Die Top-10-Limitierungen von Microsoft Teams: Beschränkte Kanäle, fehlende Apps und versteckte Gruppen
Der Funktionsumfang von Microsoft Teams ist in den letzten Jahren enorm angewachsen. Dennoch existieren weiterhin eine Reihe von Einschränkungen, Limits und fehlenden Features. Die folgende Liste beschreibt zehn aktuelle Limits, die man kennen sollte. Dabei gilt natürlich der Vorbehalt, dass Microsoft zwischendurch den ein oder anderen Schwachpunkt ausgebügelt haben könnte.
Limit 1: Die Anzahl der Teams-Kanäle ist begrenzt
Mittlerweile sind viele Organisationen vom Teams-Wildwuchs geplagt. Zumindest was die Zahl der erzeugbaren Kanäle betrifft, existieren Obergrenzen. Derzeit gelten folgende Limits:
- Maximale Anzahl Standard-Kanäle: 200
- Maximale Anzahl private Kanäle: 30
- Maximale Anzahl freigegebene Kanäle: 200
Diese Limits dürften in den meisten Umgebungen selten erreicht werden. Eng werden kann es in einem Szenario, wo man für jedes Projekt und jeden Kunden einen Kanal einrichtet. Bei so einer Organisation sind die 200 schnell erschöpft, so dass dann ein neues Team eingerichtet werden müsste.
Limit 2: In privaten und freigegebenen Kanälen fehlen bestimmte Apps
Möchten Sie in einem freigegebenen oder privaten Kanal die Planner-App im Register installieren, dann suchen Sie im App-Verzeichnis vergeblich danach. Andere nicht verfügbare Apps sind der Kanalkalender und Forms.
Der Grund dafür liegt in der Architektur von Teams, oder genauer in der Funktionsweise der Microsoft 365 Groups. Mit jedem neu erstellen Team wird bekanntlich im Hintergrund eine Microsoft 365 Gruppe angelegt, welche Mitgliedschaft und Sicherheitseinstellungen verwaltet.
Der Sicherheitsaspekt kommt nun bei privaten und freigegebene Kanälen ins Spiel. Wenn darin nämlich nur ein Teil der Benutzer des übergeordneten Teams als Mitglieder beteiligt sind, könnten deren Einträge für die restlichen Team-Mitglieder einsehbar sie. Um solche möglichen Indiskretionen zu verhindern, blockt Microsoft sicherheitshalber gleich die kompletten Apps.
Limit 3: Keine Chat-Möglichkeit während einer Bildschirmfreigabe
Diese Einschränkung ist etwas überraschend, da das bei anderen Kollaborations-Tools wie Zoom funktioniert. Sobald man Bildschirm oder Apps teilt, ist das Chatten mit den anderen Besprechungsteilnehmern nicht möglich.
Limit 4: Defizite bei Metadaten in Teams
Dieses Defizit fällt vor allem den fortgeschritteneren SharePoint-Benutzern schnell ins Auge, die den Umgang von Metadaten gewohnt sind. Zwar basieren die Dateien-Ablagen in den Teams-Kanälen auf SharePoint-Dokumentenbibliotheken, jedoch stehen hier nicht die gesamten Metadaten-Funktionen zur Verfügung.
Um ein besseres Metadaten-Handling zu bekommen, empfiehlt sich die Einrichtung einer separaten SharePoint Dokumentenbibliothek, die in Teams als Standardablage eingebunden wird.
Limit 5: Begrenzte Aufbewahrungsdauer für Meeting-Aufzeichnungen
Besprechungsaufzeichnungen werden mittlerweile nicht mehr in Stream, sondern in SharePoint oder OneDrive gespeichert. Je nach Anzahl der Besprechungen kann dabei aufgrund datenintensiver Videodateiformate viel Speicherplatz beansprucht werden. Da dieser Verbrauch auf die OneDrive-Kapazität angerechnet wird, bleiben Aufzeichnungen in der Standardkonfiguration nur 120 Tage verfügbar und werden dann gelöscht.
Über das Admin-Center kann dieses Limit verändert werden.
Limit 6: Ausgesperrt I: Team-Besitzer können nicht auf Privatkanäle zugreifen
Diese Limitierung klingt etwas kurios, entspricht aber dem aktuellen Funktionsstand. Team-Mitglieder können private Kanäle erstellen, auf die der übergeordnete Team-Besitzer keinen Zugriff hat.
Je nach Organisation können solche Eigenmächtigkeiten ohne Administrationszugriff unerwünscht sein. Falls das unterbunden werden soll, gibt es allerdings nur die Möglichkeit, dass man über die Team-Einstellungen das Erstellen von privaten Kanälen für normale Benutzer komplett deaktiviert.
Limit 7: Ausgesperrt II: Wenn ein Teams keinen Besitzer mehr hat
Das Problem eines besitzerlosen Teams oder eine Gruppe kann dann auftauchen, wenn der Besitzer die Organisation verlässt und die IT sein Konto löscht.
Vermeiden können Sie diese Situation, indem Sie im Admin-Center eine entsprechende Einstellung vornehmen. So können Sie unter Microsoft 365 Gruppen einstellen, dass Gruppen immer einen Besitzer haben müssen. Falls ein Besitzer ausscheidet, erhalten aktive Mitglieder automatisch eine E-Mail mit der Bitte, die Verwaltung zu übernehmen.
Limit 8: Das Kopieren von Teams lässt private und freigegebene Kanäle aus
Teams lassen sich durch Kopieren ganz einfach duplizieren. Bei diesem Vorgang werden auch die enthaltenen Kanäle und Tabs kopiert, was gerade bei sich wiederholenden Projekten die Arbeit erleichtert. Nicht mitkopiert werden allerdings alle privaten und freigegebenen Kanäle. Falls auch solche Inhalte übertragen werden sollten, müssen diese im Nachgang manuell angelegt werden.
Limit 9: Mit der Teams-App generierte Gruppen sind in Outlook nicht sichtbar
Von der Art der Erzeugung eines Teams hängt ab, ob bestimmte Elemente in Outlook angezeigt werden oder nicht. Falls Sie beispielsweise ein Team in der Teams-App erstellen, dann ist davon in der linken Outlook-Spalte unter Gruppen nichts zu sehen, weder der Gruppenkalender noch die Kontaktgruppe (früher Verteilerliste/Distribution List). Dabei sind im Hintergrund alle üblichen Elemente der Microsoft 365 Gruppe vorhanden.
Der Grund dafür ist, dass Microsoft eine Überfrachtung der Outlook-Oberfläche unterbinden möchte. Bei vielen Teams wäre der Gruppenabschnitt schnell überfrachtet.
Falls Sie die zu einem Team gehörige Gruppe mit Gruppenkalender und Kontaktgruppe in Outlook einbinden möchten, müssen Sie bei der Team-Erstellung folgendermaßen vorgehen:
- Erzeugen Sie im zuerst eine SharePoint-Teamsite. Dabei wird automatisch eine Microsoft 365 Gruppe erstellt, die auch in Outlook auftaucht.
- Verbinden Sie diese Teamsite in SharePoint mit einem Team. Danach sind sowohl der Gruppenkalender wie die Kontaktgruppe in Outlook sichtbar.
Limit 10: Kein Verschieben von Kanälen in andere Teams
Allein aufgrund der Explorer-Struktur vermittelt die Teams-Oberfläche, dass man Elemente genauso wie in Windows oder in SharePoint Bibliotheken verschieben und neu anordnen kann. Ein solches gewohntes Vorgehen ist mit Teams-Kanälen allerdings nicht möglich. Dabei wäre das in folgenden Szenarien durchaus wünschenswert:
- Einzelne Projekte in ein größeres Projekt zusammenfassen
- Umorganisieren von Teams und Abteilungen
- Zusammenlegen von Teams, die versehentlich erstellt wurden
Der Grund für das Fehler dieser Funktion dürfte in der Komplexität der Teams-internen Strukturen liegen. Immerhin gibt es am Markt Migrations-Tools von Drittanbietern, die solche Eingriffe wie ein Neuorganisieren von Kanälen möglich machen.
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