dmmfree

Dateinamenerweiterungen in Dokumentenbibliotheken sichtbar machen

Print Friendly

Standardansich einer SharePoint-Dokumentenbibliothek ohne DateiendungenOb ein Umzug von altgedienten Dateiservern auf SharePoint im Unternehmen erfolgreich ist, hängt sehr oft davon ab, wie schnell sich die Benutzer mit der neuen Arbeitsumgebung zurecht finden. Die SharePoint-Dokumentenbibliothek präsentiert sich dazu mit einer vertrauten Explorer-ähnlichen Optik, doch im Detail lässt sie einige altbekannte Funktionen vermissen. So fehlt beispielsweise in der klassischen Ansicht von SharePoint 2013 und SharePoint Online die Darstellung der Dateiendungen, die den Benutzern eine hilfreiche Orientierung zu den Inhalten liefern würde. Das Fehlen wäre halb so schlimm, würde die Spalte ganz links die entsprechenden Symbole konsequent anzeigen. Tatsächlich sind hier gängige Dateiformate wie Word, Excel oder Powerpoint über ihre Icons gut erkennbar.

Schwieriger wird es jedoch bei allgemeineren Dateiformaten, die von SharePoint teilweise mit generischen Icons versehen werden, teilweise jedoch nur ein weißes Blatt-Symbol aufweisen. Zu sehen ist das hier auch am Screenshot. Dateinamenerweiterungen in Dokumentenbibliotheken - normaleweise unsichtbar Wie kann man nun erreichen, dass Dateien wie im Windows-Explorer eindeutig über ihre Endung identifizierbar sind?

SharePoint bietet nur eine Behelfslösung für Endungen

Um es vorwegzunehmen: Eine „saubere“ Lösung dafür bietet SharePoint nicht, jedoch einen Behelf, mit dem sich die Anwender arrangieren dürften. Dazu blendet man neben dem Dateinamen eine zweite Spalte ein, die die Bezeichnung „Name (zur Verwendung in Formularen)“ hat. Der Nachteil dieser Lösung: Auf die ursprüngliche eigentliche Spalte mit dem Dateinamen kann man weiterhin nicht verzichten. Der Grund dafür ist, dass diese Spalte die Namen mit Hyperlink darstellt, den man zum Öffnen der jeweiligen Dateien benötigt. Die neue Spalte liefert nur Text, aber keinen Hyperlink.

Hier nun die Schritt-für-Schritt-Lösung, die übrigens nur von Website-Inhabern durchgeführt werden kann. Es sind allerdings nur wenige Klicks erforderlich:

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Öffnen Sie in der Bibliothek oben im Menüband im Reiter „Bibliothek“ „Ansicht ändern“. Dateinamenerweiterungen in Dokumentenbibliotheken - Ansicht ändern

Dateinamenerweiterungen in Dokumentenbibliotheken - Spalten wählen2. Im Spalten-Abschnitt den entsprechenden Spaltennamen „Name (zur Verwendung in Formularen)“ suchen und aktivieren. Gegebenenfalls ist auch noch die Dateigröße nützlich. In der rechten Konfigurationsspalte kann man nun noch die „Position von links“ festlegen, in unserem Fall wäre das Spalte drei neben dem bestehenden Dateinamen. Bei Bedarf kann man hier auch noch unbenötigte Spalten deaktivieren. Danach ganz unten auf der Seite noch mit OK bestätigen.

3. Im Ergebnis sieht die modifizierte Dokumentenbibliothek nun folgendermaßen aus:

Dateinamenerweiterungen in Dokumentenbibliotheken - sichtbar Die englische Originalfassung des Artikels ist hier zu finden: http://icansharepoint.com/enabling-file-type-extensions-in-a-document-library

Matt Wade

Matt Wade

Matt Wade ist professioneller ‘SharePoint Geek’, Trainer und Power-User. Er meidet Coden und traut SharePoint Designer nicht über den Weg. Visual Studio lehnt er ebenso ab wie PowerShell und jedes andere nicht-SharePoint-Tool, das angeblich SharePoint verbessert. Stattdessen bevorzugt er SharePoint out-of-the-box. Motto: “Nur ein paar Stunden Training und etwas Trial-and-Error, und Sie können ebenfalls ein SharePoint-Meister sein.” Matt lebt in St. Thomas auf den amerikanischen Jungferninseln. +++ http://icansharepoint.com
Matt Wade

Hinterlasse einen Kommentar

Benachrichtige mich zu:
avatar
wpDiscuz