Die 6 Anforderungen an ein Intranet in Zeiten von Employee-Experience-Lösungen wie Microsoft Viva

Im Intranet-Umfeld taucht immer öfter der Begriff Employee-Experience-Plattform  (EX) auf. Auch Microsoft nennt Viva eine EX-Plattform, was kein Zufall sein dürfte. Damit stellen sich natürlich auch Fragen zu Definition und Positionierung: Für was genau stehen heute Intranet und Experience-Plattform, und wie ergänzen beziehungsweise überschneiden sich beide Themen?

EX-Plattformen sind kein Intranet

Eine synonyme Verwendung,  wie das manche Marketing-Broschüre suggeriert, ist schon mal ausgeschlossen, sagt Sam Marshal in seinem aktuellen CMSwire-Beitrag: „Employee-Experience-Plattformen sind kein Intranet.“ Beide kommen aus unterschiedlichen Bereichen, mit anderer Markthistorie und verschiedenen Zielsetzungen.

Unternehmenskommunikation versus Personalmanagement

Die Idee des Intranet kommt aus seiner Zeit, als man ein universelles Portal für alle Arten von Services propagierte, von Unternehmens-Nachrichten über Services bis Geschäftsanwendungen. Die Verantwortung für das Intranet liegt traditionell bei der Unternehmenskommunikation.

Employee Experience kommt, wie der Name erahnen lässt, aus dem Personalmanagement (HR). Es geht dabei oft um Mitarbeiter-Verwaltung und Selbstbedienungsfunktionen. Die Anbietern solcher Lösungen kommen aus einer ganz anderen Branchenecke, wie beispielsweise SAP Success Factors, ServiceNow und Workday. Auch hier kursiert schon länger die Idee eines universellen Service-Portals als zentraler Anlaufstelle für alle Mitarbeiter.

Zwei „zentrale Anlaufstellen“ ergeben wenig Sinn

Daraus ergibt sich ein gewisser Widerspruch, denn zwei eigenständige Portale, die für sich den Anspruch des zentralen Hubs erheben, machen wenig Sinn. Das haben auch die Anbieter entdeckt, und so soll das Buzzword Employee Experience vermitteln, dass eine Lösung vom Intranet bis zum Personalmanagement alles abdeckt. So auch bei Microsoft, wo ein Blick in die Produktvorstellung von Microsoft Viva suggeriert, dass Microsoft von Intranet bis HR alles bedienen kann.

Die 6 Anforderungen an ein Intranet in Zeiten von Employee-Experience:

Wenn sich Unternehmen nun die Frage stellen, welche Rolle zukünftig das Intranet spielen soll, und wie sich die heutigen Anforderungen von Employee-Experience bestmöglich umsetzen lassen, stehen laut Marshall folgende Überlegungen im Zentrum der Betrachtung:

  1. Suche: Intranet und unternehmensweite Suchmaschine gehören meistens zusammen. Bietet man nun parallel dazu eine EX-Plattform an, beeinträchtigt das möglicherweise die Indexierung und Bereitstellung aller verfügbaren Inhalte im Unternehmen. So könnten etwa Informationen aus einem Mitarbeiter-Handbuch aus dem Intranet in eine Wissensdatenbank von ServiceNow auswandern.
  2. Referenzinhalte: Viele Regeln und Vorschriften im Geschäftsalltag sind manifestiert in IT-Systemen, beispielsweise in Form von Limits bei Ausgaben. Innerhalb von Formularen helfen solche Automatismen, die Aufwände klein zu halten. Allerdings benötigen machen Mitarbeiter auch den vollständigen Zugriff auf alle Richtlinien, etwa bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten.
  3. Zugriffe auf einen Kommunikationskanal: Intranets funktionieren als zentrales News-Portal nicht nur, weil Mitarbeiter hier gezielt nach Nachrichten suchen. Genau hier bekommt man auch ihre Aufmerksamkeit, während sie sich zu bestimmten Diensten durchklicken.
  4. Markendarstellung/Branding: Intranets sind ein praktischer Weg, um die Marke intern zu kommunizieren. So eine wahrnehmbare digitale Präsenz spielt vor allem in hybriden Arbeitsumgebungen eine Rolle. Auf diesem Gebiet haben die Employee-Experience-Plattformen Defizite.
  5. Nutzungsstatistiken/Analytics: Beim Einsatz einer EX-Plattform können die vom Intranet her bekannte Zugriffsanalysen inkonsistent werden. Was passiert zum Beispiel, wenn Mitteilungen der Personalabteilung nicht mehr über das Intranet publiziert werden? Können sie immer noch nachverfolgt und in Bezug auf den Kampagnenerfolg analysiert werden?
  6. Redaktionelle Prozesse und Richtlinien: Eine Unternehmenskommunikation legt sehr oft redaktionelle Standards fest, von Seitengrößen über Bildgestaltung, Textredaktion bis Ablaufdatum. Auf diese Weise etabliert sich sich auch Vertrauen und Qualitätsempfinden. Solche Governance-Prinzipien sollten auch beim Aufbau einer Enterprise-Experience-Plattform berücksichtigt werden.
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