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Dokumente in SharePoint-Ordnern verwalten? Warum man besser darauf verzichten sollte

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Ordner in SharePoint- Warum man besser darauf verzichten sollte_Bei der Frage, wie man Dokumente idealerweise ablegt und verwaltet, dürften auch heute noch die meisten Anwender spontan mit “Ordner” antworten. Um zu überprüfen, ob das tatsächlich die beste Lösung ist, betrachten wir einmal eine typische Situation mit verschiedenen Dateien, die wir verwalten möchten. In unserem Beispiel haben wir als Dokumente zwei Mietverträge, einen Leasingvertrag und einen Kaufvertrag vorliegen. Diese Dokumente sind auch noch verschiedenen Standorten zuzuordnen, also Ulm, Kempten, Günzburg und Memmingen. Weitere Informationen sind Summen und zuständige Abteilungen. (Direktlink zum Video 0:41)

Ordnerstrukturen sind starr

Ordner-in-SharePoint--Warum-man-besser-darauf-verzichten-sollte__Wenn ich meine Anwender frage, welche Ordnerstruktur sie in dieser Situation anlegen würden, erhalte ich in der Regel vier verschiedene Vorschläge. Als mögliche Ordnungskategorien werden hier Vertragsart, Standort, Betrag oder Abteilung genannt. Doch welche dieser Strukturen setzt sich für das Anlegen von Ordnern durch? Erfahrungsgemäß ist es meist nicht die Beste, sofern es eine solche überhaupt gibt, sondern die diejenige, die als erstes anlegt wurde. Alle anderen Mitarbeiter müssen sich dann mit der gegebenen Struktur abfinden.

Flexibles Sortieren und Filtern mit Metadaten

SharePoint bietet hier bessere Alternativen. Statt sich auf eine Ordnerlogik festzulegen, können Sie hier Metadaten als flexibleres Strukturinstrument nutzen. Hier verzichtet man auf Ordner, und legt stattdessen eine Dokumentenbibliothek an, in der alle Dateien gesammelt werden. Für die vier hier genannten Kategorien werden in der Bibliotheksansicht vier Tabellenspalten erstellt, also Ordner in SharePoint- Warum man besser darauf verzichten sollte„Vertragsart“, „Standort“, „Summe“ und „Abteilung“. (Video 2:06)

Geht es nun darum, die Dokumente entsprechend den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter zu sortieren oder zu filtern, so erzeugt man in SharePoint einfach entsprechende Ansichten, was in diesem Beispiel nach Vertragsart, Standort, Summe und Abteilung denkbar wäre. Natürlich besteht dabei auch die Möglichkeit, nach Kriterien wie Abteilung oder Zuständigkeit zu filtern. Oder es bekommt die Immobilien-Abteilung nur jene Verträge zu sehen, für die sie tatsächlich zuständig ist. Ändern sich einmal die Bedürfnisse oder die Kategorien, brauchen entsprechend nur neue passende Ansichten angelegt werden. (Video 2:34)

Auf diese Weise erhält jeder Benutzer die Information so aufbereitet, wie er sie benötigt. Anstelle einer beschränkten Ordnerstruktur stehen beliebig viele mögliche Strukturen und Ansichten zur Verfügung. 

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Thomas Maier

Thomas Maier ist der „SharePoint Schwabe". Sein Motto: "Nutzen Sie alle Räume Ihrer SharePoint Villa bevor Sie anbauen!" Mit seinen Artikeln möchte er Ihnen dabei helfen.
"Wenn Sie schnell die Lücke zwischen 'genutzt' und 'vorhanden und bezahlt' verkleinern möchten, steht seine PTM mit Learning-Konzepten zur Verfügung."

Thomas Maier ist der Leiter Collaboration & Consulting bei der PTM Akademie in München
MCT, MCSE SharePoint, MCSA Office 365, MCTS Dynamics CRM
https://www.xing.com/profile/Thomas_Maier +++
Youtube-Kanal: SharePoint Schwabe +++
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DEN BEITRAG KOMMENTIEREN:

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Christoph
Gast
Christoph

Bei diesem kleinen Beispiel kann es ja ok sein, wie sieht es aber aus, wenn eine Firma 100 Kunden hat, es dazu div. Projekte gibt? Zu jedem Projekt gibt es z.B. Dokumente aus der Angebotsphase, dann eine Auftragsbestätigung mit Pflichtenheft, dann von den Projektleitern div. Dokumente aus der Analyse/Planung, evt. noch Daten vom Kunden welche für Importe etc. benötigt werden.
Die Pflege und Wartung der Metadaten wird so sehr schnell sehr komplex und wenn man dann mit OneDrive Dokumente für Offlineeinsatz noch lokal sichern möchte, hat man das nächste Problem.
Dazu kommt, dass die User halt sehr stark in Ordnern denken. Im Windows, bei Mails etc.
Wir hatten das mit den Metadaten mal versucht, mussten dann aber wieder auf Ordner umstellen und sehen da mehr Vorteile als Nachteile.

Thomas Maier
Gast
Thomas Maier

Hallo Christoph,

vielen Dank für Ihren Kommentar!
Bei der von Ihnen beschriebenen Problematik empfehlen wir in der Regel die Verwendung von Dokumentmappen in SharePoint. Haben Sie sich diese Funktionalität auch bereits angesehen? Der Dokumentmappe gibt man dann Metadaten, die Dateien innerhalb der Mappe erben diese Metadaten. In Ihrem Szenario könnte z.B. die Mappe für ein Angebot erstellt werden, und dann einem Kunde zugewiesen werden. In die Mappe können Sie dann alle Dateien packen die zu diesem Angebot gehören. Sie können sogar eigene Inhaltstypen für die Mappe definieren (Vorlagendateien), die die Nutzer abrufen können.
Bei diesem Vorgehen ist sogar die Offline-Synchronisation möglich, da sich die Mappe offline wie ein Ordner verhält.

Freundliche Grüße
Thomas Maier

Christoph Schmid
Gast
Christoph Schmid

Hallo Herr Maier

Ja, hatten wir auch versucht, Es gäbe dann eben sehr viele solche allgemeine Mappen und dann ist auch wieder unklar, ob eine Analyse jetzt in die Mappe Angebot gehört, Mappe Anforderungen, Mappe Projekt XY,…

Gruss Christoph Schmid

Thomas Maier
Gast
Thomas Maier

Hallo Herr Schmid,

bei der Arbeit mit Ordner müsste doch das gleiche Problem auftreten – da muss sich der User doch auch entscheiden zwischen Angebot, Anforderung usw.?

Ich würde die Mappen nicht für allgemeine Dinge verwenden. Ich würde die Mappe z.B. benennen mit „Angebot 634“. Diese Mappe kann ich dann einem Kunde zuweisen, und z.B. einem Prozessschritt. Sie könnten natürlich auch eine Spalte für die Mappe einrichten mit „Bestandteile“ und dann eine Mehrfachauswahl zulassen für die Einträge „Angebot“, „Anforderung“ usw.

Freundliche Grüße
Thomas Maier

Werner Madena
Gast
Werner Madena

Guten Tag Herr Schmid,
wir verwenden im Unternehmen SharePoint und haben dazu einige Erfolge und Lösungen erzielt. Jetzt habe ich jedoch ein spezifisches Problem mit WORD und EXCEL Files in SharePoint, dass ich bisher leider noch nicht lösen konnte.
Ich verwende die Serienbrieffunktion in Word und hole die Informationen aus einer Excel Datenbank. Ich möchte beide Files in SharePoint ablegen und auch die Datenverknüpfung in WORD auf einen Speicherort in SharePoint verweisen. Das scheint aber nicht zu funktionieren. Wir verwenden Office 2010 und SharePoint 2013.

Thomas Maier
Gast
Thomas Maier

Guten Tag Herr Madena,

ach wenn Sie sich an Herrn Schmidt gewendet haben, würde ich Ihnen kurz eine Antwort auf Ihre Frage geben:
(1) Der Abruf von Informationen aus einer Kontaktliste aus SharePoint über die Serienbrieffunktion in Word ist nicht vorgesehen. Dort fehlt schlichtweg die Schnittstelle, die das vernünftig löst.
(2) Der Abruf von Informationen aus einer Excel Liste welche sich in SharePoint befindet muss funktionieren. Dies sollte unproblematisch sein. Sie geben anstatt des Pfades der lokalen Datei einfach den Pfad der Datei in SharePoint an, wenn Sie in Word die Verknüpfung herstellen. Welcher Fehler tritt bei Ihnen auf?

Freundliche Grüße
Thomas Maier

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