Die 10 häufigsten Fehler bei der Einführung von Microsoft 365 – von falschen Zielen bis zu mangelndem Engagement

Die Ziele bei einer Microsoft 365-Einführung werden oft hoch gesteckt, und doch landen in der Praxis viele Organisationen nur bei der Minimallösung ‚Office-Update‘. Eine solche Entscheidung lässt sich zwar vergleichsweise schnell und kostengünstig umsetzen. Sie birgt allerdings einige Risiken, die sich auf lange Sicht negativ auf die Unternehmenskultur und Produktivität auswirken können.
Von Frank Schreiber, Know How AG*

Viele Unternehmen erkennen durchaus die Komplexität eines solchen Vorhabens und gehen die Microsoft 365-Einführung als Projekt an. Aber auch dann warten einige Herausforderungen und Stolpersteine. Das sind die 10 wichtigsten, die beachtet werden sollten:

1. Fehlende Kenntnisse über Microsoft 365-Nutzen

Microsoft 365 bringt Möglichkeiten mit, um Zusammenarbeit, Kommunikation und Arbeitsweisen im Unternehmen grundlegend zu verändern. Darum ist es wichtig, alle Verantwortlichen über Hintergründe sowie Chancen und Nutzen der Einführung aufzuklären, und gleichzeitig Missverständnisse und Ängste aus dem Weg zu räumen.

2. Vernachlässigte Mitarbeiter-Kommunikation

Mitarbeiter werden häufig nur einmalig über die Einführung von Microsoft 365 informiert. Die Kommunikation sollte jedoch kontinuierlich erfolgen. Nur so können alle die Bedeutung und Auswirkung auf ihren Arbeitsalltag verstehen und die positiven Effekte der Veränderung erkennen.

3. Zu viel Veränderung auf einmal

Die Komplexität und die Veränderung des Arbeitsalltags werden bei der Einführung oftmals unterschätzt. Mitarbeiter können die vielen Änderungen und Neuerungen möglicherweise nicht verarbeiten und sind dadurch überfordert. Das beeinträchtigt die Motivation und kann auch Widerstände gegen Veränderung anstacheln.

4. Unterschätzter Ressourcenbedarf

Unternehmen unterschätzen oft den Arbeitsaufwand und die personellen Ressourcen, die für eine umfassende Microsoft 365-Einführung erforderlich sind. Am Anfang geht es vor allem um Aufwände für die technische Einführung, danach sind Qualifizierungsmaßnahmen für die Mitarbeiter erforderlich. Das erfordert ausreichende Ressourcen und deren planvollen Einsatz.

5. Microsoft 365 ist nicht selbsterklärend

Microsoft verbessert laufend die Benutzerfreundlichkeit seiner Anwendungen. Dennoch sind diese angesichts der steigenden Komplexität auch heute für die Anwender nicht selbsterklärend. Aus diesem Grund sollte ein umfassendes Schulungs- und Trainingsangebot bereitgestellt werden.

6. Widerstände werden ignoriert

Widerstände in Einführungsprojekten sind nichts neues. Sobald sie auftreten, sollten man sie ernst nehmen und mit entsprechenden Maßnahmen reagieren. Begleitendes Adoption- und Change-Management kann bei umfangreichen Digitalisierungsprojekten mit Microsoft 365 daher entscheidend für den Erfolg sein.

7. Unterschätzte Auswirkung auf Unternehmenskultur

Ein fundamentaler Wandel wie die digitale Transformation zieht immer auch Veränderungen der Unternehmenskultur nach sich. Mitarbeiter geben altbewährte Arbeitsweisen zugunsten neuer Arbeits- und Denkweisen auf. Hier sind auch die Führungskräfte gefragt, ihre Führungsrollen neu zu definieren.

8. Fehlende Richtlinien und Prozesse

Ohne klare Richtlinien und Prozesse entsteht Chaos. Aus diesem Grund sollten Workflows und Prozesse klar definiert und Richtlinien für die Nutzung der einzelnen Tools eingeführt werden. Mitarbeiter müssen wissen, wann sie welches Tool einsetzen sollen.

9. Mangelhafte Integration mit bestehenden Tools

Viele Unternehmen nutzen bereits vor der Einführung von Microsoft 365 eine Vielzahl von Tools und geschäftlichen Anwendungen. Microsoft 365 muss daher praktisch immer in bestehende Systeme integriert werden. Geschieht dies nicht, kommt es häufig zu Unstimmigkeiten in den Arbeitsabläufen.

10. Fehlendes Langzeit-Engagement

Nach der Einführung ist vor der Weiterentwicklung. Unternehmen sollten nicht den Fehler machen zu glauben, dass nach der Implementierung von Microsoft 365 alles erledigt ist. Um den vollen Nutzen aus der Plattform zu ziehen, ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung erforderlich.

Weiterführende Informationen:

Welche Lösungsansätze sich für Microsoft 365-Einführungen anbieten, und welche Vor- und Nachteile zu erwarten sind lesen Sie in diesem Beitrag: Drei Pfade zur Microsoft 365-Einführung – vom reinen Office-Update bis zum Workplace-Projekt