Dokumente genehmigen mit der neuen Approvals-App in Microsoft Teams

Microsoft hat Mitte Januar eine neue Funktion in Microsoft Teams eingeführt, Genehmigungen, oder auf englisch Approvals. Diese neue Funktion ermöglicht das Einrichten von strukturierten Abläufen, wie man sie unter dem Fachbegriff Workflows aus dem Büroalltag kennt.

Ein Beispiel für einen Genehmigungs-Workflow wäre die Abnahme oder die Genehmigung eines erstellten Dokumentes, bevor dieses finalisiert an Kunden verschickt werden kann. Vom Grundprinzip sind Approvals mit den Workflows vergleichbar, wie sie bereits seit langem in Sharepoint verfügbar sind.

Anleitung: Genehmigungen über die Teams-App einrichten

Möchten Sie als Anwender einen Genehmigungs-Workflow einrichten, können Sie das über die automatisch in Teams installierte Genehmigungs-App oder auch über die Chatfunktion von Teams einholen.

Sobald die Genehmigungs-App in den Tenants verfügbar ist, sollte sie bei allen Benutzern unter weitere hinzugefügte Apps gelistet sein. Da das Ausrollen der App seit Mitte Januar läuft, kann es hier und da vielleicht noch ein paar Tage dauern, bis wirklich alle Teams-Benutzer die App verwenden können.

Damit Sie die die App immer schnell im Zugriff zu haben, Können Sie sie – wie im Screenshot zu sehen – einfach mit der Maus in die Symbolleiste ziehen.

Sobald Sie die App gestartete haben, können Sie über die Schaltfläche +Neue Genehmigungsanforderung eine neue Genehmigung initiieren.

Falls Sie mehr als eine Person als Genehmiger auswählen, können Sie erzwingen, dass die Genehmigung von allen Genehmigern erteilt wird, bevor abgeschlossen werden kann.

Hinweis: Eine Gruppe kann aktuell offenbar noch nicht als Genehmiger ausgewählt werden.

Sobald Sie die Anfrage versendet haben, wird diese in der Genehmigungs-App unter Gesendet abgelegt.

Sie können den Status der Anfrage jederzeit einsehen und bearbeiten. Sollten Sie feststellen, dass die Anfrage nicht mehr aktuell ist, können Sie diese auch abbrechen.

Genehmigen aus Genehmigersicht

Von der anderen Seite her betrachtet, beim Genehmiger, landet die Anfrage unter Erhalten, wo er sie entsprechend genehmigen oder ablehnen kann. Zudem hat er hier noch die Möglichkeit, einen Kommentar zu hinterlassen.

Sobald der Genehmiger eine Aktion vorgenommen hat, bekommt der Anfragende zeitgleich in seinem Teams eine Rückmeldung, dass die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde.

Alternative: Genehmigungen über die Chatfunktion nutzen

Eine andere Möglichkeit, um Genehmigen zu versenden, bietet die Chatfunktion von Teams. Um diese zu nutzen müssen Sie einen Chat mit einer Person starten, damit in der Bearbeitungsleiste das Symbol der Genehmigungs-App erscheint.

Sobald Sie einen Chat begonnen haben, also beispielsweise mit einem kurzen Hallo, steht die Genehmigungs-App zur Verfügung. Davor startet sie noch nicht. Der weitere Ablauf zum Erstellen eines Genehmigungs-Workflows ist nun wiederum derselbe wie oben beschrieben. Der einzige Unterschied ist, dass Sie unmittelbar zur Anfrage chatten können. So lassen sich gegebenenfalls Fragen zur Genehmigung unmittelbar klären.

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