ADKAR – die Veränderungsmethode, mit der Sie Microsoft 365-Projekte zum Erfolg bringen
Eine neue Softwarelösung kann noch so begeistern: Wenn es an der Akzeptanz bei den Mitarbeitern hapert, fährt eine Einführung auch mal an die Wand. Um ein Scheitern zu verhindern und den notwendigen Veränderungsprozess auf die Spur zu bringen hat sich die ADKAR-Methode etabliert. Sie setzt auf die Beeinflussung individueller Verhaltensweisen und verspricht so einen organisationsweiten Erfolg.
ADKAR ist eine Methode für veränderungsbegleitende Maßnahmen (Change Management), die vom Beratungsunternehmen Prosci entwickelt wurde. Sie zielt auf das Erreichen einer dauerhaften Verhaltensänderung ab, sowohl bei Einzelpersonen wie bei gesamten Organisationen. Das Akronym ADKAR steht dabei für fünf Einzelschritte: Awareness, Desire, Knowledge, Ability und Reinforcement (Bewusstsein, Wunsch, Wissen, Fähigkeit und Verstärkung).
Im Folgenden beschreiben wir die einzelnen Elemente der ADKAR-Methode und stellen den Praxisbezug einer Microsoft Teams-Einführung her.
Awareness: Das richtige Bewusstsein für die Veränderung schaffen
Veränderung beginnt bei der Einsicht in die Notwendigkeit, dass man unter gegebenen Umständen auch Verhaltensweisen ändern muss. Als Beispiel aus dem Arbeitsleben nehmen wir hier die Einführung von Microsoft Teams.
Wenn man sich als Mitarbeiter jahrelang daran gewöhnt hat, mit Outlook zu kommunizieren und Dokumenten zu verschicken, regen sich vielleicht Widerstände gegen das Neue.
Da es sich bei Teams um ein neues Tool handelt, dürfte erkennbar sein, dass man sich damit beschäftigen sollte. Allerdings stehen dem oft alte Gewohnheiten entgegen. Wenn man sich als Mitarbeiter jahrelang daran gewöhnt hat, mit Outlook zu kommunizieren und Dokumenten zu verschicken, regen sich vielleicht Widerstände gegen das Neue. Schließlich hat man es ja immer so gemacht, und die alte Methode funktioniert ja noch.
Wie lässt sich nun das Interesse am Neuen wecken? Indem man etwa von Kollegen hört, dass sie erfolgreich auf Teams umgestiegen sind und damit Projektaufgaben schneller erledigen. Der konkrete Nutzen wird so anschaulich, und die Veränderung ergibt einen Sinn.
Als Mitarbeiter beginnt man zu verstehen:
- warum eine Veränderung notwendig ist;
- welche Art der Veränderung es ist;
- welches Risiko besteht, wenn man sich nicht verändert.
Desire: „Was bringt mir die neue Lösung?“
Sobald eine Notwendigkeit für Veränderung erkannt wird, neigt der Mensch auch zur Eigeninitiative. Entscheidend ist, dass die Person selber die Entscheidung für die Veränderung trifft, statt zu einer Veränderung über äußeren Zwang gedrängt zu werden.
Entscheidend ist, dass die Person selber die Entscheidung für die Veränderung trifft, statt zu einer Veränderung über äußeren Zwang gedrängt zu werden.
Idealerweise folgt die persönliche Entscheidung dem Motto „What’s in it for me?“ (WIIFM – „was bringt mir das“). Es sollte das Gefühl vermittelt werden, dass einen die Veränderung weiterbringt, und man mit der neuen Lösung seine Aufgaben besser erledigen kann.
Zur Einsicht in den Nutzen können im Beispiel Teams bestimmte Arbeitserleichterungen beitragen, beispielsweise die Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien. So lässt sich so manche neue Funktion finden, die über neue Arbeitsweisen ein Erfolgsgefühl vermittelt. Beim der Dokumentenzusammenarbeit wären das etwa Zeitersparnisse, die Verringerung manueller Fehler sowie ein stressfreieres Zusammenarbeiten mit Mitarbeitern.
Knowledge: Neue Funktionen und Arbeitsweisen kennenlernen
Sobald der Wille zur Veränderung ausgeprägt ist, stellen sich die Fragen der Umsetzung. Zunächst einmal geht es darum, wie das erforderliche Wissen vermittelt werden kann.
Wenn man beispielsweise früher kurze Outlook-Nachrichten verschickt hat, lässt sich das heute alternativ in Teams per Chat erledigen.
Im Fall des angestrebten Umstiegs von Outlook auf Teams lassen sich konkrete Anwendungskenntnisse formulieren. So zum Beispiel, wo man klicken muss, um einen Chat zu starten.
Die Veränderung betrifft auch Arbeitsweisen, die verstanden und gelernt werden müssen. Wenn man beispielsweise früher kurze Outlook-Nachrichten verschickt hat, lässt sich das heute alternativ in Teams per Chat erledigen. Und anstelle eines Outlook-Anhangs können Dateien heute innerhalb des Chats übertragen werden. Sobald mehrere Mitarbeiter involviert sind, erstell man für diese Aufgaben ein Team.
Ability: Das theoretisch Erlernte praktisch umsetzten
Wissen zu erwerben und dieses praktisch umzusetzen sind zwei Paar Stiefel. Denn wenn ein Mensch Wissen erworben und etwas theoretisch verstanden hat, garantiert das noch nicht automatisch die praktische Umsetzung des Wissens.
Da jeder Mitarbeiter unterschiedlich mit neu Erlerntem umgeht, sollte das auch bei der Umsetzung berücksichtigt werden.
Ein weiterer Faktor, der bei der Umsetzung von Neuerungen zu beachten ist, sind die individuellen Fähigkeiten des Einzelnen. Da jeder Mitarbeiter unterschiedlich mit neu Erlerntem umgeht, sollte das auch bei der Umsetzung berücksichtigt werden, um den Erfolg der Maßnahmen sicherzustellen.
Übertragen auf das Teams-Beispiel lassen sich meist mehrere Möglichkeiten identifizieren, um eine Aufgabenstellung zu lösen. Somit ist oft zu überlegen, welchen Weg man wählt und warum dieser zu bevorzugen ist. Das Wissen um die Funktionen alleine genügt meist nicht, zumal in einer Cloud-Umgebung wie Microsoft 365 laufend neue Funktionen dazukommen, die eine ständige Anpassung an neue Gegebenheiten erfordern.
Reinforcement: Die gelernten Veränderungen im Alltag verankern
Schließlich geht es auch noch darum, die erlernten Veränderungen in den Alltag zu integrieren. Das gestaltet sich oft holpriger als man sich erhofft, denn gerade bei hoher Stressbelastung fallen viele Mitarbeiter wieder auf altbekannte Arbeitsmuster zurück. Das Prinzip Reinforcement zielt deshalb darauf ab, Veränderung dauerhaft zu verankern, um den Erfolg der Transformation sicherzustellen.
Gerade bei hoher Stressbelastung fallen viele Mitarbeiter wieder auf altbekannte Arbeitsmuster zurück.
Eine erprobte Möglichkeit, um neues Verhalten zu verankern können Belohnungen und öffentliche Anerkennungen sein. Denn kaum etwas motiviert Menschen so sehr wie öffentliche Anerkennung für gute Leistungen. Auf diese Weise steigert man die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter die Veränderung verinnerlichen.
Um die Nutzer von Microsoft Teams zu motivieren empfehlen sich Komplimente. Zum Beispiel dafür, dass Aufgaben gut in den Planner eingepflegt sind und deshalb Termine in einem Projekt leichter eingehalten werden.
Fazit:
ADKAR ermöglicht es, auf individuelle menschliche Bedürfnisse einzugehen und jeden Mitarbeiter dabei zu unterstützen, mit Veränderungen besser umzugehen und sie anzunehmen. Und mit der erfolgreichen Veränderung beim Individuen legt man schließlich den Grundstein zu einem professionellen Change-Management in der gesamten Organisation.
In ihrer täglichen Arbeit identifiziert sie die mit der Veränderung verbundenen Herausforderungen und Ängste, und wandelt diese durch Entwicklung von Strategien, Roadmaps und Maßnahmeplänen gemeinsam mit dem Kunden in Möglichkeiten und Chancen um.
Ihr Fokus ist immer der Mensch und ihre Leidenschaft ist es Menschen zu helfen die herausfordernde Reise ins „Neue Normal“ erfolgreich zu bewältigen.