Access-Datenbanken modernisieren – per Cloud-Migration auf Dataverse und Power Apps
In vielen Unternehmen sind Microsoft Access Datenbanken in Betrieb. Dabei werden sie oft in geschäftskritischen Prozessen genutzt. Spätestens wenn ein Datenumzug von Netzlaufwerken auf SharePoint Online ansteht, tauchen Schwierigkeiten auf. Als Alternative bietet sich die Cloud-Datenplattform Dataverse an. Wie eine idealtypische Migration von Access auf Dataverse abläuft, lesen Sie hier.
Autor: Marco Schmucker*
Access gehört zu den Klassikern des Microsoft-Office-Pakets und blickt auf eine 30-jährige Geschichte zurück. Damit einher gehen auch etliche Besonderheiten, die sich mit dem Cloud-Zeitalter zunehmend beißen. Der typische Access-Einsatz sieht so aus, dass die Datenbanken von Anwendern ohne IT-Unterstützung aufgebaut wurden. Typische für Citizen Developer geschieht das meist ohne Rücksicht auf IT-Richtlinien und Dokumentation.
Ungeschützte Laufwerke, Schnittstellen zu Produktivsystemen
Die Daten liegen dabei oft ungeschützt auf Netzlaufwerken verteilt, wo sie teils von verschiedenen Personen im Team gepflegt werden. Neben Datenerfassung und Druck von Berichten gibt es oft auch Schnittstellen mit Importen oder Exporten zu zentralen (SQL-)Datenbanken, welche Teil des produktiven Betriebs sind.
Sobald File-Share-Migrationen in die Cloud anstehen, erfordern Access-Datenbanken eine besondere Aufmerksamkeit, da sie mit ihrer typischen Funktionsweise nicht sinnvoll nach SharePoint Online überführt werden können. Sinnvollerweise sollten auch hier die neuen Möglichkeiten der Cloud genutzt werden, was einen Umzug auf Microsoft 365 und die Power Platform nahelegt.
Microsoft unterstützt diese Vorgehensweise, indem es einen einfachen Migrationsassistenten anbietet. Die Migration erfolgt direkt aus Access über die Exportfunktion und das Dataverse Migration Tool.
Microsoft Dataverse
Microsoft Dataverse ist eine cloudbasierte Datenmanagementlösung, die Teil der Microsoft Power Platform ist. Es ermöglicht das sichere Speichern und Verwalten von Daten, die in Tabellen gespeichert sind. Sie können Standard- oder benutzerdefinierte Tabellen verwenden und diese mit Ihren Daten ergänzen. Mit Power Apps können Sie dann Anwendungen aus diesen Daten erstellen. Dataverse bietet einfache Verwaltung, Sicherheit, Zugriff auf Dynamics 365-Daten, reichhaltige Metadaten, Logik und Validierung sowie Produktivitätstools.
Migrationsassistent bringt Daten und Strukturen in die Cloud
Der Migrationsassistent bietet dem Access-Anwender die Auswahl, die Daten entweder in den Cloud-Speicherdienst „Dataverse“ oder dessen Ableger „Dataverse for Teams“ zu migrieren. Die Kapazität in der Cloud reicht von 2GB bis 10GB relationale Daten, dazu kommen noch 2GB bis 20GB Blob Speicher für Dateien und Bilder.
Nach abgeschlossener Migration können Access-Anwender weiterhin ihren bestehenden Access Desktop Client zur Verwaltung ihrer Daten verwenden; diese liegen aber gesichert und Cloud-basiert in Dataverse. Sie können dann in einem nachgelagerten Modernisierungsprojekt die Dienste der Power Platform verwenden, um ihre Daten zu verwalten und neue Funktionen hinzuzuziehen.
Neue Sicherheits- und Compliance-Funktionen werden durch Dataverse-Speicherung in der Cloud in Kombination mit „Microsoft Entra ID“ (Azure AD) und der rollenbasierten Sicherheit ermöglicht, um sensitive Daten optimal zu schützen, und Zugriffe protokolliert zu überwachen.
In die Cloud umgezogen? Jetzt neue Möglichkeiten nutzen
Sind die Daten in der Cloud, kann neben der Arbeit in Access die neue Anwendung erstellt werden. Dies können versierte „Citizen Developer“ übernehmen.
Kern wird dabei meist eine Low-Code Power App, die deutlich mehr Möglichkeiten bietet: Mobile Anwendung für Handy und Tablet, QR Code Scan und Bilderupload, Offline-Daten Synchronisation und natürlich paralleler Mehrbenutzer-Betrieb. Auch das Zusammenspiel mit SharePoint offeriert viele Möglichkeiten für ansprechende Portale. Eine Nutzung wird dabei auch direkt in Microsoft Teams oder in einer eigenen mobilen App möglich. Mit Hilfe von Power Automate Flows können nun Prozesse, die bisher nebenbei liefen, problemlos automatisiert werden, um Personen zu informieren, Dokumente zu erzeugen, Aufgaben zu verwalten oder Daten in andere Systeme zu überführen.
Auch kann ein Flow direkt in Microsoft Teams Mitarbeitende in Chats interaktiv einbinden, wenn Adaptive Cards oder Power Virtual Agents als Chatbots intelligent den Prozess modernisieren. Berichte werden mit Power BI einfach und webbasiert integrierbar, mit eingebetteter Anzeige in SharePoint oder direkt in Microsoft Teams. Mit Microsoft Copilot können Daten mittels künstlicher Intelligenz künftig noch schneller ausgewertet werden, um Prognosen zu erstellen.
Fazit: Komplexität nicht unterschätzen, Berater hinzuziehen
Dank Microsofts Migrationsassistenten ist der Umstieg für Access-Anwender relativ leicht zu meistern. Dennoch ist die Komplexität nicht zu unterschätzen, so dass sich vielfach die Einbeziehung von Beratern empfiehlt. So lässt sich sicherstellen, dass bei allen Schritten der Migration der Aufwand gering bleibt, die Governance und Security-Richtlinien eingehalten und die Nutzer mit innovativen Funktionen zufrieden gestellt werden. Nicht zuletzt geht es dabei auch darum, die eigenen Citizen Developer langfristig zu fördern, Governance-Richtlinien zu definieren und zu überwachen, sowie den laufenden Betrieb mit Power Platform Support und professionellen Backup- und Recovery Lösungen zu sichern.
*Über den Autor:
Mit mehr als 22 Jahren Erfahrung in der IT-Business- und Technologieberatung und dem Fokus auf große Implementierungen bei namenhaften Fortune 500 Unternehmen ist Marco Schmucker Principal Consultant und Solution Architekt bei der Alight Consulting GmbH. Bei seinen Kernthemen Social Intranet und Digitalisierung unterstützt er internationale Organisationen, das Intranet und den digitalen Arbeitsplatz mit echten Mehrwerten für alle Nutzenden zu realisieren, und so die tägliche Arbeit und Kommunikation zu erleichtern.