Tabelle: Welche verschiedenen Arten von Office 365 Gruppen gibt es, wie funktionieren sie

Vor einigen Wochen haben wir Office 365 Gruppen und das neue Microsoft Teams in einer ausführlichen Tabelle gegenübergestellt. Mit diesem Beitrag, den Tomasz Poszytek ursprünglich in englisch verfasst hat, wollen wir nun das vielschichtige Phänomen Gruppen näher beleuchten. Denn entgegen dem Anschein sind die Office 365 Groups keine eigenständige App wie Teams, sondern genau genommen ein Sicherheits-Objekt im Azure Active Directory.

Eingeführt wurden die Gruppen 2014, seither sind sie ständig ausgebaut worden und arbeiten inzwischen sowohl mit anderen Office 365 Anwendungen wie auch in Hybrid-Szenarien mit Exchange On-Premise. Microsoft hat das Wesen der Gruppen etwas missverständlich kommunziert, so so dass bei den Anwendern der Eindruck einer dedizierten Anwendung entstanden ist. Wenig bekannt ist jedoch die Tatsache, dass es derzeit sechs verschiedene Gruppen in Office 365 gibt.

Vergleichstabelle: 6 eigenständige Gruppen in Office 365

Jede Gruppenart in Office 365 neben den freigegebenen Postfächern ist ein Azure Active Directory Objekt. Alle sind eng miteinander verwandt, aber sie unterscheiden sich dennoch durch unterschiedliche Charakteristika und Einsatzzwecke. In der folgenden Tabelle sind alle Funktionen aufgelistet.

	Office 365 Gruppen	Verteilerliste	Sicherheitsgruppe	E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe	Freigegebenes Postfach	Yammer Gruppe
Funktionen
Beschreibung	Erweiterte Version einer Verteilerliste. Hinzugefügte Nutzer erhalten Zugriff auf Tools wie Freigegebne Exchange Postfächer, freigegebene Kalender, OneDrive, SharePoint, Planner und weitere (siehe unten)	Hinzugefügte Nutzer können nur auf freigegebene Postfäher und Kalender zugreifen. Microsoft empfiehlt stattdessen eine Office 365 Gruppe zu erstellen und Verteilerlisten nur zu verwenden, wenn die Gruppen nicht aktiviert sind.	Es handelt sich um ein echtes Sicherheitsobjekt. Eine Gruppe kann erstellt werden und hinterher kann der Zugriff auf Apps erteilt werden, wie etwa Office 365 Video oder bestimmte SharePoint-Sites. Kann verglichen werden mit einer AD-Gruppe.	Grundsätzlich ist es ein hybrid einer Standard-Sicherheitsgruppe und einer Verteilerliste. Erlaubt Nutzern den Zugang zu verschiedenen Office 365 Apps und zum Empfang von E-Mails.	Eine Gruppe mit einem freigegebenen Postfach verfügt über ein dediziertes Exchange-Postfach.	Die erste Welle wurde im Mai 2017 ausgerollt. Es handelt sich um ein neues Konzept für Enterprise Collaboration mit Yammer. Nutzer erhalten so Zugriff auf SharePoint-Funktionen, OneDrive und Planner, neben anderen Yammer-Funktionen.
Mitarbeiter aus der Organisation können sich der Gruppe anschließen?	+	-	-	-	-	+
Mitarbeiter aus der Organisation können sich der Gruppe nur auf Einladung oder Aufnahme durch Inhaber anschließen?	+	+	+	+	+	+
Können Personen von außerhalb Mitglieder werden?	+	+	+	+	+	-
Können Personen von außerhalb E-Mails an die Gruppe senden?	+	+	-	+	-	+
Kann per Mobilgerät zugegriffen werden?	+	+	-	+	-	+
Können sich Mitglieder von Gruppen-Mails und Nachrichten an- und abmelden?	+	-	-	-	+	+
Könen Mitglieder als solche E-Mails versenden?	+	-	-	-	+	+
Wo kann sie erstellt werden	Office 365 Outlook, OneDrive for Business, Office 365 admin center	Office 365 admin center or Exchange admin center	Office 365 admin center, Azure Active Directory	Office 365 admin center	Office 365 admin center, Exchange admin center	Yammer
Ist es das Azure AD Objekt?	Ja	Ja	Ja	Ja	Nein	Ja Nur, wenn es als interne Gruppe erstellt wurde. Externe Yammer Gruppen werden in den nächsten Wellen an Office 365 angebunden.
Maximale Nutzer-Anzahl	1 000+	100 000	Beliebig	Beliebig	-	1 000+
Maximale Dateigröße	1TB	-	-	-	-	1TB
Maximale Größe pro Upload	2GB	-	-	-	-	2GB
Maximale Mailbox-Größe	50GB	50GB	-	50GB	50GB	50GB
Ander Begrenzungen	Single user can create up to 250 groups Tenant can host up to 500 000 groups (request to Microsoft can increase that number) Number of owners per group: 100 More: https://support.office.com/en-us/article/Learn-about-Office-365-Groups-b565caa1-5c40-40ef-9915-60fdb2d97fa2	If a group has 5 000 or more recipients, than a message being sent to it cannot exceed 2MB Single user can create up to 300 groups Number of owners per group: 10 More: https://technet.microsoft.com/en-us/library/exchange-online-limits.aspx#DistributionGroupLimits	Single user can create up to 250 groups Number of owners per group: 100 Up to 500 000 Security groups can be created in a single directory More: https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/active-directory-service-limits-restrictions	Single user can create up to 250 groups Number of owners per group: 100 Up to 500 000 Security groups can be created in a single directory + limits coming out from a Distribution List More: https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/active-directory-service-limits-restrictions	More: https://technet.microsoft.com/en-us/library/exchange-online-limits.aspx?f=255&MSPPError=-2147217396	The same as Office 365 Group
Andere Funktionen	A group can be a member of another group! Has option to send copies of group conversations and events to group membersâ inboxes. Can be either private or public	It can has its Exchange-specific settings configured	A group can be a member of another group!	A group can be a member of another group! It can has its Exchange-specific settings configured	Allows email forwarding Allows sent emails handling Allows litigation hold Allows automatic replies Allows members permissions management Allows aliases It can has its Exchange-specific settings configured	A group can be a member of another group! Has option to send copies of group conversations and events to group membersâ inboxes.
Bemerkungen	Be aware, that Groups storage count to the used space in the tenant. Groups don't use OneDrive for storing files, but a SPO dedicated doc. library.	An existing distribution list can be anytime upgraded to Office 365 Groups in Outlook.	Can be used to grant access to Exchange, SharePoint, Planner, OneDrive, OneNote, Office 365 Video and Stream, Teams, Skype and CRM	Can be used to grant access to Exchange, SharePoint, Planner, OneDrive, OneNote, Office 365 Video and Stream, Teams, Skype and CRM	Cannot be accessed by any email client on mobile devices, to do that user must use Outlook on the web and only if user configure the access to that mailbox from his personal mailbox. A Shared Mailbox do not require a license, but every user that accesses the Shared Mailbox must be assigned an Office 365 license. Active Directory user associated with a shared mailbox is always a disabled user account.	Possibility to add users from otuside of organisation is on the roadmap.
Verfügbar unter welcher Lizenz?	E1, E3, E5 Academic plans G1, G3, G5 F1 Business Essentials and Business Premium plans	E1, E3, E5 Academic plans G1, G3, G5 F1 Business Essentials and Business Premium plans	E1, E3, E5 Academic plans G1, G3, G5 F1 Business Essentials and Business Premium plans	E1, E3, E5 Academic plans G1, G3, G5 F1 Business Essentials and Business Premium plans	E1, E3, E5 Academic plans G1, G3, G5 Business Essentials and Business Premium plans	E1, E3, E5 Academic plans G1, G3, G5 F1 Business Essentials and Business Premium plans
Anwendungen (standardmäßig eingerichtet und für Freigabe bereit)
Exchange Postfach	+ ⁽²	+ ⁽³	-	+ ⁽³	+ ⁽³	+ ⁽²
Exchange Kalender	+ ⁽²	+ ⁽³	-	-	+ ⁽³	-
Exchange Kontakte	+ ⁽²	+ ⁽³	-	-	-	-
Exchange Aufgaben	+ ⁽²	-	-	-	-	-
Planner	+ ⁽²	-	+ ⁽³	+ ⁽³	-	+ ⁽²
Konnektoren	+ ⁽²	-	-	-	-	-
SharePoint	+ ⁽²	-	+ ⁽²	+ ⁽²	-	+ ⁽²
OneDrive	+ ⁽²	-	+ ⁽³	+ ⁽²	-	+ ⁽²
OneNote	+ ⁽²	-	+ ⁽²	+ ⁽²	-	+ ⁽²
Office 365 Video	- ^{(1, 3}	-	- ^{(1, 3}	- ^{(1, 3}	-	- ^{(1, 3}
Stream	- ^{(1, 3}	-	- ^{(1, 3}	- ^{(1, 3}	-	- ^{(1, 3}
Microsoft Teams	- ^{(1, 2}	-	- ^{(1, 3}	- ^{(1, 3}	-	- ^{(1, 2}
Yammer	- ^{(1, 2}	-	- ^{(1, 3}	- ^{(1, 3}	-	+ ⁽²
Skype	+ ⁽²	-	+ ⁽³	+ ⁽³	-	+ ⁽²
Dynamics 365	- ⁽³	-	- ^{(1, 3}	- ^{(1, 3}	-	- ^{(1, 3}
Flow	-	-	-	-	-	-
PowerApps	-	-	-	-	-	-
Forms	-	-	-	-	-	-
Delve	-	-	-	-	-	-
MyAnalytics	-	-	-	-	-	-

Legende:

Zugriff auf die Applikation kann später gewährt werden
Kann für externe Nutzer freigegeben werden
Kann nicht für externe Nutzer freigegeben werden

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