Das Problem mit Unterwebseiten, Websitesammlungen – und warum Hub-Sites die mögliche Lösung sind

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SharePoint Hub Sites in Office 365Seit Microsoft die neuen SharePoint Hub Sites angekündigt hat, ist auch wieder die alte Diskussion aufgetaucht, ob man SharePoint am besten über Unterwebseiten (Sub Sites) oder Websitesammlungen (Site Collections) organisiert. Nur weil eine neue Funktion auftaucht, heißt das aber noch lange nicht, dass die bisher vorhandenen schlecht sind, wie Greg Zelfond in seinem Blog erklärt.

Dazu muss man sich noch einmal die Vor- und Nachteile von Unterwebseiten und Websitesammlungen vor Augen führen, wenn es darum geht, wie man Projekte und Abteilungen am besten in SharePoint abbildet.

Site Collections: Mehr Kontrolle, aber mehr Aufwand

Wählt man die Option mehrerer separater Websitesammlungen, dann haben dabei die jeweiligen Inhaber die maximale Kontrolle über die gesamten Inhalte ihrer Hierarchie aus Seiten und Dokumenten. Das altbekannte Problem dabei ist allerdings, dass jede Websitesammlung ihre eigenen Charakteristika wie Branding, Sicherheit, Metadaten und Navigation besitzt. Wenn man das in einer Site Collection aufsetzt, muss man den Vorgang in allen anderen wiederholen. Ab einer gewissen Zahl ist dieser Aufwand kaum mehr vertretbar.

Mit der Einführung von Office 365 Gruppen und den neuen Communication Sites hat Microsoft dieses Prinzip – oder auch Problem – der flachen Hierarchien noch einmal ausgeweitet. Denn jedes Mal, wenn eine neue Gruppe oder Communication Site angelegt wird, entsteht im Hintergrund auch eine neue Websitesammlung. Mit der Zeit führt das zu einer unübersichtlichen Ansammlung von Site Collections.

Sub Sites: Einfache Handhabung, unübersichtliche Strukturen

Genau aus den beschriebenen Situation heraus sind Unterwebseiten populär geworden. Mit ihnen lassen sich Inhalte in logische Hierarchien gruppieren, und auch die Themen Navigation, Sicherheit und Metadaten bekommt man über Vererbung leicht in den Griff. Dazu erstellt man einfach eine Elternseite mit globaler Navigation, die sich auf die darunterliegenden Seiten übertragen.

Allerdings haben auch Unterwebseiten einen großen Haken: Wie bei Ordnern auf Dateiservern, wo man beliebig viele Unterordner erstellen kann, entstehen hier schnell unübersichtlich verschachtelte Strukturen.

Ein weiteres Problem mit einmal erstellten Unterwebseiten ist, dass man sie ohne Migrations-Werkzeug nicht mehr einfach verschieben kann, wenn sich zum Beispiel organisatorisch etwas ändert.

Hub Sites: Endlich einfacheres Handling von Site Collections

Mit den Hub Sites, die nun in SharePoint Online verfügbar sind, wird das Handling von Websitesammlungen wieder einfacher und damit attraktiver. Anstelle von hierarchisch aufgebauten Unterwebseiten legt man alle Sites als separate Site Collections an, und organisiert sie dann in Hubs. So erhält man eine flache Hierarchie, und, was zuvor nicht möglich war: eine gemeinsame Navigation über viele Websitesammlungen hinweg.

Dabei kann man sich beliebige Site Collections heraussuchen, auch solche von Office 365 Gruppen und Communication Sites, und sie unter gemeinsame Navigation und Sicherheitseinstellungen vereinen. Entsteht später einmal durch Reorganisation der Bedarf von Umgestaltungen, können diese ganz ohne Tools vorgenommen werden, über die Einrichtung neuer Hubs oder die Anpassung bestehender.

Fazit: Gewohnte Abläufe und technische Hürden

Ob sich an der Verwendung von Unterwebseiten etwas ändert, bleibt davon aber vermutlich unberührt. Wie bei den Ordnern hat man es hier mit Gewohnheiten zu tun, die die Anwender nicht so schnell ablegen werden.

Nicht übersehen sollte man im Moment auch, dass Hub Sites nur über die PowerShell angelegt werden können, und nicht über das Admin-Center. Damit ist die Option für die meisten Site-Owner nicht praktikabel.

Kleine Unternehmen und Abteilungen werden also vorerst eher bei Websitesammlungen mit übersichtlich strukturierten Unterwebseiten bleiben.

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Tobias Wolter

Microsoft schleppt noch immer die Design-Entscheidungen aus 2003 mit. Man muss noch heute jedem SP-Anwender, der eine Seite erstellen möchte, den Unterschied zwischen Webseite und Site Collection erklären. Das dauert unter Berücksichtigung von Navigation, Abfragen (SPSiteDataQuery), Berechtigungen, Gruppen, SPSiteFeatures, Suche, Speicher-Limits mehrere Tage. Microsoft sollte die SiteCollection (SPSite) aus dem Object-Model entfernen, dessen Funktionen auf das Web übertragen, in einer neuen Cloud-Architektur dafür sorgen, dass in alle Richtungen skaliert werden kann. In den vergangen Jahren hat man mit zusätzlichen Features versucht, diese uralte Architektur zu beschönigen. In andren Intranet Produkten wird der Anwender von IT Architekturentscheidungen befreit, kann sich auf Darstellung und Inhalt konzentrieren. Zur Navigation: Eine tiefere Hierarchie wäre kein Problem, wenn es einen effektiven Mechanismus geben würde, Anwender über Änderungen an einer Webseite zu informieren. Es gib/gab den Folgen-Button, doch dessen Funktionsweise können noch nicht einmal Berater erklären. Nun geht der Trend zur Site Collection, autarken Informations-Silos. Vom… Read more »