Alternativlos: Warum das Intranet der Kanal für die interne Kommunikation bleiben muss

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Welche Rolle spielt heute das Intranet für die interne Kommunikation in den Unternehmen? Nicht mehr die dominierende, wie das noch vor einigen Jahren der Fall war, schreibt James Robertson in einem aktuellen Beitrag für CMSwire. Der Grund dafür ist, dass die Kommunikations-Verantwortlichen oft frustriert sind von den Beschränkungen der Tools, die sie von der IT-Seite bereitgestellt bekommen.

Wenn Sie die interne Kommunikation nicht ernst nehmen und sie nicht mit modernen Werkzeugen unterstützen, werden Sie die Zersplitterung des digitalen Arbeitsplatzes in viele Kanäle erleben.

Um die Mitarbeiter bestmöglich mit Nachrichten zu erreichen, weicht man heute oft auf alternative Tools aus, oder auch auf E-Mail. Laut Robertson ist das ein falscher Weg. Dabei erläutert er in einigen Beobachtungen und Thesen, weshalb das Intranet wieder zum zentralen Kanal befördert werden sollte.

Seine Kernthese gleich zu Anfang lautet: „Wenn Sie die interne Kommunikation nicht ernst nehmen und sie nicht mit modernen Werkzeugen unterstützen, werden Sie die Zersplitterung des digitalen Arbeitsplatzes in viele Kanäle erleben.“

Wachsende Frustration mit Intranets

Während viele Intranets auf einem modernen Stand sind und die neuesten technischen Möglichkeiten nutzen, verharren andere in einem altmodischen Zustand von vor zehn oder 15 Jahren. Solche rückständigen internen Websites frustrieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die internen Kommunikationsteams.

Das sind einige typische Probleme mit veralteten Intranet-Umgebungen:

  • Rudimentäre Nachrichtenfunktionen ohne moderne Optionen wie Video-Streaming, Kommentare oder ein Nachrichtenarchiv
  • Unzeitgemäße optische Darstellung der News im Intranet
  • Beschränkungen bei der Reichweite, so dass Intranet-News nicht alle Mitarbeiter erreichen, sowie fehlende Mobile-Unterstützung
  • Keine Möglichkeit der zielgerichteten Zustellung von News an bestimmte Zielgruppen
  • Keine Analyse von Reichweite und Leseverhalten
  • Fehlende Koordinierung zwischen dem Intranet und den aufkommenden Kollaborationswerkzeugen, und dadurch ein Nebeneinander mehrerer Nachrichtenbereiche

Bessere Kommunikation über soziale Netzwerke?

Tools für Social Networking und Collaboration boomen seit längerem und stellen auch einen alternativen Kanal für die internen Kommunikatoren dar. Yammer ist dafür ein gutes Beispiel, aber auch neuere Tools wie Workplace von Facebook und Microsoft Teams. Oft stellt sich die Frage, ob die interne Kommunikation nicht auch über diese Tools abgewickelt werden kann.

Das Problem dabei ist, dass die interne Kommunion alle Mitarbeiter erreichen muss, was mit diesen Kollaborationswerkzeugen oft nicht gewährleistet ist. Ohne eine klare Strategie zur breiten Einführung von Collaboration-Tools stehen der Kommunikation zwar zusätzliche Kanäle zur Verfügung, aber kein echter Ersatz für Intranet-News.

Ist E-Mail die Lösung?

E-Mail steht in vielen Unternehmen auf der Abschussliste, oder zumindest versucht man, deren Nutzung zu reduzieren. So mag es erst einmal überraschend klingen, dass viele interne Kommunikatoren die Nachrichten über E-Mail versenden wollen. Tatsächlich ist E-Mail aber bis heute, und vermutlich auch weiterhin der De-facto-Nachrichtenkanal. Nicht umsonst ist E-Mail-Marketing im Aufwind, E-Mail-Newsletter erzielen hohe Reichweiten und Öffnungsraten. Dennoch ist das Medium limitiert, sobald es beispielsweise um multimediale Inhalte wie Videos geht.

Nachrichten für das gesamte Unternehmen verbreiten

Das oberste Ziel der internen Kommunikation bleibt weiterhin, die gesamte Belegschaft mit Nachrichten zu erreichen, und zwar schnell und mit relevanten Inhalten. Der IT kommt hierbei die Aufgabe zu, dafür eine Plattform bereitzustellen, die diese Anforderungen bestmöglich erfüllt. Dabei sollten auch verbreitete Probleme beseitigen werden, wie sie bei Active Directory, Endbenutzerlizenzen und universellem mobilen Zugriff existieren. Auch das Benutzererlebnis beim Konsum von Intranet-News gilt es zu optimieren, idealerweise unterstützt durch eine moderne Intranet-Plattform.

Insgesamt müssen die Unternehmen das Thema interne Kommunikation ernster nehmen und es angemessen ausstatten und unterstützen. Die Kommunikationsteams sollten auch in Entscheidungsprozesse eingebunden werden.

Keine weitere Fragmentierung der internen Kommunikation

Eine weitere Fragmentierung der internen Kommunikation hilft niemandem. Bei den Führungskräften sinkt das Vertrauen mit jedem neuen Nachrichtenkanal, und gleichzeitig steigt auch das Spamrisiko. Bei den Mitarbeitern entsteht schnell das Gefühl, dass sie im Dunkeln gelassen werden und nicht mehr über wichtige Vorgänge im Bilde sind, was sich entsprechend auch auf ihr Engagement niederschlagen kann.

Es spricht also einiges dafür, dass die interne Kommunikation den Schwerpunkt ihrer Aktivitäten wieder auf das Intranet legt. Die Unternehmensführung sollte die interne Kommunikation ernst nehmen und sie dabei unterstützen, Intranet-Nachrichten auf hohem Niveau anzubieten.

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