Teams statt SharePoint: So integrieren Sie das Intranet oder SharePoint-Seiten als App in Teams

Inzwischen hat es sich rumgesprochen: Teams eignet sich bestens als zentrale Benutzeroberfläche für die tägliche Arbeit. Statt zwischen Anwendungen oder Browserfenstern zu wechseln, vereint Teams alles alles in einer Oberfläche. Doch was passiert mit bestehenden SharePoint-Seiten, oder dem Intranet? Warum nicht einfach alles in Teams als App integrieren? Wir zeigen, wie es geht.
(Von Marco Schmittnägel*)

SharePoint als Tab in Teams – funktioniert das?

Teams boomt, doch es existiert eine gewisse Konkurrenzsituation zu SharePoint: Soll man das Intranet oder Geschäftsanwendungen weiter über SharePoint im Browser betreiben, oder lässt sich das auch in Teams integrieren? Zumindest technisch gestaltete sich so eine Integration in Tabs bisher eher umständlich. Doch die Bedingungen dafür haben sich geändert, seit man SharePoint-Inhalte als „Personal Apps“ in die linke Funktionsleiste von Teams einbinden kann. So können Sie auch ohne externe Unterstützung durch Entwickler oder Dienstleister solche Apps in wenigen Minuten erstellen. Damit steht einem Einsatz von Teams als exklusivem Arbeitsplatz inklusive des SharePoint-Portals nichts mehr im Weg. Administratoren können solche Apps sogar zentral für alle oder auch nur für bestimmte Benutzergruppen in Teams bereitstellen.

Anleitung: So erstellen Sie Ihre erste Teams-App

Vorbemerkung: Falls einzelne Schritte in diesem Artikel nicht funktionieren sollten, liegt das wahrscheinlich daran, dass notwendige Funktionen durch Ihren Administrator gesperrt wurden. Eine Freischaltung ist möglich, indem anhand der Microsoft-Dokumentation und den Richtlinien & Einstellungen die App „App Studio“ sowie die Funktion zum Hochladen benutzerdefinierter Apps aktiviert wird.

1. Neue App anlegen

Um eine neue App zu erstellen, suchen Sie zunächst nach dem „App Studio“ von Microsoft und fügen dieses hinzu (1). Über den „Manifest Editor“ können Sie eine neue App erstellen oder alternativ ein bereits vorhandenes App-Paket importieren (2). In der angezeigten Konfigurationsoberfläche der App ist nur ein Teil der Eingaben notwendig. Lassen Sie sich daher nicht von den Möglichkeiten abschrecken (3).

Die folgenden Eingaben sind zwingend erforderlich – alle weiteren Felder können Sie ignorieren:

App Names

• Short Name: Ein sehr kurzer Name für die App. Dieser wird in Teams in der linken Leiste unterhalb des Icons angezeigt und ist idealerweise nicht länger als 10 Zeichen.
• Full Name: Ein längerer Name, der in Detailseiten der App angezeigt wird.

Identification

• App ID: Eine eindeutige, technische ID. Es genügt, einmalig auf „Generate“ zu klicken.
• Package Name: Ein eindeutiger, technischer Name (z. B. „de.contoso.teams.portal“), der beliebig gesetzt werden kann.
• Version: Wir starten mit 1.0.0 und erhöhen diese bei Bedarf, wenn wir das App-Paket später verändern.

Descriptions

• Short Description: Eine Kurzbeschreibung, die in einigen Übersichten angezeigt wird.
• Full Description: Eine detailliertere Beschreibung der App, die auf verschiedenen Detailseiten angezeigt wird.

Developer Information (für interne Apps eher unwichtig)

• Name: Der Name des Entwicklers (z. B. der Name Ihrer Firma)
• Website: Eine beliebige URL (z. B. die öffentliche Website Ihrer Firma)

App URLs (für interne Apps eher unwichtig)

• Privacy Statement: Die URL zu Ihrer Datenschutzerklärung oder eine andere, beliebige URL.
• Terms of Use: Die URL zu Ihren Nutzungsbedingungen oder eine andere, beliebige URL.

Für interne Apps sind die meisten Angaben eher zweitrangig. Wichtig ist tatsächlich vor allem der Short Name, da dieser immer angezeigt wird.

2. Die gewünschten SharePoint-Seiten einbetten

Nun kommt der wichtige Teil, in dem über „Tabs“ festgelegt wird, welche SharePoint-Seiten einbettet werden sollen.

• Der Name des Tabs wird später direkt in der App angezeigt und sollte daher möglichst eindeutig gewählt sein. Als „Entity ID“ können sie wieder eine beliebige Zahl eingeben – beispielsweise 20002000 für den ersten Tab und 20002001 für den zweiten Tab.
• Die „Content URL“ legt die Seite fest, welche eingebettet werden soll. Es genügt hier, wenn sie einfach in SharePoint zu der gewünschten Seite navigieren und die URL aus der Browserleiste kopieren. Es macht dabei keinen Unterschied, ob es eine Inhaltsseite, Bibliothek oder Liste ist. Die „Website URL“ weicht nur in wenigen Fällen von der „Content URL“ ab. Sie legt fest, was bei einem Klick auf die kleine Weltkugel (rechts oben) geöffnet wird.
• Um die App zu testen, können wir unter „Test and distribute“ auf „Install“ klicken und fügen die App in unserem eigenen Teams-Client hinzu. Sollte es noch fehlende Eingaben geben, so werden diese rechts neben den Buttons angezeigt.

3. Gestaltung des App -Icons

Als Nächstes möchten wir noch ein schöneres Icon vergeben. Wir öffnen dazu wieder das „App Studio“ und klicken auf die eben erstellte App. Unter „App Details“ gibt es am unteren Ende im Bereich „Branding“ die Möglichkeit, Bilder für die App zu hinterlegen.

„Full Color“ legt das allgemeine, farbige Icon der App fest und wird im Format 192*192 Pixel benötigt. Dieses Bild wird beispielsweise in der App-Übersicht angezeigt. Sollte das Bild teilweise transparent sein, so wird es entsprechend mit der gesetzten „Accent color“ hinterlegt.

„Transparent Outline“ wird in der linken Leiste von Teams angezeigt und erfordert das Format 32*32 Pixel. Für eine optimale Anzeige sollte es einen transparenten Hintergrund sowie ausschließlich weiße Linien bzw. Umrisse enthalten. Man kann sich hier an den anderen Icons von Microsoft (Aktivitäten, Teams, Chat, usw.) orientieren.

4. Testen der fertigen App

Dadurch, dass Änderungen an der App sehr schnell umgesetzt und getestet werden können, ist die Zeit von der vorhandenen SharePoint-Site bis zum fertigen App-Paket sehr kurz: Pro App mit etwas Übung fünf bis zehn Minuten.

Möchte man das App-Paket nun einzelnen Benutzern übergeben, können wir es unter „Test and distribute“ über „Download“ herunterladen. Das Paket kann dann in einem anderen Teams-Client direkt im Bereich „Apps“ über „Benutzerdefinierte App hochladen“ integriert werden.

5. Die Teams-Apps zentral bereitstellen

Ist die App fertig, möchten wir sie zentral für viele bis alle Benutzer bereitstellen, ohne dass jeder Einzelne sie selbstständig hochladen muss. Wir übergeben das App-Paket dazu einem Administrator, der im Teams Admin Center unter „Teams Apps“ und „Apps verwalten“ das App-Paket hochlädt.

Möchten wir später die App aktualisieren – beispielsweise, weil ein neuer Tab hinzukommt – kann der Administrator unter „Apps verwalten“ die betreffende App öffnen und über „Aktualisieren“ (2) das neue App-Paket hochladen (1).

6. So finden die Anwender die neue App

Sobald die App bereitgestellt wurde, können Anwender diese unter „Apps“ suchen und finden. Im Bereich „Entwickelt für “ werden alle zentral bereitgestellten, benutzerdefinierten Apps angezeigt und können hinzugefügt werden (1).

Möchte der Administrator die App für alle oder nur bestimmte Anwender direkt installieren und an der linken Leiste anheften, kann er dies unter „Einrichtungsrichtlinien“ vornehmen (2 und 3).

Die Richtlinie „Global“ umfasst dabei alle Benutzer, während andere Richtlinien durchaus weniger Mitarbeiter adressieren können. Die Konfigurationsmöglichkeiten beschreibt Microsoft im entsprechenden Dokumentationsartikel.

Es kann erfahrungsgemäß etwas dauern, bis neue oder aktualisierte Apps bei allen Anwendern angezeigt werden. Selbst auf dem Smartphone werden die Apps nach einiger Zeit angezeigt.

7. Aktuelle Einschränkungen

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels funktionierte dies allerdings nicht verlässlich. Manche Apps erschienen auf dem Smartphone gar nicht oder erst nach etlichen Tagen. Hier muss Microsoft noch nachbessern, bevor wir dies unseren Benutzern an die Hand geben können.

Fazit: Schluss mit SharePoint-Portalen, alles „appifizieren“?

Wir erinnern uns zurück an die guten alten SharePoint-Zeiten: Es gab eine Portal-Startseite mit den wichtigsten Inhalten, News, Links und einigen WebParts. Von dort aus haben wir den Benutzer über eine Navigation oder intelligente Links auf weitere Inhalte und Funktionen gelotst.

Da nun aber Teams als der bevorzugte Startpunkt für den Zugriff dienen kann – warum nicht einfach alles „appifizieren“ und den Benutzern als Teams-App bereitstellen? Wie im oben gezeigten Beispiel kann selbst die Portal-Startseite eine App innerhalb von Teams werden.

Wie gehabt werden wir auch weiterhin in SharePoint auf Basis von Inhaltseiten, Listen und Bibliotheken unsere Lösungen bauen. Manchmal nutzen wir zusätzlich Power Apps, manchmal vielleicht eine SharePoint Framework Entwicklungslösung. Am Ende des Tages ist der Weg zum Endbenutzer aber immer der gleiche: Wir verpacken sie als Teams-App und ermöglichen dadurch den Zugang für den Endbenutzer, ohne dass dieser einen Umweg über den Browser gehen muss. Unsere Anwender werden uns dafür dankbar sein, wenn wir Ihnen tatsächlich irgendwann einmal sagen können: In Teams findest du alles, was du brauchst.

* Marco Schmittnägel ist Team Leader Development bei der Lansco GmbH)