Checkliste E-Learning: Worauf Sie bei der Auswahl von Microsoft 365-Trainings achten sollten
Microsoft 365 ist weithin anerkannt für seine umfassenden Funktionen und vielseitigen Anwendungen, die eine zeitgemäße Zusammenarbeit und Produktivität in Unternehmen fördern. Dennoch stellt die sich ständig verändernde Arbeitswelt, geprägt von Updates und neuen Anwendungen, eine Herausforderung dar, wenn es darum geht, Microsoft 365 effektiv zu nutzen. Die erfolgreiche Nutzung neuer Funktionen und Anwendungen erfordert Schulungen und Orientierungshilfen.
Mit E-Learning die Nutzer auf dem neuesten Stand halten
Genau hierbei kommt E-Learning ins Spiel. Die Auswahl des richtigen Anbieters für Microsoft 365 E-Learning-Inhalte ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind und die verschiedenen Apps auf effiziente Weise nutzen können. Im Idealfall bieten solche Lerninhalte auch Best Practices, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Im Unterschied zu anderen Schulungsthemen erfordert Microsoft 365 spezielle Herangehensweisen im Bereich des E-Learnings. Das liegt nicht nur an der Komplexität von Microsoft 365, sondern auch an seiner ständigen Weiterentwicklung. Daher ist es wichtig zu verstehen, dass ideales E-Learning nicht als eine einmalige Investition betrachtet werden sollte, sondern vielmehr als ein kontinuierlicher Begleiter im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter.
Aufgrund der Komplexität von Microsoft 365 ist E-Learning ein kontinuierlicher Begleiter der Mitarbeiter.
Wichtige Kriterien für den Anbietervergleich:
Im Auswahlprozess eines geeigneten Anbieters gibt es mehrere entscheidende Kriterien zu berücksichtigen.
• Alle Microsoft 365-Apps: An erster Stelle steht die umfassende Abdeckung aller 30 Microsoft 365 Apps in den Schulungsinhalten.
• Laufend aktualisierte Inhalte: Zudem ist es entscheidend sicherzustellen, dass die Lernmaterialien in regelmäßigen Intervallen, idealerweise monatlich, aktualisiert und erweitert werden, um den kontinuierlichen Veränderungen in Bezug auf Microsoft 365 gerecht zu werden.
• Anpassung an das Unternehmen: Ein weiterer zentraler Faktor ist die Anpassungsfähigkeit der Schulungsinhalte an Ihre Unternehmensumgebung und Kollaborationsstrategie. Dabei ist es von Bedeutung, dass die Inhalte nicht nur auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten sind, sondern auch die Flexibilität bieten, individuellen Anforderungen und Use-Cases gerecht zu werden.
Die Möglichkeit, E-Learning-Videos gezielt auf konkrete Arbeitsaufgaben anzupassen und dabei die unterschiedlichen Kenntnisse Ihrer Nutzer zu berücksichtigen, spielt hierbei eine zentrale Rolle. Eine klare und gut strukturierte Darbietung der Inhalte in sinnvollen Kategorien trägt dazu bei, die Orientierung für Ihre Mitarbeiter zu erleichtern.
• Mitgestaltung bei den Inhalten: Denken Sie auch darüber nach, die Option zur aktiven Mitgestaltung der Lernplattform und der Lerninhalte zu nutzen. Hierbei sollten Sie die Möglichkeit haben, persönliches Feedback zu geben und Einfluss auf die Entwicklung künftiger Schulungsinhalte zu nehmen. Dabei sollten Sie stets die volle Kontrolle über Aufbau, Design und Inhalt der Schulungsmaterialien behalten.
• Lernaufwand und Länge der Inhalte: Es ist ebenso bedeutend, den Lernaufwand und die Vielfalt der Schulungsinhalte im Blick zu behalten, einschließlich der Dauer der Lerneinheiten und der Abwechslung im Lehrmaterial. Überlegen Sie, ob längere Lerneinheiten von einer Stunde geeignet sind oder ob kürzere Lerninhalte im Bereich von 1 bis 10 Minuten besser in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter integriert werden könnten.
• Über Neuigkeiten informieren: Die Möglichkeit, sogenannte News-Webinare einzubeziehen, um Ihre Nutzer über aktuelle Entwicklungen, Neuigkeiten und neue Funktionen zu informieren, könnte ebenfalls ein weiteres Kriterium darstellen, das Sie bei Ihrem Anbietervergleich in Betracht ziehen sollten.
• Zugänglichkeit und Einbindung eigener Inhalte: Die Zugänglichkeit der Schulungsinhalte sollte gewährleistet sein, dass Sie sicherzustellen können, dass Ihre Anwender leicht und schnell im Arbeitsalltag auf die Inhalte zugreifen können. Zudem sollte es Ihnen möglich sein, Ihre eigenen Inhalte integrieren zu können und das Design der Lernplattform entsprechend Ihren individuellen Unternehmensanforderungen anzupassen.
• Speicherung und Suche: Zu guter Letzt sollten Sie auch die Überlegungen zur Speicherung und zur einfachen Auffindbarkeit der Inhalte in Betracht ziehen. Besonders im „Moment of Needs“, wenn Ihre Anwender dringend Informationen benötigen, stehen diese Aspekte im Fokus für die meisten Unternehmen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung zu überprüfen, ob die Schulungsinhalte auf einer Vielzahl von Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, problemlos zugänglich sind und ob sie mithilfe der Microsoft 365 Suchfunktion leicht auffindbar sind.
Betreuung und kontinuierliche Begleitung
Neben der Qualität der Schulungsinhalte spielt die Betreuung und kontinuierliche Evergreen-Begleitung eine entscheidende Rolle für viele Unternehmen. Achten Sie auf:
- Häufigkeit von persönlichen Strategie-Gesprächen: Wie oft können Sie individuelle Gespräche mit dem Anbieter führen? Eine monatliche Gesprächskoordination hat sich als sinnvoll erwiesen.
- Verfügbarkeit eines persönlichen, fachkundigen Ansprechpartners: Ein direkter Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen, Ihre Anforderungen und Ihre Mitarbeiter kennt, kann bei Fragen und Problemen äußerst wertvoll sein.
Rahmenbedingungen und Kosten
Ebenso sind die Rahmenbedingungen entscheidend: Eine klare und transparente Preisgestaltung, um sicherzustellen, dass die Kosten im Einklang mit Ihrem Budget stehen.
Die Zeitspanne, die für die Einrichtung und Freischaltung der Inhalte benötigt wird. Wie lange dauert es, bis Ihre Anwender auf die Schulungsinhalte zugreifen können?
Berücksichtigung der kostenlosen Microsoft-Lerninhalte: Microsoft bietet eine Vielzahl kostenloser Lernressourcen an. Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie in Erwägung ziehen, ob diese kostenlosen Ressourcen in Ihre Learning-Konzept einbezogen werden sollten, da sie eine wertvolle Ergänzung zu kostenpflichtigen Schulungsinhalten darstellen können.
Fazit: Bestmögliche Unterstützung der Mitarbeiter
Bei der Auswahl des richtigen Anbieters für Ihre Microsoft 365-Lerninhalte ist es entscheidend, sorgfältig diese verschiedenen Kriterien zu prüfen. Das Hauptziel sollte darin bestehen, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter bestmöglich unterstützt werden, um die vielfältigen Funktionen von Microsoft 365 effizient und produktiv nutzen zu können.
Die 365 Akademie bietet die „Produktiver Arbeiten mit Microsoft 365“-Videoserie an. Hier gibt es jeden Monat die neuesten Videos rund um den Modern Workplace mit Microsoft 365.
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