Dokumente in SharePoint-Ordnern verwalten? Warum man besser darauf verzichten sollte

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Ordner in SharePoint- Warum man besser darauf verzichten sollte_Bei der Frage, wie man Dokumente idealerweise ablegt und verwaltet, dürften auch heute noch die meisten Anwender spontan mit “Ordner” antworten. Um zu überprüfen, ob das tatsächlich die beste Lösung ist, betrachten wir einmal eine typische Situation mit verschiedenen Dateien, die wir verwalten möchten. In unserem Beispiel haben wir als Dokumente zwei Mietverträge, einen Leasingvertrag und einen Kaufvertrag vorliegen. Diese Dokumente sind auch noch verschiedenen Standorten zuzuordnen, also Ulm, Kempten, Günzburg und Memmingen. Weitere Informationen sind Summen und zuständige Abteilungen. (Direktlink zum Video 0:41)

Ordnerstrukturen sind starr

Ordner-in-SharePoint--Warum-man-besser-darauf-verzichten-sollte__Wenn ich meine Anwender frage, welche Ordnerstruktur sie in dieser Situation anlegen würden, erhalte ich in der Regel vier verschiedene Vorschläge. Als mögliche Ordnungskategorien werden hier Vertragsart, Standort, Betrag oder Abteilung genannt. Doch welche dieser Strukturen setzt sich für das Anlegen von Ordnern durch? Erfahrungsgemäß ist es meist nicht die Beste, sofern es eine solche überhaupt gibt, sondern die diejenige, die als erstes anlegt wurde. Alle anderen Mitarbeiter müssen sich dann mit der gegebenen Struktur abfinden.

Flexibles Sortieren und Filtern mit Metadaten

SharePoint bietet hier bessere Alternativen. Statt sich auf eine Ordnerlogik festzulegen, können Sie hier Metadaten als flexibleres Strukturinstrument nutzen. Hier verzichtet man auf Ordner, und legt stattdessen eine Dokumentenbibliothek an, in der alle Dateien gesammelt werden. Für die vier hier genannten Kategorien werden in der Bibliotheksansicht vier Tabellenspalten erstellt, also Ordner in SharePoint- Warum man besser darauf verzichten sollte„Vertragsart“, „Standort“, „Summe“ und „Abteilung“. (Video 2:06)

Geht es nun darum, die Dokumente entsprechend den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter zu sortieren oder zu filtern, so erzeugt man in SharePoint einfach entsprechende Ansichten, was in diesem Beispiel nach Vertragsart, Standort, Summe und Abteilung denkbar wäre. Natürlich besteht dabei auch die Möglichkeit, nach Kriterien wie Abteilung oder Zuständigkeit zu filtern. Oder es bekommt die Immobilien-Abteilung nur jene Verträge zu sehen, für die sie tatsächlich zuständig ist. Ändern sich einmal die Bedürfnisse oder die Kategorien, brauchen entsprechend nur neue passende Ansichten angelegt werden. (Video 2:34)

Auf diese Weise erhält jeder Benutzer die Information so aufbereitet, wie er sie benötigt. Anstelle einer beschränkten Ordnerstruktur stehen beliebig viele mögliche Strukturen und Ansichten zur Verfügung. 

Thomas Maier

Thomas Maier ist der „SharePoint Schwabe". Sein Motto: "Nutzen Sie alle Räume Ihrer SharePoint Villa bevor Sie anbauen!" Mit seinen Artikeln möchte er Ihnen dabei helfen.
"Wenn Sie schnell die Lücke zwischen 'genutzt' und 'vorhanden und bezahlt' verkleinern möchten, steht seine PTM mit Learning-Konzepten zur Verfügung."

Thomas Maier ist der Leiter Collaboration & Consulting bei der PTM Akademie in München
MCT, MCSE SharePoint, MCSA Office 365, MCTS Dynamics CRM
https://www.xing.com/profile/Thomas_Maier +++
Youtube-Kanal: SharePoint Schwabe +++

DEN BEITRAG KOMMENTIEREN:

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Christoph
Gast
Christoph

Bei diesem kleinen Beispiel kann es ja ok sein, wie sieht es aber aus, wenn eine Firma 100 Kunden hat, es dazu div. Projekte gibt? Zu jedem Projekt gibt es z.B. Dokumente aus der Angebotsphase, dann eine Auftragsbestätigung mit Pflichtenheft, dann von den Projektleitern div. Dokumente aus der Analyse/Planung, evt. noch Daten vom Kunden welche für Importe etc. benötigt werden.
Die Pflege und Wartung der Metadaten wird so sehr schnell sehr komplex und wenn man dann mit OneDrive Dokumente für Offlineeinsatz noch lokal sichern möchte, hat man das nächste Problem.
Dazu kommt, dass die User halt sehr stark in Ordnern denken. Im Windows, bei Mails etc.
Wir hatten das mit den Metadaten mal versucht, mussten dann aber wieder auf Ordner umstellen und sehen da mehr Vorteile als Nachteile.

Werner Madena
Gast
Werner Madena

Guten Tag Herr Schmid,
wir verwenden im Unternehmen SharePoint und haben dazu einige Erfolge und Lösungen erzielt. Jetzt habe ich jedoch ein spezifisches Problem mit WORD und EXCEL Files in SharePoint, dass ich bisher leider noch nicht lösen konnte.
Ich verwende die Serienbrieffunktion in Word und hole die Informationen aus einer Excel Datenbank. Ich möchte beide Files in SharePoint ablegen und auch die Datenverknüpfung in WORD auf einen Speicherort in SharePoint verweisen. Das scheint aber nicht zu funktionieren. Wir verwenden Office 2010 und SharePoint 2013.

Reinhold
Gast
Reinhold

Wir stellen systematisch von Explorer-Ordner auf SharePoint Metadaten um. Unsere Kunden haben aber den Anspruch, Metadaten 2 entsprechend der vorher ausgewählten Metadaten 1 quasi vorgefiltert zu bekommen. Auf diese Weise können lange Listen zur Auswahl und insbesondere Eingabefehler vermieden werden. Managed Metadaten helfen hier nicht. Der Anspruch sollte die Qualität von zB einer Autobörse haben, wo nach Auswahl von VW eben nur mehr die Modelle von VW und nicht andere angeboten werden.
Ich habe bisher keinen Weg gefunden, dies zu realisieren.

Reinhold
Gast
Reinhold

Wir stellen systematisch von Explorer-Ordner auf SharePoint Metadaten um. Unsere Kunden haben aber den Anspruch, Metadaten 2 entsprechend der vorher ausgewählten Metadaten 1 quasi vorgefiltert zu bekommen. Auf diese Weise können lange Listen zur Auswahl und insbesondere Eingabefehler vermieden werden. Managed Metadaten helfen hier nicht. Der Anspruch sollte die Qualität von zB einer Autobörse haben, wo nach Auswahl von VW eben nur mehr die Modelle von VW und nicht andere angeboten werden.
Ich habe bisher keinen Weg gefunden, dies zu realisieren.

Frank Daske
Gast
Frank Daske

Vielleicht noch einen Schritt weiter gehen: Zentral verwaltete Metadaten automatisch passend zuweisen (beim Upload in real-time, oder auch im Bulk-Tagging, Metadaten zur Navigation verwenden (z.B. Glossar / Sachwortverzeichnis A-Z), verwandte Inhalte anzeigen (wie auf Amazon.de): https://www.layer2solutions.com/products/layer2-knowledge-management-suite-for-sharepoint

Gerald
Gast
Gerald
Wir haben sowohl in SharePoint Online als auch On Premises tatsächlich einige Ordnerstrukturen „platt gemacht“ und durch einen rein metadatenbasierten Ansatz ersetzt. Meine Erfahrung ist, dass es zwar klare Vorteile hat aber die Komplexität um einiges erhöht und ab einem gewissen Punkt nur noch durch SP-Spezialisten (meist externe Dienstleister) umgesetzt werden können. Ein paar der Punkte mit denen wir hier (übrigens als externer Dienstleister ^^) zu tun hatten: 1. Ab 5000 Dokumenten beginnt der Spaß mit SharePoint Limits und erfordert die Nutzung von Indexen. Bei großen Bibliotheken > 50k Dateien kommt man aber auch damit z.T. an die Grenzen da die gefilterte Ergebnismenge selbst 5000 überschreitet. Hochsetzten des Limits ist in SPO keine Option und On Prem vom Kunden häufig nicht gewünscht 2. Da alle Dateien auf einer Ebene liegen muss man sich einen cleveren Weg für die Benennung der Dateien überlegen. Je mehr Dokumente, desto wahrscheinlicher das es den… Read more »