Die Top-5-Limits und Einschränkungen in SharePoint Online

Bei der täglichen Arbeit mit SharePoint Online tauchen immer wieder gewisse Einschränkungen und Grenzwerte auf. Viele dieser Limitierungen sind eher theoretischer Natur, so zum Beispiel die maximale Dateigröße von 100 Gigabyte. Es gibt aber auch einige, die man kennen sollte, und Gregory Zelfond hat diese in einer „Hit-Liste“ zusammengestellt.

Grenzwert 1: Zu viele Objekte in einer Dokumentenbibliothek

Dieses Thema hatten wir erst: Die Obergrenze für Elemente in SharePoint-Dokumentenbibliotheken beträgt 5.000. Seit dem neueren SharePoint Modern UI wurde diese auf 20-30.000 Elemente angehoben, dennoch sollte man dies Limits im Hinterkopf haben.

Symptome

  • Leistungsprobleme; langsam reagierende Bibliothek bei Datei- und Ordneroperationen
  • Die Synchronisierung von Bibliotheken über OneDrive macht Probleme, das drehende Rad im Wolkensymbol bleibt nicht mehr stehen
  • Bestimmte Operationen können nicht ausgeführt werden, so beispielsweise das Einrichten eindeutiger Berechtigungen, Sicherheitseinstellungen, Umbenennen, Verschieben oder Kopieren von Dateien

So reduzieren Sie Probleme mit dieser Begrenzung

  • Legen Sie nicht mehr als 20-30.000 Dateien in einer einzelnen Bibliothek ab
  • Erstellen Sie mehrere Bibliotheken und verteilen Sie den Inhalt auf mehrere Bibliotheken und Websites

Grenzwert 2: Das 400-Zeichen-URL-Limit von SharePoint

Hierbei handelt es sich um eine Einschränkung, die typischerweise dann auftaucht, wenn Dateien und Ordner von Dateiservern auf SharePoint migriert werden. Je tiefer die bestehende Verschachtelung von Ordnern und Unterordnern ist, desto länger wird die sich daraus ableitende SharePoint-URL. Dabei erlaubt SharePoint aber höchstens 400 Zeichen.

Der Grenzwert bezieht sich übrigens auf die Ordner und Unterordner sowie den Dateinamen am Ende. Der Name der SharePoint-Dokumentenbibliothek am Anfang wird nicht dazugezählt.

Symptom

  • Sie erhalten eine Fehlermeldung über zu lange Pfade

So reduzieren Sie Probleme mit dem 400-Zeichen-URL-Limit

  • Erstellen Sie Dokumentenbibliotheken mit kürzeren Namen
  • Machen  Sie die Ordnerhierarchie innerhalb einer Dokumentenbibliothek flacher (mehrere Ebenen von Ordnern entfernen)
  • Ändern Sie die Länge von Ordnern und Dateinamen
  • Erwägen Sie die Verwendung von Metadaten

Grenzwert 3: Maximale Windows-Pfadlänge von 256 Zeichen

Unter Windows besteht auch in der neuesten Version 10 eine Begrenzung der Ordner- und Dateipfadlänge von 256 Zeichen. Das wird dann relevant, sobald Benutzer ihre SharePoint-Dokumentenbibliotheken mit dem PC synchronisieren. So erhalten Sie bei Datei- und Ordner-Operationen mit entsprechend langen Pfaden auf SharePoint-Seite eine Fehlermeldung.

Symptome:

  • Fehlende Möglichkeit, neue Ordner innerhalb synchronisierter Bibliotheken zu erstellen
  • Sie können keine Dokumente innerhalb von Ordnern erstellen oder umbenennen, die in synchronisierten Dokumentenbibliotheken die Pfadlänge von 256 Zeichen überschreiten
  • Sie können keine Dokumente oder Ordner in Ordner kopieren, die in den synchronisierten Dokumentenbibliotheken zu einer Pfadlänge von über 256 Zeichen führen

So vermeiden Sie die Probleme im Umgang mit dem Windows 256-Zeichen-Pfadlimit

  • Meiden Sie die Synchronisation von betroffenen Dokumentenbibliotheken
  • Gestalten Sie die Ordnerhierarchie innerhalb der Bibliotheken flacher
  • Erwägen Sie die Verwendung von Metadaten in SharePoint

Grenzwert 4: 300.000 Elemente-Limit in OneDrive

Der OneDrive-Sync-Client am PC kann maximal 300.000 Dateien aus der Cloud mit dem Endgerät synchronisieren. Hierbei ist auch zu beachten, dass die Synchronisation eines persönlichen OneDrive-Kontos mit der Synchronisation von zusätzlichen SharePoint-Bibliotheken zusammengerechnet wird. Es dürfen also über alle synchronisierten Ressourcen des OneDrive-Clients hinweg nicht mehr als 300.000 Elemente sein.

Da es häufig vorkommt, dass Benutzer Hunderttausende von Dateien über viele SharePoint-Websites und -Bibliotheken hinweg synchronisieren, taucht das Problem häufig auf. Von Microsoft gibt es dazu eine Leitfaden.

Symptome

  • Die OneDrive-Synchronisierung kann die Synchronisierung nicht beenden (das Rad dreht sich die ganze Zeit)
  • Synchronisations-Konflikte
  • Dateien werden nicht mit SharePoint synchronisiert

So verringern sie Probleme mit den Sync-Limits von OneDrive

  • Klären Sie die Benutzer über das Limit auf
  • Verhindern Sie die Synchronisierung bei bestimmten (größeren) Bibliotheken

Grenzwert 5: 93-Tage-Aufbewahrung im Papierkorb

Hierbei handelt es sich nicht so sehr um eine Grenze, sondern um eine absichtlich definierte Schwelle. Wenn Benutzer Dokumente und andere Inhalte löschen, landen diese immer im Papierkorb. Die darin verräumten Inhalte können Sie jederzeit wiederherstellen, allerdings nur über einen Zeitraum von 93 Tagen. Wichtig zu wissen ist dabei, dass es in SharePoint Online/Office 365 kein Backup gibt, also sind nach 93 Tagen die Elemente tatsächlich weg.

Symptom

  • Es fehlt Ihnen die Möglichkeit, Inhalte wiederherzustellen, die vor mehr als drei Monaten versehentlich gelöscht wurden

So vermeiden Sie Probleme mit der Papierkorb-Frist

  • Benutzer trainieren
  • Richten Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Inhalte ein
  • Erörtern Sie Backup-Möglichkeiten
  • Überlegen Sie den Kauf einer externen Sicherungslösung
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