Effizientere SharePoint-Architektur: Warum mehrere kleine Websites besser sind als eine große
Vielen Organisationen konsolidieren ihre Datenbestände aus Speicherinfrastrukturen wie klassischen Fileshares zu Microsoft SharePoint. Dabei taucht die Frage auf, wie eine effiziente SharePoint-Architektur aussieht, die Dokumente für viele Geschäftseinheiten und Abteilungen speichern soll. Oft entscheidet man sich für eine einzige großen SharePoint-Site. Microsoft schlägt eine alternative Struktur vor.
Der Grundlagenbeitrag Introduction to SharePoint information architecture erörtert die Vor- und Nachteile gängiger Informationsarchitekturen, gibt aber keine eindeutige Empfehlung für eine bestimmte Lösung. Er stellt die typischen Fehler bei der Strukturierung von SharePoint-Sites dar, und weist sowohl auf die Konsequenzen von Strukturentscheidungen wie auch die Vermeidung von Fehlern hin.
Flache Struktur mit kleinen Sites ist zu bevorzugen
Die Kernthese des Artikel lautet, dass eine flache SharePoint-Architektur mit mehreren kleinen SharePoint-Sites grundsätzlich besser ist als eine einzige große SharePoint-Site. Um das zu veranschaulichen, nehmen wir eine große fiktive Abteilung A mit mehreren Unterabteilungen, die sich auf SharePoint organisieren muss.
Grundsätzlich gibt es zwei typische Optionen, die bei der Gestaltung solcher SharePoint-Abteilungs-Intranets zur Wahl stehen: Entweder bildet man die gesamte Abteilung auf einer einzelnen großen SharePoint-Website ab, oder es werden dafür mehrere kleine SharePoint-Sites erstellt.
Die meisten Anwender tendieren dazu, eine große SharePoint-Website zu erstellen und darin die etablierten Ordnerstrukturen aus Fileservern eins zu eins zu übernehmen. Auf den ersten Blick sieht das nach der einfachsten Lösung aus. Doch sie birgt auch Probleme, die bedacht werden sollten.
Vorteile einer SharePoint-Architektur mit kleineren Websites
Microsoft selbst empfiehlt eine flache SharePoint-Architektur, bei der für jedes Thema oder jede Aufgabe eine separate SharePoint-Website erstellt wird. Für diese Empfehlung werden folgende Gründe aufgeführt:
- Verwaltung von Berechtigungen: Mit einer flachen Struktur ist es einfacher, Rechte und Zuständigkeiten zu verwalten als bei großen Websites.
- Flexibilität bei Änderungen: Eine flache Struktur ermöglicht eine höhere Flexibilität bei inhaltlichen Anpassungen.
- Übersichtlichkeit: Mehrere kleine SharePoint-Websites bedeuten nicht automatisch mehr Unübersichtlichkeit. In der Regel bemerkt der Endnutzer nicht einmal, dass er auf verschiedenen SharePoint-Websites unterwegs ist.
- Anpassung an spezifische Anforderungen: Durch die Nutzung von separaten Sharepoint-Websites für verschiedene Themen und Aufgaben können individuelle Anforderungen besser erfüllt werden.
Eine flache SharePoint-Architektur mit mehreren kleinen Websites ist also in der Regel die zweckmäßigere Lösung. Eine solche Architektur bietet klare Vorteile in Bezug auf Verwaltung, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.
