Anwaltskanzlei zentralisiert Wissensmanagement mit Sharepoint

Problem:

Eine Münchner Rechtsanwaltskanzlei mit internationalen Standorten suchte nach einer Lösung, um Unterlagen und Informationen standortübergreifend bereitzustellen und auszutauschen. Die 350 Mitarbeiter nutzten bisher unterschiedliche, teils dezentrale Systeme, was einen hohen Administrations- und Pflegeaufwand verursachte. Um die Arbeitssituation zu verbessern, sollte ein Wissensmanagementsystem aufgebaut werden, das alle Informationen in strukturierter Form bereitstellt, effiziente Suchmöglichkeiten bietet und dabei Schritt hält mit der starken Expansion des Unternehmens. Basierend auf einem neu zu schaffenden Intranet sollte ein Knowledge Center errichtet werden, das zunächst die gesamten Dokumente für den alltäglichen Geschäftsbetrieb zentral verwaltet. Das System sollte zudem offen sein für die zukünftige Integration von Business Intelligence und Workflows.

Aufwand:

• Erstellen eines Prototypen, Aufbau der Infrastruktur, Entwicklung des Knowledge Centers und Integration bestehender Daten;
• Zusätzlich zu den Intranetfunktionen von Sharepoint wurde das Knowledge-Center mit prozessorientierten Hierarchien als kundenspezifische Erweiterung entwickelt;
• Aufsetzen eines internen Projektteam aus IT-, Finanz- und Marketingabteilung. Durchführung von Workshops, um Sharepoint-Knowhow innerhalb des Unternehmens zu schaffen.

Nutzen und Ergebnis:

Mit dem Knowledge Center verfügt die Anwaltskanzlei über eine zentrale Plattform zum Erstellen, Bearbeiten und Ablegen von Daten. Die Mitarbeiter können nun unternehmensweit gültige Musterschriftsätze und Verträge, rechtliche Stellungnahmen, Präsentationen wie Seminarunterlagen verwalten. Die Suchfunktion erstreckt sich über alle Systemebenen, wobei die Anwälte neben der Volltextsuche über angepasste Suchmasken auch nach Rechtsgebieten wie „Arbeitsrecht“ oder „Immobilienrecht“ vorfiltern können. Die geschulten Projektmitarbeiter bilden ein unternehmensinternes Expertennetzwerk, das nun kleinere Sharepoint-Projekte eigenständig umsetzen kann. Nach Projektabschluss plant die Kanzlei weitere Funktionalitäten wie Bewerbermanagement, Eventmanagement sowie ein Extranet.

Kategorie:

Unternehmensweites Knowledge-Management

Urheber/Partner:

IPI GmbH, Lichtenau

Technik:

Microsoft Office SharePoint Server

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist Publisher und Chefredakteur von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Er ist Mitherausgeber einiger SharePoint- und Office 365-Marktstudien.

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