Speicherlimits von SharePoint und OneDrive – und günstigere Alternativen von Google bis Dropbox
Laut Microsoft eignen sich SharePoint und OneDrive hervorragend als Alternativen für klassische Fileserver und Speichersysteme. In der Praxis stößt dieses Versprechen jedoch oft an Grenzen, weil Speicherlimits oder Kompatibilitätsprobleme auftauchen. Der folgende Artikel erklärt, welche Problemen bestehen, und welche Lösungen sich anbieten – ob mit Microsoft-eigenen Optionen oder mit externen Diensten von Dropbox bis Google.
SharePoint-Speicher ist limitiert – oder teuer
Microsoft 365 bietet auf den ersten Blick üppigen Speicherplatz an. So stehen in OneDrive pro Benutzer 1 Terabyte persönlichen Speicher zur Verfügung. Für den gemeinsame verwendeten Speicher in der Organisationen kommt dann noch SharePoint Online mit 1 Terabyte ins Spiel. Hier addieren sich dann noch 10 GByte pro lizenziertem Benutzer dazu.
Ein Terabyte für alle gemeinsam
Nimmt man als Beispiel ein großes Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern, ergeben sich so üppige 100 Terabyte Gesamtspeicher. Bei kleinere Unternehmen hingegen kann es schnell knapp werden. Mit 30 Beschäftigten kommen SharePoint Online und die persönlichen Ablagen auf insgesamt nur 1,3 TByte für gemeinsame Dokumente.
Vor allem in Organisationen, wo mit großen Dateien wie Konstruktionszeichnungen oder hochaufgelösten Bildern gearbeitet wird, ist das freie Datenvolumen schnell erschöpft. Microsoft bietet zwar Erweiterungen bei SharePoint an, doch liegen die Preise deutlich über denen der Konkurrenz.
Der OneDrive-Sync-Client – komfortabel, aber limitiert
Das enorme Speichervolumen von OneDrive in Verbindung mit der Client-Synchronisation verleitet die Benutzer dazu, die kompletten Datenbestände in die Microsoft-Cloud zu verlagern. Die Idee an sich ist praktisch, weil damit das früher lästige Aufteilen in Netzwerk- und lokalen Speicher entfällt. Zumal sich auch noch SharePoint-Ordner einbinden lassen.
Die Sache hat nur einen Haken: Der OneDrive-Synchronsations-Client kann nur eine begrenzte Menge an Dateien und Ordnern verwalten. Microsoft nennt als weiche Obergrenze 300.000 Dateien und Ordner, wobei seit der Einführung des 64-Bit-Clients theoretisch deutlich mehr Objekte verwaltet werden können. Andererseits ist immer wieder zu hören, dass Anwender schon ab 100.000 Objekten Probleme bekommen.
OneDrive kann auch sehr große Dateien synchronisieren, wobei hier mit längeren Ladeprozeduren zu rechnen ist. Überall wo mit sehr großen Dateien oder Datenmengen gearbeitet wird, reichen die Synchronisierungsfunktionen von OneDrive und SharePoint oft nicht aus. Insbesondere, wenn man die Leistung und die Kapazität mit der von klassischen Netzwerkfreigaben vergleicht.
Einschränkungen von SharePoint/OneDrive gegenüber Fileserver
OneDrive und SharePoint warten mit weiteren kleineren und größeren Beschränkungen, auf, die man von klassischen Netzwerkspeichern nicht kennt. Die Ursachen dafür liegen in alten Architektur-Eigenheiten von SharePoint, der ursprünglich nicht als reines Speichersystem konzipiert war. Ein typische Einschränkung, mit der jeder Benutzer früher oder später Bekanntschaft macht, ist die maximale Dateipfadlänge, die auf 520 Zeichen begrenzt ist. Auch die Zahl der Dateien pro Ordner ist auf maximal 5.000 begrenzt.
Für größere Datenmigrationen braucht es Tools
Bemerkbar machen sich diese abweichenden Konventionen spätestens bei größeren Datenmigrationen. Wenn in großem Umfang Daten von Dateiservern auf SharePoint/OneDrive kopiert werden, hagelt es Fehlermeldungen, oder es stimmen Namen oder Metadaten von Zieldateien nicht mehr mit den Quellen überein. Nicht zufällig gibt es am Markt vielfältige Migrations-Tools, und selbst Microsoft bietet ein solches mit dem kostenlosen SharePoint-Migrationstool (SPMT) an.
Beim Vergleicht von SharePoint/OneDrive mit Fileservern kann man auf beiden Seiten Vor- und Nachteile feststellen. Zu den Vorteilen von SharePoint als Dokumentenmanagementsystem zählen unter anderem die Verwaltung von Metadaten, die erweiterte Suche und Indizierung sowie die Verwendung von Aufbewahrungs- und Vertraulichkeits-Bezeichnungen aufzählen. Fileserver hingegen punkten in Sachen Flexibilität und Anwendungskompatibilität.
Alternative 1: Externer Cloud-Speicher wie Box, DropBox oder Google
Jenseits von Microsoft 365 existieren vielfältige Speicher-Alternativen. Zu den bekannten Namen zählen Google Drive, Dropbox, Box, Strato oder auch die Telecom-Cloud. Die Angebote reichen kostenlosen Abos für Privatnutzer bis unbegrenztem Speicherplatz mit Sicherheits-Funktionen auf Enterprise-Niveau für Unternehmen.
Tipp: Einbindung in die Microsoft-Infrastruktur
Wenn Sie sich für einen Cloud-Dienst bei einem Drittanbieter entscheiden, sollten Sie Single Sign-On mit Azure AD einrichten. Auf diese Weise können Sie die gleichen identitätsbasierenden Schutzfunktionen nutzen wie mit Microsoft 365. Zudem lässt sich beispielsweise bei Box und Dropbox eine Integration mit Microsoft Defender for Cloud Apps einrichten. Damit kann der Administrator einerseits sämtliche Aktivitäten überwachen und andererseits genau wie mit dem Aktivitätsprotokoll von Microsoft 365 Warnmeldungen und Regeln für diese Anwendungen definieren.
Alternative 2: Azure Files und File Sync – der Fileserver in der Cloud
Falls Sie innerhalb der Microsoft-Cloud bleiben wollen, und eine Speicherlösung mit Funktionen des klassischen Windows-Fileservers wünschen, ist Azure Files eine interessante Option. Unsere ausführliche Beschreibung dazu finden Sie hier. Vom Prinzip her handelt es sich dabei um SMB-Dateifreigaben, die jedoch nicht auf einem Server in der Firma liegen, sondern über die Azure-Cloud bereitgestellt werden.
Microsoft bietet allerdings noch eine weitere Möglichkeit an, den Fileserver in Richtung Cloud auszulagern, nämlich mit Azure File Sync. Damit lässt sich ein lokaler Dateiserver nahtlos in die Cloud erweitern, ohne dass für die Benutzer ein Unterschied spürbar wäre. Im Prinzip wird dazu auf dem Fileserver ein Agent installiert, der die Freigaben dann mit Azure Files synchronisiert. Die Clients sind weiterhin mit dem lokalen Server verbunden, im Backend werden die Daten jedoch zu Azure migriert. Der Fileserver dient dann nur noch als Zwischenspeicher für die am häufigsten aufgerufenen Dateien.
Auslagern und Kosten senken mit Cloud-Tiering
Dieses Konzept lässt sich noch optimieren, indem man die Daten, auf die am seltensten zugegriffen wird, also beispielsweise Archive, in einen „kühleren“ Speicher in der Cloud verschiebt. Dabei handelt es sich um preiswerte Speicherkapazitäten mit geringerer Zugriffsgeschwindigkeit, die günstiger in der Wartung sind. Häufig angeforderte Dateien hingegen verbleiben auf dem „heißen“ Speicher, der schnelle Zugriffe garantiert. Diese Funktion nennt man „Cloud Tiering“, sie macht diese Lösung besonders attraktiv. Für die Datensicherung steht Azure Backup bereit, eine Lösung, mit welcher der Anwender ein Backup der Azure-Dateifreigaben nach einem geeigneten Zeitplan konfigurieren kann.
Branch Cache mit Azure File Sync
Falls der lokale Dateiserver ersetzt werden muss, etwa wegen eines Ausfalls oder bei Auslaufen des Wartungsvertrags, können die Endbenutzer per VPN direkt auf die Cloud-Freigaben zugreifen. Längerfristig lässt sich der physische Server dann durch einen günstigeren Zwischenspeicher ersetzen. Azure File Sync verwandelt ihn in eine Art Branch Cache, wie er von Windows her bekannt ist. Erfahrungsgemäß lässt sich die Server-Kapazität damit auf rund 20 Prozent des Gesamtvolumens der gespeicherten Daten reduzieren, da die meisten Dateien in der Cloud verbleiben und lediglich ein Teil für häufigere Zugriffe lokal vorgehalten werden muss.
Ein weiterer Vorteil dieser Architektur ist, dass sie aufgrund der Verwendung von SMB-Freigaben auch zu älteren Anwendungen kompatibel ist. Sie unterstützt zudem sowohl Domänen wie auch Umgebungen mit Arbeitsgruppen. Hinzu kommt, dass die Kosten pro Benutzer oder Gigabyte insbesondere bei aktiviertem Cloud Tiering verhältnismäßig niedrig ausfallen.
Alternative 3: Hybride Speicherinfrastruktur
Als dritte Option bietet sich eine hybride Infrastruktur an, bei der die On-Premises-Server für eine Übergangsphase weiter in Betrieb bleiben. Unternehmen können dabei mit der Auslagerung von Office-Dokumente auf OneDrive, Teams und SharePoint beginnen, und zwar nicht alles auf einmal, sondern in kleinen Schritten. So lässt sich Schritt für Schritt herauszufinden, was funktioniert und wo Einschränkungen der Microsoft-Cloud eventuell zu umgehen sind.
Dabei bietet es sich an, für gemeinsam genutzten Speicherplätze Bibliotheken in SharePoint oder im Teams-Client (Dateien) zu verwenden. Zusätzlich sollten täglich benötigte Dateien und Ordner mit OneDrive synchronisiert werden. Um auf automatisiertem Weg Daten aktuell zu halten und nicht mehr benötigte Daten auszusortieren, sollte der Administrator die Gruppenablaufrichtlinie und die Aufbewahrungsrichtlinien aktivieren.
Falls die Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter nicht zu stark verändert werden sollen, kann auch ein Tool helfen. Mit dem Zee Drive vor Office 365 lassen sich OneDrive- und SharePoint-Ordner als Laufwerk mappen. So kann selbst beim Umzug in die Microsoft-Cloud das altbekannte Laufwerk H: bestehen bleiben, ohne dass die Benutzer von der Migration etwas mitbekommen.
Fazit
Viele Organisationen kommen mit den Rahmenbedingungen von Microsoft 365 im Speicherbereich klar. Das gilt vor allem in Dienstleistungsbranchen, wo in erster Linie mit Office-Anwendungen und verwandten Programmen wie etwa Adobe gearbeitet wird.
Eng wird es mit dem Speicherangebot von SharePoint und OneDrive, sobald höhere Ansprüche ins Spiel kommen. Schon beim Einsatz von Legacy-Anwendungen, die an SMB-Dateifreigaben angebunden sind, stößt der Microsoft-Cloud-Speicher an Grenzen. Die Suche nach Auswegen führt dann oft zu Drittanbietern, oder auch zu einer hybriden Cloud-Infrastruktur. Wie so oft in der IT lässt auch beim Thema Speicher feststellen, dass es nicht nur eine einzige, „richtige“ Antwort gibt.
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