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a+b+c: Die Formel für eine kostengünstige Kombination aus Business- und Collaboration-Lösung

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Enterprise Collaboration - ScienceSoftCollaboration wird für Unternehmen immer wichtiger, weil zentrale Geschäftsprozesse mit immer mehr IT-Unterstützung abgewickelt werden. Doch oft fehlt dabei ein integrativer Ansatz, stattdessen setzt man auf einzelne Tools wie E-Mail, Messenger oder Social-Apps. Außen vor bleiben zentrale Business-Anwendungen wie ERP, CRM und SCM, die nur halbherzig oder gar nicht über Collaboration-Szenarien integriert sind. (von Sergey Golubenko, ScienceSoft *)

Collaboration-Funktionen sind Mangelware in klassischen Geschäfts-Applikationen, und der Ansatz, für ERP und CRM entsprechende Erweiterungen zu entwickeln, zieht meist sehr hohen Entwicklungsaufwand nach sich. Naheliegender wäre es daher, bestehende geschäftliche Anwendungen mit einer Standardplattform für Zusammenarbeit wie beispielsweise SharePoint zu integrieren. Ein solchermaßen kombiniertes Modell einer umfassenden Enterprise-Collaboration-Lösung lässt sich mit folgender Formel beschreiben:

Geschäftsanwendung + Collaboration-Plattform = a + b + c

a, b und c stehen für die einzelnen Integrationsfaktoren, die im folgenden näher erläutert werden:

a = Benutzerfreundlichkeit

Um den heutigen Anforderungen der Benutzer gerecht zu werden, sollte eine Collaboration-Plattform ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit bieten. Auch bidirektionale Schnittstellen gehören dazu.

  •  Bidirektionale Integration erlaubt die Verzahnung von Vorgängen im ERP- oder CRM-System mit entsprechenden Collaboration-Räumen. Beim Erstellen neuer ERP- oder CRM-Geschäftsvorgänge sollte dabei automatisch ein zugehöriger Collaboration-Raum angelegt werden.

In der Praxis funktioniert das so, dass der Benutzer über einen Link aus einem Geschäftsvorgang – beispielsweise einer Geschäftschance im CRM oder einer Bestellung im ERP – direkt in einen Collaboration-Raum wechseln kann. Zusätzlich findet er Informationsschnipsel der letzten wichtigen Meldungen oder Vorgänge vor. Mitarbeiter, die zur gleichen Zeit im Collaboration-Raum arbeiten, können umgekehrt per Link in den relevanten Vorgang im CRM- oder ERP-System navigieren.

Enterprise Collaboration - ScienceSoftAuf diese Weise greifen die Mitarbeiter exakt auf jene Projekte zu und diskutieren dort, wo sie involviert sind. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass sie sich nicht mit den Projekten anderer Benutzer ins Gehege kommen. Somit bleiben die Informationen zu einem Geschäftsvorgang inklusive der dazugehörigen Diskussion sauber strukturiert und vermischen sich nie mit Informationen aus anderen Vorgängen.

  • Benutzerfreundlichkeit ist bei Collaboration-Tools der Schlüssel für hohe Anwenderakzeptanz. Wenn eine bewährte Collaboration-Plattform wie SharePoint zum Einsatz kommt, sind zudem auch funktional alle Erfordernisse abgedeckt, sodass sich die Entwicklung spezieller Funktionen erübrigt.

Eine ausgereifte Collaboration-Plattform wie SharePoint unterstützt auch Mobilgeräte aller Art und kann über die Cloud bereitgestellt werden, so dass sie allen mobilen Mitarbeitern überall zur Verfügung steht.

b = Datenschutz

Bei der digitalen Zusammenarbeit ist auch der Schutz sensibler Daten ein wichtiges Thema. Deshalb sollte die Integration von Geschäftsanwendungen mit Collaboration-Plattformen unbedingt mit den bestehenden Datenschutz-Richtlinien im Unternehmen konform gehen.

Wie sicher eine solche Lösung umgesetzt werden kann, hängt auch von den Zugriffsmöglichkeiten und Berechtigungen der Benutzer ab. Idealerweise werden dabei die Rechte aus ERP und CRM in den Collaboration-Raum vererbt, so dass sich ein weiteres Berechtigungsmanagement erübrigt.

Derart synchronisierte Zugriffsrechte vereinfacht auch die Arbeitsprozesse, denn so ist sichergestellt, dass nur Projektmitglieder im Collaboration-Raum Dateien mit anderen Mitgliedern bearbeiten und austauschen.

c = geringere Kosten

Mit der Integration einer Collaboration-Plattform in bestehende Geschäftsanwendungen lassen sich die Kosten deutlich senken. Zudem bietet sich hier die Chance, die Lizenzierungsmodalitäten zu optimieren. Das folgende Beispiel macht es deutlich:

In einem Unternehmen wickelt eine 20-köpfige Vertriebsmannschaft die Verkaufsprozesse mit einem CRM-System ab. Aufgrund der Komplexität der Produkte werden die Vertriebler hierbei von 50 Pre-Sales-Technikern unterstützt. Würde man die kollaborativen Prozesse über eine Erweiterung des CRM realisieren, müssten dafür 50 zusätzliche CRM-Lizenzen beschafft werden.

Deutlich kostengünstiger lässt sich die Einbindung der Pre-Sales-Techniker hingegen mit der Integration einer Collaboration-Plattform wie SharePoint realisieren. Damit lassen sich die CRM-Abläufe um Collaboration erweitern, ohne dass ein kostspieliger Ausbau des Systems erforderlich wird.

Fazit: SharePoint + Geschäftsanwendungen

Enterprise Collaboration - ScienceSoft_Mit Hilfe der abgebildeten Formel lässt sich die passende Collaboration-Plattform für Geschäftsprozesse finden. SharePoint bietet sich hier als ideale Plattforme an, weil er die Einrichtung von Collaboration-Räumen in ERP- und CRM-Systemen ermöglicht.

Unsere SharePoint-Berater zeigen Ihnen gerne, wie sie solche Lösungen anhand der dargestellten Formel umsetzen. Unser Ziel ist es, beide Systeme optimal zu verzahnen und damit den Mitarbeitern starke Enterprise-Collaboration-Tools im ERP- und CRM-Kontext an die Hand geben.

Gibt es noch weitere Faktoren, die Sie dieser Formel hinzufügen möchten? Ist es besser, Geschäftsapplikationen um Collaboration-Funktionen zu erweitern, oder beschreitet man besser den Weg einer beschriebenen Integrationslösung? Wir freuen uns auf Ihre Meinung unten in den Kommentaren.

*Über den Autor: Sergey Golubenko, ScienceSoft (www.scnsoft.de)

Der Teamleiter und Lösungsarchitekt verfügt über mehr als 13 Jahre Erfahrung in der Softwareentwicklung, davon sieben Jahre mit Microsoft SharePoint. Sergeis SharePoint-Projekte reichen von Content- und Workflow-Management, Suche und Zusammenarbeit bis zu Business-Connectivity-Lösungen.

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