Was genau sind Office 365 Gruppen? Überblick über alle Funktionen und Apps für Gruppen
Sobald man sich mit Office 365 Gruppen beschäftigt, fallen zwei Dinge auf: Einerseits tauchen Gruppen praktisch in jedem Office 365-Schaubild von Microsoft auf, sie bilden ein zentrales Element der aktuellen Collaboration-Strategie. Andererseits lassen sich Gruppen aber nicht so recht einordnen in die üblichen Office 365-Schaubilder und Beschreibungen, denn es handelt sich hierbei nicht um eine App oder dergleichen.
Die Schwierigkeit rührt daher, dass Gruppen keine konkrete Anwendung sind, sondern eher ein Konzept oder ein Benutzererlebnis. So ist eine Gruppe definitiv keine App, die man im Kachelmosaik der anderen Office 365-Apps finden würde. Es gibt auch keine einheitliche Zugriffsschnittstelle auf Gruppen wie beispielsweise eine Webseite – man nimmt sie nur indirekt wahr über Apps wie Outlook, Yammer, Teams und einige weitere. Vielmehr bilden Gruppen im Arbeitsalltag ein verallgemeinertes kollaboratives Benutzererlebnis unter dem Dach von Office 365.
Was also genau ist eine Gruppe?
Vereinfacht gesagt handelt es sich bei einer Office 365 Gruppe um eine Sammlung von Personen. Und technisch betrachtet handelt es sich eigentlich um eine erweiterte Outlook Verteilerliste/Gruppe. Ein passende Nutzungsbeispiel dafür wäre das Senden einer Mail an buchhaltung@firma.de, mit der man jeden Mitarbeiter in der Buchhaltung erreicht.
Allerdings gibt das nicht das tatsächliche Benutzererlebnis wider, das die Arbeit mit einer Gruppe auszeichnet. Denn sobald man eine Gruppe (also die Liste der Mitglieder) eingerichtet hat, hat man damit den ersten Baustein für eine ganze Reihe von Office 365-Apps gelegt, die die Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen.
Drei grundlegende Arten von Gruppen: Outlook, Yammer, Teams
Es gibt drei Hauptarten von Gruppen, eine Outlook-Gruppe, eine Yammer-Gruppe und eine Teams-Gruppe. Man verwendet sie abhängig von der Art, wie man kommunizieren möchte. Dabei gibt es eine Menge Überlappungen, auf die weiter unten noch eingegangen wird.
Der Gruppentyp hängt davon ab, wie er erstellt wurde:
- Outlook-Gruppen heißen Outlook-Gruppen, es gibt dafür sogar eine iOS-App mit dieser Bezeichnung.
- Yammer-Gruppen werden ganz allgemein als Gruppen oder Feed bezeichnet.
- Eine Teams-Gruppe wird einfach Team genannt.
Zu beachten ist dabei, dass ein Yammer-Feed wie auch ein Team im Hintergrund Gruppen darstellen. Kennzeichnend dafür sind die Berechtigungen im Hintergrund, die Arbeit selber erfolgt in den Apps. Aus genau diesem Grund ist die Definition von Gruppen so kompliziert: Je nachdem, über welche App man sie verwendet, nutzt man eine andere Bezeichnung dafür.
Klar ist an dieser Stelle, dass bei der Auswahl der passenden Gruppenart der Kommunikationkanal das entscheidende Kriterium ist. Beim Anlegen einer Gruppe wird aber nicht nur der zugehörige Kommunikationskanal angelegt, sondern gleichzeitig auch die anderen Workspaces – ob man diese benötigt oder nicht. So kann man zum Beispiel keinen Yammer-Feed einrichten ohne die dazugehörige SharePoint Websitesammlung.
Alle Funktionen, die beim Erstellen einer Gruppe erzeugt werden
Die folgende Übersicht zeigt die einzelnen Funktionen, die man bei Anlegen einer Gruppe in Outlook, Yammer oder Teams erhält:
1. Bestandteile der Outlook-Gruppe:
Legt man eine Outlook-Gruppe an, erhält man
- Ein Outlook-Postfach für die Kommunikation zwischen den Gruppenmitgliedern;
- Einen freigegebenen Outlook-Kalender, um Ereignisse und Termine für die Gruppe zu veröffentlichen;
- Eine SharePoint-Websitesammlung (erreichbar über den Datei-Reiter);
- Ein OneNote-Notizbuch (liegt in der SharePoint-Websitesammlung);
- Einen Plan in Planner;
- Ein Stream-Videoportal;
- Einen Power BI-Arbeitsbereich (sofern man alle Mitglieder über eine Power BI-Lizenz verfügen).
Eine Outlook-Gruppe stellt die Grundform aller Gruppen dar. Der Vorteil dieser Variante ist, dass die meisten Anwender mit Outlook vertraut sind und sie hier schneller produktiv sind als mit Yammer oder Teams. Damit eignet sich diese Variante für den einfachen Einstieg in die neuartigen Collaboration-Umgebungen.
2. Bestandteile des Yammer Feed
Mit dem Einrichten eines Yammer-Feeds erhält man:
- Einen Yammer-Feed für die Kommunikation;
- Eine SharePoint Websitesammlung (mit Zugriff über die SharePoint Dokumentenbibliothek oder den SharePoint Site-Link auf der rechten Seite des Feeds);
- Ein OneNote-Notizbuch (liegt in der SharePoint-Websitesammlung);
- Einen Plan in Planner;
- Ein Stream-Videoportal;
- Einen Power BI-Arbeitsbereich (sofern alle Mitglieder über eine Power BI-Lizenz verfügen).
Yammer eignet sich vor allem zum Abbau von Kommunikationssilos. Hier können sich zum Beispiel Communities rund um Praxisfragen bilden, und Kompetenzen über Abteilungs- und Bereichsgrenzen bündeln. Yammer hilft, zeitlich unbegrenzt Fragen einzustellen und Antworten von ähnlich orientierten Kollegen zu erhalten. Mit SharePoint im Hintergrund können auch Best-Practices und Standardprozeduren in einem zentralen Tool gesammelt werden.
3. Bestandteile des Teams-Chat
Mit dem Einrichten eines Team-Chats erhält man:
- Einen Teams-Chat zur Kommunikation;
- Ein Teams-Wiki zum Sammeln von Notizen und Wissen;
- Eine SharePoint-Websitesammlung (Erreichbar über den Datei-Reiter);
- Ein OneNote-Notizbuch (welches man als neuen Reiter anlegen muss, wenn man direkten Zugriff wünscht; denn das Wiki sollte es eigentlich ersetzen);
- Einen Plan in Planner;
- Ein Stream-Videoportal;
- Einen Power BI-Arbeitsbereich (sofern man alle Mitglieder über eine Power BI-Lizenz verfügen).
- Ein Outlook-Postfach für die Kommunikation zwischen den Gruppenmitgliedern;
- Einen freigegebenen Outlook-Kalender, um Ereignisse und Termine für die Gruppe zu veröffentlichen.
Microsoft Teams bietet eine durchgängige Chat-basierende Kommunikationsmethode, die eine Aufteilung in Themen-orientierte Konversation mittels Kanälen ermöglicht. Teams ist gut geeignet für Projektteams, um zeitlich unbegrenzte Diskussionen zu führen. Anders als bei E-Mail gibt es hier nicht die typische Pingpong- und „Allen antworten“-Kommunikation. Teams unterstützt auch Audio- und Video-Konfernzen und wird zunehmend die Funktionen von Skype for Business übernehmen.
Teams stellt auch ein einfaches Wiki alternativ zum typischen OneNote-Notizbuch zur Verfügung. Allerdings kann das über die SharePoint-Site bereitgestellte Notizbuch ebenfalls in die Teams-Navigationsleiste hinzugefügt werden.
Teams ermöglicht zwei Kommunikationswege: Zum einen den Chat, aber auch ein Outlook-Postfach mit Kalender. Wenn man Mail und Kalender nicht benötigt, sind sie trotzdem vorhanden. Innerhalb von Outlook sieht man den Team-Namen in der Gruppen-Sektion. Die Gruppenmitglieder sollten also zumindest verstehen, ob und wie Mail und Kalender eingesetzt werden.
4. Gibt es noch ganz weitere Gruppenarten?
Viele Nutzer kennen Gruppen bereits von Planner und Power BI. Allerdings handelt es sich dabei nicht um eigenständige Gruppenarten. Gruppen aus Planner, Stream oder Power BI sind per se Outlook-Gruppen. Selbst wenn man eine Site auf der SharePoint Homepage anlegt, wird eine Gruppe inklusive aller anderen Apps erstellt.
Definition: Wann genau hat man eine Gruppe erzeugt?
Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass immer dann, wenn man eine Outlook Gruppe, einen Yammer Feed, ein Team, einen Plan, ein Stream Videoportal, eine SharePoint-Site oder eine Power BI-Arbeitsumgebung in Office 365 einrichtet, eine Gruppe erzeugt wird. Damit ist man der Inhaber einer Arbeitsumgebung mit allen relevanten Apps, die mit dem jeweiligen Gruppentypen verbunden sind.
Auch wenn damit der technische Vorgang geklärt ist, wie man Gruppen über den Weg danderer Apps erzeugt, lautet die Empfehlung ganz klar: Gruppen sollten mit Blick auf die Nutzung einer bestimmten App, sondern anhand einer klar definierten Kommunikationsanforderungen eingerichtet werden.
Gruppen richtig einsetzen
Alle drei Gruppenarten eignen sich sehr gut zum Kommunizieren, so dass auf den ersten Blick die Frage nach den jeweils spezifischen Kommunikationsmethoden überflüssig erscheint. Allerdings besitzt jede ihre speziellen, bevorzugten Einsatzmöglichkeiten. Welche die passende ist, hängt von Grundüberlegung ab: Manchmal strebt man eine langfristig funktionierende Lösung an, manchmal steht die möglichst schnelle Anwenderakzeptanz im Vordergrund, um die Mitarbeiter ohne großen Aufwand produktiv zu machen.
1. Umgang mit Dokumenten in Gruppen
In Outlook, Yammer und Teams erhält man einen ‚Datei‘-Reiter, der die standardmäßige Dokumentenbibliothek aus SharePoint anzeigt. Die Dateien werden dabei abhängig von der App unterschiedlich dargestellt. Zum Beispiel zeigen Outlook-Gruppen keinen Ordner, selbst wenn solche in SharePoint vorhanden sind. Bei Teams wiederum fällt auf, dass es nicht vernünftig mit Metadaten umgehen kann.
Wenn man Dokumente aus den jeweiligen Apps hochlädt oder freigibt, dann bleiben sie keinesfalls in Outlook, Yammer oder Teams, da die Apps selbst keine Dateispeicherorte sind. Stattdessen ist SharePoint der Sammelpunkt für alle Dateien – genauer die freigegebene Bibliothek.
Der Zugriff auf SharePoint erfolt hier am besten über den Link „In SharePoint betrachten“ in Outlook und Teams, oder die „SharePoint Dokumentenbibliothek“ in Yammer. In SharePoint kann man Listen, Bibliotheken und Seiten anlegen, und all die anderen nützlichen Dinge, die man von SharePoint kennt.
2. Integriertes Notizbuch und Wiki
Jede Gruppe verfügt über ein OneNote-Notizbuch, um darin die gemeinsamen Notizen an zentraler Stelle aufzuzeichnen. Hier handelt es sich nicht um eine spezifische Gruppen-Funktion, sondern um das in SharePoint-Sites übliche Team-Notizbuch. Dasselbe Notizbuch wird auch in der Gruppen-App angezeigt.
In Outlook und Yammer steht das Notizbuch in der oberen Navigationsleiste zur Verfügung. In Teams hingegen findet sich statt des Notizbuch-Reiters ein Teams-spezifisches Wiki. Es handelt sich dabei nicht um ein SharePoint-Wiki, obwohl die Inhalte selbst in SharePoint liegen. Dieses Wiki ist allerdings nicht besonders praktisch, man kann damit nicht einmal zwischen Seiten verlinken. Alternativ kann man hier das OneNote-Notizbuch in einem Teams-Reiter platzieren.
Grundsätzlich gilt aber: Egal mit welcher Art von Gruppe man arbeitet, man findet immer ein zentrales Wissensmanagement-Werkzeug vor, ob Notitzbuch oder Wiki.
3. Video-Portal
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icrosoft Stream ist eine der neuesten Applikationen in Office 365. Stream wird in absehbarer Zeit Video esetzten und bietet ein Youtube-artiges Benutzererlebnis. Stream ist vollständig integriert in Gruppen. Wenn man eine Gruppe anlegt, ist auch immer ein Stream Videoportal angeschlossen. Andersherum erhält man beim Anlegen eines Stream-Portals immer eine Outlook-Gruppe.
4. Welche Zugriffsmöglichkeiten auf Gruppen gibt es?
Gruppen sind von praktisch von überall auf jedem Gerät verfügbar. Mit den Browsern Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari und Edge kann man alle drei Gruppentypen über ihre Weboberfläche bedienen. Outlook-Gruppen verwendet man über Outlook 2016 am PC und Mac, ebenso über Outlook Gruppen auf iOS und Android.
Für Yammer gibt es bisher keine Desktop-App, aber Apps auf iOS und Android. Für Teams existieren Apps für PC, Mac, iOS und Android.
5. Konnektoren für externe Services
Konnektoren stehen für verschiedene Gruppen-Arten zur Verfügung. Damit ermöglicht Microsoft die Anbindung an Dienste außerhalb ihres eigenen Spektrums. Zu den verfügbaren Konnektoren zählt beispielsweise der für Salesforce, der einem Team zur Verfügung gestellt werden kann.
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Was ist mit Skype (for Business)?
Gruppen haben auf den ersten Blick keine Berührungspunkte mit Skype for Business. Laut einer Aussage von Microsoft kann man aber einen Chat mit jedem Gruppenmitglied starten, allerdings ist bisher keine schriftliche Dokumentation dazu zu finden. Der Nutzen ist darüber hinaus auch unklar.
Kann man Gruppen löschen?
Ja. Wenn man eine Gruppe löscht, wird alles entfernt, das damit in Zusammenhang steht, einschließlich der Kommunikation, den SharePoint Sites, dem Plan und so weiter. Man kann die Elemente übrigens nicht einzeln löschen, sondern muss immer die gesamte Gruppe löschen.
Kann man Gruppen zusammenführen?
Wenn zwei oder mehr Gruppen mit Überschneidungen existieren, gibt es keine Möglichkeit, diese zusammenzuführen. Man muss also die Inhalte manuell zwischen den Apps transferieren.
Kann man OneDrive (for Business) einbinden?
OneDrive for Business ist der persönliche Speicherplatz in Office 365, es gibt hier keine Berührungspunkte mit Gruppen. Als mögliche Arbeitsweise kann man Daten in der Entwurfsphase in OneDrive speichern und sie später in die SharePoint-Site der Gruppe übertragen, damit die anderen Mitglieder zugreifen können.
Kann man extern freigeben?
Externe Freigaben sind auf der App-Ebene möglich, also mit Outlook, Yammer, SharePoint, Planner und Teams. Es gibt aber keine globale Freigabe einer gesamten Gruppe. Die Freigabe wird über die Administration geregelt.
Kann man den Gruppen-Typ wechseln?
- Man kann kein Outlook-Postfach/Kalender und keinen Teams Chat zu einem Yammer-Feed hinzufügen
- Man kann einen Teams-Chat zu einer Outlook-Gruppe hinzufügen, nachdem dieser erstellt wurde
- In einem Team steht immer ein Outlook-Postfach und ein Kalender zur Verfügung
- Man kann Yammer nicht in eine Outlook-Gruppe oder einen Teamchat hinzufügen (als Teil derselben Gruppe)
- Yammer ist in verschiedener Hinsicht ein gewisser Sonderfall
Wenn man aber nur Einzelfunktionen will…?
Im Zusammenhang mit Gruppen erhält man immer ein Bündel an Apps. Möchte man beispielsweise nur einen Plan mit Planner erzeugen, oder nur eine SharePoint-Site, ist das nicht möglich. Jede der oben beschriebenen Apps erzeugt nämlich immer eine komplette Gruppe, sobald man einen neuen Arbeitsbereich in der App erzeugt. Beim Anlegen eines Plans etwa erhält man automatisch eine Outlook-Gruppe. Falls diese Zusätze in einzelnen Fällen überflüssig sind, sollte man sie einfach links liegen lassen – immerhin entstehen damit keine weitern Kosten.
[Der englische Originalartikel ist hier zu finden: http://icansharepoint.com/everyday-guide-office-365-groups/
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