SharePoint-Performance messen: Analytics-Tool liefert detaillierte Berichte und Statistiken für Intranet und Web

Wann ist ein Intranet oder eine Website erfolgreich? In erster Linie dann, wenn die Zugriffszahlen hoch sind und viele Nutzer aus der Zielgruppe oder dem Unternehmen regelmäßig die Seiten besuchen. Um die Nutzungsintensität von Online-Präsenzen in all seinen Dimensionen zu erfassen, hat sich Google Analytics als quasi-Standard im Web etabliert. Damit lassen sich sogar SharePoint-basierende Websites und Intranets messen – wobei aufgrund der speziellen Architektur nur ein Teil der Aktivitäten erfasst wird. SharePoint verfügt auch selbst über einige Nutzungsberichte, doch diese decken lediglich fünf Prozent der benötigten Informationen ab. Als Allround-Alternative bietet sich hier „Analytics for SharePoint“ vom Tool-Spezialisten HarePoint an.

Google Analytics ist das nahezu perfektes Tool, um Seitenaufrufe, Besucherströme und Nutzerverhalten auf öffentlichen Websites zu erfassen und in vielen unterschiedlichen Berichten aufzubereiten. Auch in SharePoint-Umgebungen kann es zur Seitenanalyse eingesetzt werden. Dazu muss nur das entsprechende Analytics-Skript in die Master-Pages eingebettet werden. Wenn es allerdings darum geht, auch die SharePoint-typischen Systemaktivitäten zu erfassen, sollten die Vor- und Nachteile genauer betrachtet werden.

Die Vorteile von Google Analytics

Google Analytics arbeitet mit JavaScript-Code, der im Seiten-Header eingebettet und beim Laden der Seite im Benutzer-Browser ausgeführt wird. Am Server fällt Dank dieser Architektur keine Last an, die erforderlichen Informationen werden am Client erfasst. Auf Basis dieser gesammelten Daten kann Analytics Auswertungen darüber erstellen, wo sich die Besucher bewegt haben, wo sie herkommen und welche Systemumgebung sie verwenden, auf welchen Pfaden sie navigiert sind, nach was sie gesucht haben und ob sie den gewünschten Content gefunden haben.

Der Mehrwert von SharePoint-Spezifischen Analytics-Lösungen

Die Besonderheit von SharePoint liegt darin, dass seine Architektur auf Teamarbeit in organisierten Unternehmensumgebungen ausgelegt ist. Hierzu liegen entweder in SharePoint oder im ActiveDirectory ausführliche Informationen über die Anwender vor. HarePoint Analytics for SharePoint wurde speziell auf diese Systemumgebung hin konzipiert und kann so benutzerspezifische Daten schon während der Erzeugung einer Seite auf der Server auslesen. Auf diese Weise lassen sich statistische Berichte bereits auf Systemebene am Server erzeugen.

Ähnliches gilt für die Auswertung der Nutzung von Dokumentenbibliotheken und Listen. Im Fall von Google Analytics muss jede Dokumenten-URL mit einem JavaScript-Event versehen werden, um Downloads erfassen zu können. SharePoint Analytics kann bereits auf Systemebene Statistiken über Dateizugriffe erfassen. So lässt sich ganz einfach herausfinden, wer mit welchem Dokument arbeitet, welche Abteilung öfter eine Liste verwendet, oder wie oft eine Datei heruntergeladen wurde.

Ein weiterer Vorteil einer Unternehmensintern installierten Lösung ist die Sicherheit. So bleiben alle erhobenen Daten im Unternehmen und können von keinem Drittanbieter eingesehen werden. Selbst ein Betrieb ohne Internet-Anbindung ist so möglich.

Mit diesen Kennzahlen misst man den Erfolg eines Intranets

Bei SharePoint-Projekten wird viel Geld in Entwicklung, Infrastruktur, Administration, Design und Training investiert. Wenn dann mal alles rund läuft, stellt sich irgendwann einmal die Frage, wie effizient das neue Portal ist, und ob es die Erwartungen erfüllt. Folgende Nutzungsberichte liefern ein klares Bild über die Popularität des Portals und bilden die Grundlage für Optimierung jeglicher Art:

• Besucher und Sitzungen: Als wichtigste Kennzahl für den Erfolg einer Site gilt die Häufigkeit der Seitenzugriffe. Hierbei kommt es vor allam darauf an, wie viele individuelle Nutzer kommen, und wie viele neue Besucher man pro Tag oder Monat erhält.
• Site-Inhalte: Welche Inhalte sind am gefragtesten, welche Themen werden wenig geklickt, und wo existiert ungenutzter Content? Wenn man diese Zahlen als Portalbetreiber kennt, kann man die Erstellung der Inhalte daran ausrichten, und gleichzeitig wenig geklickte Inhalte durch ständige Messungen verbessern.
• Dokumentenbibliotheken und Listen: Wie stark oder schwach werden dedizierte SharePoint-Content-Bereiche genutzt, welche Abteilungen tragen am stärksten mit welchem Content bei und wie viele neue Dokumente wurde über einen Zeitraum X von wem erstellt?
• Suche: Das Design einer Site ist wichtig für die Navigation, aber viele Besucher finden die relevanten Informationen erst über die Suche. Wissen, was gesucht wird und wie relevant die Suchergebnisse sind zählt zum wichtigsten Feedback aus SharePoint-Berichten.

Wichtige Berichte für Administratoren

Beim Einsatz von SharePoint-Analytics profitieren nicht nur die Content-Verantwortlichen von exakten Analysen über die Inhaltenutzung, sondern auch die Administratoren. Folge Bereiche sind dabei von besonderem Interesse:

• Größe von Sites, Dokumentenbibliotheken und Listen
• Liegen möglicherweise zu viele Dokumente in SharePoint, so dass zukünftig bestimmter Content außerhalb von SharePoint gespeichert werden sollte? Welche Dokumente benötigen den meisten Platz und welche Listen sind am Limit bezüglich der maximalen Elementeanzahl?
• Workflows: Weder SharePoint noch der Designer bieten Informationen über die Nutzung von Workflows und welche Fehler dabei auftreten.
• Serverleistung: Bestimmte technische Berichte über die Farm-Leistung liefern ein klares Bild darüber, wo es Flaschenhälse gibt und wie sich SharePoint-Sites optimieren lassen.

Weitere Informationen:

HarePoint Analytics for SharePoint