Beim Digitalen Arbeitsplatz müssen IT und Personalabteilung enger zusammenarbeiten

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Der Trend zum „Digitalen Arbeitsplatz“ erfordert auch eine engere Zusammenarbeit von Personalabteilung und IT-Organisation. Doch bisher finden beide nur selten ein gemeinsames Verständnis, wie die Studie „The Experience of Work“ zeigt. Wenn es gelingt, eine enge Kooperation zu organisieren, dann verbessern sich auch das Arbeitsklima und die Geschäftsergebnisse.

Bei Projekten rund um den „Digital Workplace“ handelt es sich heute nicht mehr um rein technische Angelegenheit. Zunehmend ist ein koordiniertes Handeln von IT und Personalabteilung gefordert. Doch genau hier hakt es laut Aussagen der Economist-Marktforscher sehr oft, wie 34 Prozent der in der Studie „The Experience of Work“ befragten Manager angeben. Für 32 Prozent ist das „Fehlen gemeinsamer Ziele und Kennzahlen“ die höchste Hürde. Auf „mangelndes Budget“ und „andere Prioritäten, die höher rangieren“ verweisen jeweils 28 Prozent der Befragten, wie ein Bericht auf CMSwire darlegt.

Innovative Unternehmen verstärken deshalb die Zusammenarbeit zwischen HR und IT, um die Belegschaft handlungsfähiger zu machen. Die Ansprüche der Mitarbeiter seien schließlich höher als jemals zuvor.

Konvergenz des physischen und des digitalen Arbeitsplatzes

Der Grund, warum die Personalabteilung und die IT zusammenarbeiten, liegt in der Konvergenz des physischen und digitalen Arbeitsplatzes: „Beide Abteilungen wollen die Mitarbeitererfahrung verbessern“, berichtet Tim Minahan, Chief Marketing Officer beim Softwarehaus Citrix, das die Studie gesponsert hat. „Die Verantwortlichen erkennen, dass die physische und die digitale Kultur zusammenwachsen. Gerade für junge Arbeitskräfte geht es nicht mehr nur um das Gehalt, sondern auch um Erfolg und Selbstverwirklichung. Um von dieser Kombination zu profitieren, schaffen Unternehmen ein angenehmes Arbeitsklima.“

Personalabteilungen benötigen Hilfe

CIOs und Personalchefs betrachten die digitale Transformation als ein gemeinsames Projekt; 45 Prozent der Leistungsträger und 38 Prozent der in der Digitalisierung fortgeschrittenen Unternehmen tun dies, so die Economist-Studie. „Die Personalabteilung spürt den Druck einer technologisch versierten Belegschaft“, berichtet Art Mazor, Global HR Transformation Leader bei Deloitte. „Das gilt insbesondere für die USA, wo die Arbeitslosenquote mit 3,7 Prozent so niedrig liegt, wie seit 50 Jahren nicht mehr.“ Viele Mitarbeiter hätten kein Problem damit, ihren aktuellen Arbeitsplatz zu verlassen, wenn sie ein besseres Angebot bekommen.

Laut Mazor bekommen Unternehmen gerade sehr viele Signale von ihrer Belegschaft: „Leistungsträger sind sich ihrer Stärke bewusst und erhöhen die Anforderungen an das Umfeld und die Ausstattung ihres Arbeitsplatzes. Unternehmen müssen diesen Forderungen nachkommen, wenn sie im Wettbewerb um die besten Talente nicht das Nachsehen haben wollen.“ Die Personalabteilung spüre das und erkenne, dass sie eng mit der IT zusammenarbeiten muss. Erfolgreiche Personalchefs profitierten von Recruiting-Lösungen und Applikationen für die individuelle Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter.

Gemeinsames Interesse an hochwertigen Mitarbeitererfahrungen

Beispiele zeigen den Nutzen dieser Kooperation: „Wir haben ein Team von Personal- und IT-Spezialisten, die sich gegenseitig zuarbeiten“, berichtet Valerie Hughes-D’Aeth, Group HR Director der BBC in der Economist-Studie. „IT und HR haben ein gemeinsames Interesse daran, eine qualitativ hochwertige Mitarbeitererfahrung zu liefern.“

Auch beim Krankenhausbetreiber Northwell Health kooperieren IT-Profis und Personalabteilung, um das Arbeitsumfeld zu verbessern. „Der Personalchef bestimmt die Strategie. Ich muss ihm sagen, was aus technologischer Sicht möglich ist und ihm Lösungen anbieten“, berichtet Elina Petrillo, stellvertretende Vizepräsidentin für HR-Technologie. Selbst Arbeitssuchende profitieren von der Zusammenarbeit zwischen IT und Personalabteilung. So können Interessenten ihre Bewerbungen nun über ein Smartphone einreichen. Neue eingestellte Mitarbeiter finden in einem Self-Service-Portal Informationen über ihren Arbeitsbereich. Das Team von Petrillo macht Mitarbeiter in YouTube-Videos mit neuen Technologien oder Prozessen vertraut, die das Unternehmen gerade einführt.

IT kümmert sich um Datenschutz

Geht es um die Daten, unterstützen IT-Spezialisten die Personalabteilung. „Die Mitarbeiterdaten sind sehr sensibel, und das Risiko von Datenschutzverletzungen ist enorm hoch“, erläutert Mike Couvillion, CTO des Personalsoftware-Anbieters Kazoo. „Daher stellen IT-Spezialisten die Compliance sicher.“ Ein wesentlicher Bestandteil des Schutzes der Privatsphäre sei die Schulung der Mitarbeiter, wie man mit sensiblen Informationen sicher umgeht. „Das Wissen, welche Mitarbeiterdaten das Unternehmen wo vorhält sowie die enge Zusammenarbeit mit IT-, Compliance-, Finanz- und anderen Abteilungen im gesamten Unternehmen ist der Schlüssel für den Erfolg”, erläutert Couvillion.

Technische Entscheidungen gemeinsam treffen

„Mitarbeiter erwarten einfache, zuverlässige und verständlichen Abläufe“, berichtet Ravi Singh, CTO und Mitbegründer von des Automatisierungs-Spezialisten Catalytic. Eine gemeinnützige Universitätsklinik, mit der Singhs Team zusammenarbeitet, beschäftigt mehr als 4.500 Ärzte und Wissenschaftler sowie 58.400 Mitarbeiter in der Verwaltung. Um das Arbeitsklima zu verbessern, treffen der Personalchef, der IT-Leiter sowie der Finanzchef CIO und CFO technische Entscheidungen gemeinsam. Ziel ist es, das Change Management zusammen mit allen Mitarbeiter zu optimieren. „Sind IT- und Personal-Prozesse eng miteinander verwoben, steigt die Effizienz am Arbeitsplatz“, erläutert Singh. „In einem wettbewerbsorientierten Markt wollen die Verantwortlichen das Arbeitsklima und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen verbessern.“

Die Motivation der Mitarbeiter steuert den Geschäftserfolg

„Dank der Partnerschaft zwischen HR und IT motivieren Unternehmen ihre Mitarbeiter auch emotional“, berichtet Brett Brosseau, Vice President von Noble Gaming Solutions, einem Hersteller von Software für Contact Center. „Während sich das Altersspektrum der Belegschaft von Baby Boomers und Generation X in Richtung Millennials und Generation Z verschiebt, ändern sich die Motivationshebel.“ In der Vergangenheit habe es ausgereicht, Mitarbeiter auf transaktionaler Basis zu motivieren. „Heute sprechen innovative Unternehmen aus allen Branchen ihre Mitarbeiter emotional an, weil sie erkannt haben, dass ihre Motivation darüber entscheidet, ob die Umsatz- und Ergebnisziele erreicht werden.“

Jürgen Frisch

Jürgen Frisch

Jürgen Frisch arbeitet als freier Journalist für Informationstechnologie in Stuttgart. Seine Spezialgebiete sind betriebswirtschaftliche Standardsoftware, Lösungen zur Kundenbindung und zur Datenanalyse sowie Werkzeuge, mit denen Unternehmen die Zusammrenarbeit ihrer Mitarbeiter effizient organisieren. Vor der Eröffnung seines Redaktionsbüros war erRedakteur und Leitender Redakteur bei IT-Fachzeitschriften wie Computer Zeitung und is report
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