Dokumente in SharePoint-Ordnern verwalten? Warum man besser darauf verzichten sollte
Bei der Frage, wie man Dokumente idealerweise ablegt und verwaltet, dürften auch heute noch die meisten Anwender spontan mit “Ordner” antworten. Um zu überprüfen, ob das tatsächlich die beste Lösung ist, betrachten wir einmal eine typische Situation mit verschiedenen Dateien, die wir verwalten möchten. In unserem Beispiel haben wir als Dokumente zwei Mietverträge, einen Leasingvertrag und einen Kaufvertrag vorliegen. Diese Dokumente sind auch noch verschiedenen Standorten zuzuordnen, also Ulm, Kempten, Günzburg und Memmingen. Weitere Informationen sind Summen und zuständige Abteilungen. (Direktlink zum Video 0:41)
Ordnerstrukturen sind starr
Wenn ich meine Anwender frage, welche Ordnerstruktur sie in dieser Situation anlegen würden, erhalte ich in der Regel vier verschiedene Vorschläge. Als mögliche Ordnungskategorien werden hier Vertragsart, Standort, Betrag oder Abteilung genannt. Doch welche dieser Strukturen setzt sich für das Anlegen von Ordnern durch? Erfahrungsgemäß ist es meist nicht die Beste, sofern es eine solche überhaupt gibt, sondern die diejenige, die als erstes anlegt wurde. Alle anderen Mitarbeiter müssen sich dann mit der gegebenen Struktur abfinden.
Flexibles Sortieren und Filtern mit Metadaten
SharePoint bietet hier bessere Alternativen. Statt sich auf eine Ordnerlogik festzulegen, können Sie hier Metadaten als flexibleres Strukturinstrument nutzen. Hier verzichtet man auf Ordner, und legt stattdessen eine Dokumentenbibliothek an, in der alle Dateien gesammelt werden. Für die vier hier genannten Kategorien werden in der Bibliotheksansicht vier Tabellenspalten erstellt, also 
„Vertragsart“, „Standort“, „Summe“ und „Abteilung“. (Video 2:06)
Geht es nun darum, die Dokumente entsprechend den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter zu sortieren oder zu filtern, so erzeugt man in SharePoint einfach entsprechende Ansichten, was in diesem Beispiel nach Vertragsart, Standort, Summe und Abteilung denkbar wäre. Natürlich besteht dabei auch die Möglichkeit, nach Kriterien wie Abteilung oder Zuständigkeit zu filtern. Oder es bekommt die Immobilien-Abteilung nur jene Verträge zu sehen, für die sie tatsächlich zuständig ist. Ändern sich einmal die Bedürfnisse oder die Kategorien, brauchen entsprechend nur neue passende Ansichten angelegt werden. (Video 2:34)
Auf diese Weise erhält jeder Benutzer die Information so aufbereitet, wie er sie benötigt. Anstelle einer beschränkten Ordnerstruktur stehen beliebig viele mögliche Strukturen und Ansichten zur Verfügung.
Bei diesem kleinen Beispiel kann es ja ok sein, wie sieht es aber aus, wenn eine Firma 100 Kunden hat, es dazu div. Projekte gibt? Zu jedem Projekt gibt es z.B. Dokumente aus der Angebotsphase, dann eine Auftragsbestätigung mit Pflichtenheft, dann von den Projektleitern div. Dokumente aus der Analyse/Planung, evt. noch Daten vom Kunden welche für Importe etc. benötigt werden. Die Pflege und Wartung der Metadaten wird so sehr schnell sehr komplex und wenn man dann mit OneDrive Dokumente für Offlineeinsatz noch lokal sichern möchte, hat man das nächste Problem. Dazu kommt, dass die User halt sehr stark in Ordnern… Read more »
Hallo Christoph, vielen Dank für Ihren Kommentar! Bei der von Ihnen beschriebenen Problematik empfehlen wir in der Regel die Verwendung von Dokumentmappen in SharePoint. Haben Sie sich diese Funktionalität auch bereits angesehen? Der Dokumentmappe gibt man dann Metadaten, die Dateien innerhalb der Mappe erben diese Metadaten. In Ihrem Szenario könnte z.B. die Mappe für ein Angebot erstellt werden, und dann einem Kunde zugewiesen werden. In die Mappe können Sie dann alle Dateien packen die zu diesem Angebot gehören. Sie können sogar eigene Inhaltstypen für die Mappe definieren (Vorlagendateien), die die Nutzer abrufen können. Bei diesem Vorgehen ist sogar die Offline-Synchronisation… Read more »
Hallo Herr Maier
Ja, hatten wir auch versucht, Es gäbe dann eben sehr viele solche allgemeine Mappen und dann ist auch wieder unklar, ob eine Analyse jetzt in die Mappe Angebot gehört, Mappe Anforderungen, Mappe Projekt XY,…
Gruss Christoph Schmid
Hallo Herr Schmid,
bei der Arbeit mit Ordner müsste doch das gleiche Problem auftreten – da muss sich der User doch auch entscheiden zwischen Angebot, Anforderung usw.?
Ich würde die Mappen nicht für allgemeine Dinge verwenden. Ich würde die Mappe z.B. benennen mit „Angebot 634“. Diese Mappe kann ich dann einem Kunde zuweisen, und z.B. einem Prozessschritt. Sie könnten natürlich auch eine Spalte für die Mappe einrichten mit „Bestandteile“ und dann eine Mehrfachauswahl zulassen für die Einträge „Angebot“, „Anforderung“ usw.
Freundliche Grüße
Thomas Maier
Guten Tag Herr Schmid,
wir verwenden im Unternehmen SharePoint und haben dazu einige Erfolge und Lösungen erzielt. Jetzt habe ich jedoch ein spezifisches Problem mit WORD und EXCEL Files in SharePoint, dass ich bisher leider noch nicht lösen konnte.
Ich verwende die Serienbrieffunktion in Word und hole die Informationen aus einer Excel Datenbank. Ich möchte beide Files in SharePoint ablegen und auch die Datenverknüpfung in WORD auf einen Speicherort in SharePoint verweisen. Das scheint aber nicht zu funktionieren. Wir verwenden Office 2010 und SharePoint 2013.
Guten Tag Herr Madena, ach wenn Sie sich an Herrn Schmidt gewendet haben, würde ich Ihnen kurz eine Antwort auf Ihre Frage geben: (1) Der Abruf von Informationen aus einer Kontaktliste aus SharePoint über die Serienbrieffunktion in Word ist nicht vorgesehen. Dort fehlt schlichtweg die Schnittstelle, die das vernünftig löst. (2) Der Abruf von Informationen aus einer Excel Liste welche sich in SharePoint befindet muss funktionieren. Dies sollte unproblematisch sein. Sie geben anstatt des Pfades der lokalen Datei einfach den Pfad der Datei in SharePoint an, wenn Sie in Word die Verknüpfung herstellen. Welcher Fehler tritt bei Ihnen auf? Freundliche… Read more »
Wir stellen systematisch von Explorer-Ordner auf SharePoint Metadaten um. Unsere Kunden haben aber den Anspruch, Metadaten 2 entsprechend der vorher ausgewählten Metadaten 1 quasi vorgefiltert zu bekommen. Auf diese Weise können lange Listen zur Auswahl und insbesondere Eingabefehler vermieden werden. Managed Metadaten helfen hier nicht. Der Anspruch sollte die Qualität von zB einer Autobörse haben, wo nach Auswahl von VW eben nur mehr die Modelle von VW und nicht andere angeboten werden.
Ich habe bisher keinen Weg gefunden, dies zu realisieren.
Wir stellen systematisch von Explorer-Ordner auf SharePoint Metadaten um. Unsere Kunden haben aber den Anspruch, Metadaten 2 entsprechend der vorher ausgewählten Metadaten 1 quasi vorgefiltert zu bekommen. Auf diese Weise können lange Listen zur Auswahl und insbesondere Eingabefehler vermieden werden. Managed Metadaten helfen hier nicht. Der Anspruch sollte die Qualität von zB einer Autobörse haben, wo nach Auswahl von VW eben nur mehr die Modelle von VW und nicht andere angeboten werden.
Ich habe bisher keinen Weg gefunden, dies zu realisieren.
Hallo Reinhold, ich habe Ihr Anliegen verstanden. Leider gibt es in SharePoint dazu keine „saubere“ Out-of-the-Box Lösung. Eine Lösung wäre InfoPath oder Nintex Forms zu nutzen, um das Formular entsprechend anzupassen und mit dieser Logik zu versehen. Es gibt allerdings zwei Workarounds die wir schon eingesetzt haben: Möglichkeit 1: Fassen Sie alle Einträge der Liste damit zusammen, dass Sie ein Kategorie-Kürzel voranstellen. In Ihrem Auto-Beispiel würden Sie somit nicht in die Liste schreiben „5er, 7er, Polo, Passat“, sondern „BMW 3er, BMW 5er, BMW 7er…“ Somit sind die Einträge zumindest beisammen und können per Druck auf „B“ auf der Tastatur gefunden… Read more »
Vielleicht noch einen Schritt weiter gehen: Zentral verwaltete Metadaten automatisch passend zuweisen (beim Upload in real-time, oder auch im Bulk-Tagging, Metadaten zur Navigation verwenden (z.B. Glossar / Sachwortverzeichnis A-Z), verwandte Inhalte anzeigen (wie auf Amazon.de): https://www.layer2solutions.com/products/layer2-knowledge-management-suite-for-sharepoint
Wir haben sowohl in SharePoint Online als auch On Premises tatsächlich einige Ordnerstrukturen „platt gemacht“ und durch einen rein metadatenbasierten Ansatz ersetzt. Meine Erfahrung ist, dass es zwar klare Vorteile hat aber die Komplexität um einiges erhöht und ab einem gewissen Punkt nur noch durch SP-Spezialisten (meist externe Dienstleister) umgesetzt werden können. Ein paar der Punkte mit denen wir hier (übrigens als externer Dienstleister ^^) zu tun hatten: 1. Ab 5000 Dokumenten beginnt der Spaß mit SharePoint Limits und erfordert die Nutzung von Indexen. Bei großen Bibliotheken > 50k Dateien kommt man aber auch damit z.T. an die Grenzen da… Read more »
Vielen Dank für diesen Kommentar mit der Erfahrung aus Ihrem Alltag. Ich kann es genau so bestätigen und unterstreichen.
Danke, dass Sie sich die Mühe gemacht haben Ihre Erfahrung hier zu teilen!
Hallo,
Wir produzieren in unserem Unternehmen Lerneinheiten, die wir zur Zeit in einem Sharepoint 2010 verwalten. Es sind 300 * 40 * 7 (ca. 90.000) Dokumente von ca. 3-50 MB pro Datei.
Diese Organisieren wir in 40 * 7 (ca. 280) einzelnen Dokumentenbiliotheken. Incl. Versionierung und Zuordnung, welche Person, welche Dateien bearbeitet hat.
Was ist aus Ihrer Sicht der sinnvollste Weg, diese Massen an Daten in die Cloud O365 zu bekommen?
Denn SP2010 wird es demnächst nicht mehr geben.. 🙁
Hallo Mario,
eine Möglichkeit wäre auf Stream (die Videoplattform von Office 365) auszuweichen. Vermutlich wird das aber der Komplexität der zugehörigen Informationen zu jedem Video nicht gerecht.
Wir verwalten unsere Video-Datenbank (von der Office 365 Akademie) tatsächlich in SharePoint online, mit Dokumentmappen. Das hat sich bisher als gut und flexibel erwiesen.
Zusätzlich sollten Sie noch darauf achten, dass der Speicherplatz von SharePoint online ohne Erweiterung auf 1TB limitiert ist.
Viele Grüße
Thomas Maier
Hallo Herr Maier,
Vielen Dank für Ihre rasche Antwort. Ich werde mit den Dokumentenmappen experimentieren.
Kennen Sie auch Alternativen, wie die Anbindung/Integration externer Systeme (File-Server etc.)?