument handelt, und notieren Sie sich den Pfad und / oder den neuen Namen.

Falls Sie immer noch nichts gefunden haben, bleibt Ihnen noch folgende letzte Option:

8. Fragen Sie Ihren SharePoint-Administrator

Ihr SharePoint-Administrator hat wahrscheinlich Berechtigungen für alles. Sofern er das Dokument in der Office365-Suche nicht finden kann, ist es in seiner ursprünglichen Form auch nicht mehr vorhanden.

Darüber hinaus kann er auch noch in der zweiten Stufe des Papierkorbs überprüfen, ob es gelöscht wurde.

Haben Sie das Dokument in der Office365-Suche gefunden? Prüfen Sie, dass es sich um das Dokument handelt, notieren Sie den Pfad und bitten Sie den Websitebesitzer, Ihnen erneut Berechtigungen zu erteilen.

Wenn all diese Schritte Sie nicht zu Ihrem verlorenen Dokument geführt haben, dann müssen Sie sich wohl von dem Gedanken verabschieden, es je wieder zu finden.