Digitalisierungsprojekte: So gehen Sie vor bei der Workflow-Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen zählt zu den Schlüsselprojekten bei der Digitalisierung in Unternehmen. Um solche Vorhaben möglichst reibungslos zu gestalten, sollten Sie frühzeitig mit der Planung beginnen und auf alle Eventualitäten vorbereitet sein. Wichtig ist vor allem Klarheit darüber, was man erreichen will.
Autorin: Aleksandra Kudera*

Der vielbeschworene digitale Wandel steht in engem Zusammenhang mit bestimmten neueren Technologien. Als wichtige Ermöglicher gelten zum einen Low-Code-Plattformen für Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management – BPM). Damit lassen sich mit geringem Aufwand Automatisierungslösungen erstellen. Weitere wichtige Werkzeuge für die Anwendungsentwicklung stellen Office 365, SharePoint und Azure bereit. Um das Potenzial von Implementierungen voll zur Geltung zu bringen, sollte allerdings eine sorgfältige Planung vorausgehen. Idealerweise unterteilt man daher Digitalisierungsprojekte in folgende fünf Phasen:

• Projektvorbereitung
• Analyse
• Konfiguration
• Testen
• Inbetriebnahme

Der Übergang zwischen diesen Phasen ist zwar fließend, aber jede einzelne ist gleichermaßen wichtig für den Erfolg. Egal, ob Sie eine umfassendere Digitalisierungsinitiative über mehrere Abteilungen oder Geschäftsbereiche hinweg planen, oder ob Sie nur einen einzelnen Prozess in Angriff nehmen – stets sollten Sie darauf achten, nicht am falschen Ende zu sparen oder wichtige Schritte zu überspringen.

Projektvorbereitung: Das passende Anwendungsszenario finden

Der erste Schritt im Automatisierungsprojekt ist die Auswahl eines passenden Anwendungsfalls. Die Analyse sollte von der IT-Abteilung oder externen Spezialisten vorgenommen werden. Es gilt herauszufinden, welche Geschäftsprozesse mit der Lösung unterstützt werden sollen. Der in der ersten Phase festgelegte Anwendungsbereich bildet das Gerüst, auf dem alle folgenden Phasen aufbauen.

Vertreter der IT und des operativen Geschäfts agieren gemeinsam als Stakeholder und erarbeiten die technischen Details. Unter anderem geht hierbei darum, zu integrierende Systeme wie beispielsweise ein ERP-System zu identifizieren. Wichtig ist in dieser Phase auch, dass Workflows modelliert, Dokumentenzyklen definiert und die Wege zwischen den Abteilungen und Geschäftsbereichen festgelegt werden.

Gemeinsame Kommunikationsbasis schaffen

Ein wichtiger Aspekt in dieser Phase ist die unmissverständliche Kommunikation. Alle Beteiligten sollten sich über die zentralen Begrifflichkeiten verständigen, um zu vermeiden, dass es zwischen Management-typischem und IT-typischem Jargon zu Verständigungsschwierigkeiten kommt.

Oft stellt sich nämlich in Meetings heraus, dass es selbst für vordergründig generische Prozesse je nach Unternehmen und Branche verschiedene Bezeichnungen und Abkürzungen gibt. Solche Unterschiede in der Terminologie sollten daher so früh wie möglich erkannt und in allen Bereichen der Implementierung harmonisiert werden.

„Botschafter des Wandels“ ernennen

In dieser analytischen Phase sollte auch ein Botschafter für die Implementierung identifiziert werden. Dessen Aufgabe ist es, die geplante Lösung im Unternehmen zu promoten. In der Praxis hat es sich hierbei als vorteilhaft erwiesen, nicht nur die Projektbefürworter einzubeziehen, sondern auch die Skeptiker. Damit lässt sich sicherstellen, dass alles zu berücksichtigenden Themen adressierte werden. Und die Skeptiker erhalten die Möglichkeit, in die Entwicklung des Systems involviert zu sein und Einfluss darauf zu nehmen.

Anfängliches Zögern oder sogar Widerstände lassen sich so in eine konstruktive und proaktive Einstellung verwandeln, um am Ende alle Mitarbeiter zu überzeugen. Seien Sie sich bewusst darüber, dass nicht jeder offen ist für Veränderungen. Manche reagieren auch ängstlich oder leisten sogar aktiv Widerstand. Der Prozess, der Einbindung der Mitarbeiter in den digitalen Wandel ist daher für den Gesamterfolg wichtig.

Testen Sie gründlich, aber sorgfältig kontrolliert

Die nächste Phase der Implementierung ist das Testen. Dabei geht es nicht nur um technische Fragen wie Fehlersuche, sondern auch um psychologische Aspekte. In dieser Phase wird nämlich die Einstellung der künftigen Nutzer am stärksten beeinflusst. Um die Testphase erfolgreich zu absolvieren, müssen mehrere Aspekte berücksichtigt werden.

Zuerst die Anzahl der Personen, die das System testen: Je mehr Mitarbeiter sich beteiligen, desto exakter sind die Resultate. Andererseits kann das die Zeit bis zur Auslieferung hinauszögern. Mehr Tester bedeuten auch mehr Wartezeit auf Feedback, und übermäßig viele Iterationen. Ein exakter Zeitplan mit Deadlines trägt viel dazu bei, solche Probleme zu reduzieren.

Prozessautomatisierung ist ein dauerhaft flexibles System

Oft herrscht die Befürchtung, nach der Testphase keine substanziellen Änderungen mehr vornehmen zu können. Vor allem Stakeholder, die mit Legacy-Systemen vertraut sind, könnten befürchten, dass die neue Plattform jahrelang im selben Zustand stagniert. Gerade bei einem Prozessautomatisierung-System sollte dies jedoch eine unbegründete Sorge sein. Denn der Zweck  besteht ja gerade darin, jeden Aspekt der Unternehmenstätigkeit in jeder Phase zu unterstützen. Dazu muss das System so flexibel wie möglich sein.

Um eine größtmögliche Flexibilität bei der Unterstützung von Geschäftsprozessen und der Workflow-Automatisierung zu erreichen, bietet sich der Einsatz einer Low Code Plattform an. Auf diese Weise können nicht nur Geschäftsanwendungen ohne komplizierte Programmierung schnell eingerichtet werden, sondern es erleichtert auch laufende Anpassungen während des gesamten Lebenszyklus ohne Unterbrechungen. Gerade in einer schnell sich wandelnden Geschäftswelt benötigen Sie ein BPM-System, mit dem Sie schnell reagieren können.

Inbetriebnahme: Die Implementierung ist erst der Anfang

Viele Unternehmen betrachten die Fertigstellung der Workflow-Automatisierungs-Plattform als Abschluss des Projekts. Dabei sind die Schritte, die nach dem Go-Live und der Übergabe an die Benutzer erfolgen, genauso wichtig wie die während der ersten Konfiguration. Damit ein BPM-System eine Organisation verändern kann, müssen die Anwender sowohl den Nutzen für das Unternehmen wie für sie selbst verstehen.

Trainingsprogramm aufsetzen

Zu den entscheidenden Schritten gehört ein umfassendes Trainingsprogramm, das die Vorteile des Systems vermittelt, sowie eine Informationskampagne, mit der es im Unternehmen bekannt gemacht wird.

Das Wichtigste ist jedoch, die Nutzer und damit das System ausreichend zu unterstützen. Oft entscheidet sich der Erfolg einer Implementierung schon am Anfang, wenn die Mitarbeiter beginnen, sich mit der neuen Technologie vertraut zu machen. Hier kommt nun der bereits erwähnte „Botschafter des Wandels“ ins Spiel: Er kann Fragen von Kollegen beantworten und auf deren Zweifel reagieren; so kann er Skepsis reduzieren und die Nutzer motivieren, sich auf die Plattform einzulassen.

Eine sorgfältige Vorbereitung stellt sicher, dass der digitale Wandel Ihres Unternehmens reibungslos und erfolgreich verläuft – und dass jedes folgende Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekt noch effizienter sein wird.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Faktoren, die berücksichtigt werden sollten. Erfahren Sie mehr dazu in diesem Artikel:  „Automatisierung von Geschäftsprozessen: So geht es richtig.“ 

* Aleksandra Kudera ist Leiterin Implementierung und Beratung bei WEBCON