Collaboration in der Baubranche: Wie Leonhard Weiss mit SharePoint die E-Mail optimiert

E-Mail wurde schon oft totgesagt, doch nach wie vor laufen in vielen Branchen zentrale Geschäftsprozesse über die elektronische Post. Wie sich damit effizientes Dokumenten- und Projektmanagement praktizieren und Datenchaos vermeiden lässt, zeigt ein Projekt beim Bauunternehmen Leonhard Weiss. SharePoint wurde dort um das Tool harmon.ie ergänzt, um eine weitgehende Automatisierung der Dokumentenprozesse am Client zu erzielen. So konnten Produktivitätshürden für Mitarbeiter beseitigt und eine konsequente, zentrale Dokumenten- und Projektverwaltung etabliert werden.

E-Mail ist tot, Social Collaboration sorgt für effiziente Zusammenarbeit im Unternehmen – so lautet eine populäre Fachmeinung. Doch die Realität in deutschen Unternehmen sieht oft anders aus. Beim Bauunternehmen Leonhard Weiss aus dem Baden-Württembergischen Göppingen/Satteldorf beispielsweise läuft nichts ohne E-Mail, der reibungslose Betrieb auf den europaweit verteilten Baustellen hängt von vielfältigen Dokumenten ab, die permanent versendet werden, wie der Bereichsleiter IT Atilla Kücük schildert: „Unsere Mitarbeiter hantieren ständig mit rund 900 Vorlagen, um die Prozesse von der Baustellenanmeldung, der Einrichtung bis zur Verfahrensanweisung korrekt abzuwickeln. Dabei fallen täglich enorme Mengen an E-Mails an.“ Für die Mitarbeiter war der Transport via E-Mail zweifellos praktisch, doch dem Management bereitete das wachsende Dokumentenchaos zunehmend Kopfzerbrechen. Der Großteil dieser Unterlagen verblieb nämlich in den lokalen Postfächern und PST-Dateien der Mitarbeiter, ein zentrales Speichern auf Dateiservern wurde lange Zeit ohne klare Standards und nicht konsequent praktiziert.

Von unstrukturierten File-Servern zum Dokumenten-Teamwork mit SharePoint

Schon vor einigen Jahren wurde deshalb unter dem Projektnamen ePOS Microsoft SharePoint eingeführt. Wichtigstes Ziel war zunächst einmal, die unstrukturierte Datenhaltung auf Dateiservern in ein Dokumentenmanagement zu überführen, wie Kücük erklärt: „Unser Unternehmen besteht aus verschiedenen, relativ eigenständigen Geschäftsbereichen wie Straßen- und Netzbau, Ingenieur- und Schlüsselfertigbau sowie Gleisinfrastrukturbau, wo die unterschiedlichsten Repositories für Dokumente existieren. Diese sollten alle in eine zentrale Struktur zusammengeführt werden.“

Als weiterer wichtiger Projektteil sollte ein Portal entstehen, das als zentraler Zugangangspunkt für alle Geschäftsprozesse inklusive SAP dient. Wichtigste technische Neuerung beim Umstieg auf SharePoint war die Einführung von Metadaten, um Dokumente eindeutig zu beschreiben und zu kategorisieren – unabhängig von der Ablagestruktur. Ein weiteres Ziel der SharePoint-Einführung war außerdem ein Mitarbeiter-Self-Service zur Berechtigungsvergabe. Der Zugriff auf Dokumente ließ sich damit erstmals kontrollieren, wobei die Benutzer selbst Berechtigungen verwalten und für weitere Personen vergeben konnten.

SharePoint-Unzulänglichkeiten minderten User-Akzeptanz

So gut das ursprüngliche SharePoint-Konzept war, so schwierig erwies sich dessen Umsetzung, und so drohte das ambitionierte Projekt sogar zeitweilig zu scheitern. Wie oft bei großen IT-Vorhaben unterschätzten die Verantwortlichen die Hürden auf der „letzten Meile“ zum Anwender. Denn für die Mitarbeiter bedeutete der Umstieg auf organisiertes Dokumentenmanagement einiges an Mehrarbeit, indem nun beim ordentlichen Speichern und Hochladen mehrere zusätzliche Arbeitsschritte anfielen. Während Benutzer zuvor ihre gesamte Arbeit mit Unternehmensdokumenten im vertrauten Outlook-Client abwickeln konnten, so kam nun als zusätzliche Oberfläche für die Verwaltung das SharePoint-Portal ins Spiel. Auch das Hochladen selbst erwies sich als kompliziert, weil nun mindestens fünf Schlagworte zur Klassifizierung eines jeden Dokuments eingegeben werden mussten. Zu guter Letzt nervte noch eine SharePoint-Eigenheit: Der Upload-Dialog lässt den Benutzer immer nur eine einzelne Datei auswählen,

so dass sich der Vorgang bei mehreren Dokumenten ständig wiederholte. Unterm Strich führte der Umstieg von File-Servern auf SharePoint also zu deutlicher Mehrarbeit, so dass die großflächige Umsetzung innerhalb der Leonhard Weiss-Gruppe am Anfang nur eine geringe Akzeptanz bei den Mitarbeitern fand.

harmon.ie beseitigt das Upload-Nadelöhr von SharePoint

Um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen und die Mitarbeiter neu zu motivieren, suchte der inzwischen neu an Bord gegangene CIO Atilla Kücük nach einer Lösung. Eine passende Lösung fand sein IT-Team beim Anbieter harmon.ie, der einer Outlook-Erweiterung eine umfassende SharePoint-Automatisierung ermöglicht. Harmon.ie nimmt dabei dem Benutzer praktisch alle manuellen Schritte ab, die für eine Interaktion zwischen Outlook, Desktop und SharePoint erforderlich sind.

Erhält beispielsweise ein Entscheider eine Baustellenanmeldung per Mail, so verfährt er wie folgt:

• Er zieht die Mail oder den Anhang in die harmon.ie-Seitenleiste, wo als mögliche Ziele alle relevanten Ordner des SharePoint-Server bereitstehen.
• Beim „Fallenlassen“ einer Mail oder eines angehängten Dokuments versucht das Tool automatisch, die passenden Metadaten zu vergeben.
  „Mit harmon.ie konnten wir das Dokumenten-Handling verbessern und die SharePoint-Nutzung steigern“
• Anschließend landet die Datei in der passenden SharePoint-Bibliothek. Dieses Verfahren funktioniert auch mit mehreren gleichzeitig ausgewählten Dokumenten.

Auf diese Weise entspricht das Ablegen von Dokumenten aller Art weitgehend dem alten Verfahren mit Netzwerklaufwerken – nur, dass hier nun ein intelligentes Dokumentenmanagement dahintersteckt. Mit der Einführung des Tools verschwanden auch die Akzeptanzhürden, die Mitarbeiter konnten wieder zur unverzichtbaren Unterstützung motiviert werden.

„Mit harmon.ie erleichtern wir den Mitarbeitern das gesamte Dokumenten-Handling und konnten so die Nutzung des SharePoint Server massiv steigern“, resümiert Atilla Kücük, CIO bei der Leonhard Weiss-Gruppe, die Vorteile des Tools.

Zukunft: Weitere Automatisierung, Portalintegration und Mobile

Für die Zukunft sind weitere Prozessautomatisierungen geplant, SharePoint soll zum zentralen Informations- und Anwendungsportal inklusive einer umfassenden SAP-Integration ausgebaut werden. Auch Mobile spielt dabei eine zunehmend wichtige Rolle. So ist in Zusammenarbeit mit harmon.ie bereits eine Lösung in Planung, um die steigenden Mengen an Smartphone-Fotos aus den täglichen Bauprojekten schneller und einfacher in das zentrale DMS zu integrieren.