Abschriften von Teams-Besprechungen erstellen

Gesprochene Inhalte von Teams-Besprechungen lassen sich transkribieren – also in geschriebene Sprache umwandeln. Die Transkription kann mit wenigen Klicks gestartet, ausgeblendet und gestoppt werden. Im Anschluss können die Teilnehmer die Abschrift herunterladen.

Das Erstellen einer Livetranskription während eines Teams-Meetings bietet einige Vorteile:

  • Teilnehmer können sich das Besprochene noch einmal in aller Ruhe zu Gemüte führen;
  • Einzelne interessante Passagen des Meetings lassen sich in Dokumente übernehmen;
  • Teammitglieder, die keine Zeit hatten, an der Sitzung teilzunehmen, können sich die verschriftlichte Aufzeichnung im Nachhinein durchlesen
  • Es lässt sich nach bestimmten Stichpunkten innerhalb des Videos suchen.

Was vor der Verwendung von Abschriften zu beachten ist

Beachten Sie bei der Nutzung der Transkriptionsfunktion, dass die Teilnehmer einer Videokonferenz vor dem Starten der Aufzeichnung auf die bevorstehende Aufnahme hingewiesen werden sollten. So kann gegebenenfalls die Zustimmung verweigert oder bei Bedarf die Kamera ausgeschaltet werden.

Als Organisator starten Sie die Aufzeichnung der Sitzung, indem Sie auf die drei Punkte in der Funktionsleiste von Teams klicken. Anschließend wählen Sie den Befehl „Transkription starten“ aus.

Sollten bei Ihnen die Optionen für Transkriptionen nicht angezeigt werden, hat Ihr IT-Administrator dieses Funktion nicht aktiviert. Sofern Ihre Organisation OneDrive for Business und SharePoint für Besprechungsaufzeichnungen verwendet, sollte der IT-Administrator die Option „Transkription zulassen“ in der Teams-Besprechungsrichtlinie aktivieren. Dadurch werden Untertitel in der Aufzeichnung nach der Besprechung verfügbar.

Falls die Transkriptions-Option in Teams nicht verfügbar ist, muss sie im Teams Admin Center aktiviert werden.

Transkription starten – Schritt für Schritt

1. Wechseln Sie auf das Dreipunktemenü und wählen Sie weitere Aktionen aus.

2. Klicken Sie Aufzeichnen und transkribieren, und Aufzeichnung beginnen.

Allen Teilnehmern wird eine Benachrichtigung angezeigt, dass die Besprechung transkribiert wird. Das Transkript wird auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt.

Tipp: Wenn Sie die Besprechung auch aufzeichnen möchten, wählen Sie erneut weitere Aktionen aus und aktivieren Sie  dann Aufzeichnung beginnen.

3. Anschließend können Sie die gesprochene Sprache für Liveuntertitel und die Transkription festlegen. Wählen Sie oben rechts im Transkriptfenster „Transkript-Einstellungen“ aus. Zeigen Sie auf „Spoken Language“. und klicken Sie auf die Sprache, die alle Teilnehmer der Besprechung sprechen. Die Transkriptsprache muss mit der Sprache identisch sein, die in der Besprechung gesprochen wird. Haken Sie die Checkbox an, falls Sie Deutsch immer zur gesprochenen Sprache machen möchten.

4. Klicken Sie auf Bestätigen. Das Transkript wird nun in der jeweiligen Sprache angezeigt.

Transkription ausblenden oder stoppen

Der Besprechungsmoderator kann die Transkription während einer Besprechung ausblenden, anhalten oder wieder starten.

Während einer Besprechung klicken Sie oben auf das Dreipunktesymbol. Hier finden Sie die Menüpunkte Transkription verbergen und Transkription beenden.

Die Transkription wird automatisch beendet, wenn sämtliche Teilnehmer das Videomeeting verlassen.

Transkript herunterladen

Nach Beendigung des Meetings können Sie das Transkript herunterladen. Gehen Sie hierzu in Teams zum Tab Kalender. Klicken Sie doppelt auf den Teams-Besprechungstermin. In den Termindetails finden sie nun die Datei Transkript. Klicken Sie darauf, um den Text zu sehen, oberhalb finden Sie den Menüpunkt Download. Besprechungsteilnehmer können den Inhalt als .docx- oder als .vtt-Datei herunterladen.

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