Eignet sich ein Digital Workplace Hub als Universal-Portal – mit Teams?

Mit den ersten Intranets kam vor gut 20 Jahren die Idee eines zentralen Unternehmensportals für alle Anwendungen und Informationen in Fahrt. Nachdem SharePoint lange Zeit als die populärste Intranet-Plattform galt, setzen aktuell viele auf Microsoft Teams als kommenden Digital Workplace Hub. Doch wie gut funktioniert diese Idee überhaupt, und welche Anforderungen muss ein Portal in heutigen Unternehmen erfüllen?

„Die Idee eines einheitlichen Portals für alle Mitarbeiter klingt verlockend, weil sie Einfachheit verspricht“, sagt Sam Marshall von Clearbox Consulting in seinem Artikel auf CMSwire. „Doch in umgesetzter Form würde Ihnen das Resultat vielleicht gar nicht gefallen. Was in der Realität nämlich klingt wie ‚Fachgeschäft‘, entpuppt sich nach der Umsetzung meist als ‚Einkaufszentrum‘.“

Was zeichnet einen Digital Workplace Hub aus?

Das Konzept eines Intranet als zentralem Einstiegspunkt sieht visualisiert meist so aus:

Alle Anwendungen laufen hier zu einen Knotenpunkt zusammen, der üblicherweise das Intranet darstellt. In der Praxis zeigen sich allerdings schnell die Grenzen. Will man beispielsweise in Yammer ein Foto aus Dropbox teilen, erwartet man, dass Yammer Dropbox direkt aufruft, und kein Umweg über einen Hub erforderlich ist. Tatsächlich laufen solche Vorgänge jedoch deutlich umständlicher ab.

Jede Rolle benötigt einen anderen Einstiegspukt

Das zweite Problem mit dem Hub-Konzept ist, dass Mitarbeiter in unterschiedlichen Rollen auch unterschiedliche Startpunkte erwarten. Ein Ingenieur beginnt seinen Arbeitstag beispielswiese im CAD-Programm und möchte nicht erst den Umweg über einen Link im Intranet gehen. Ein Vertriebsmitarbeiter wiederum wird direkt in Salesforce loslegen und benötigt dafür kein anderes System.

Ein angemesseneres Bild des Digitalen Arbeitsplatzes könnte deshalb so aussehen:

Manche Softwarehersteller dürften jetzt einwenden, dass ihr System solche Unzulänglichkeiten mittels Personalisierung löst. In der Praxis zeigt sich aber immer wieder, dass viele Anwender Personalisierungen umgehen und eigene Wege zu ihren Anwendungen suchen.

Ist Microsoft Teams ein Digital Workplace Hub?

Microsoft Team wird in letzter Zeit immer öfter als das neue Intranet eingestuft. Microsoft selbst treibt diese Entwicklung voran, insbesondere mit einer wachsenden Zahl an Integrationsmöglichkeiten und Konnektoren zu anderen Systemen. Teams als Hub ergibt sicherlich in vielen Arbeitsszenarien Sinn, beispielsweise wenn ein Team in der Kundenbetreuung auf ein integriertes Tab mit Help-Desk-Tickets zugreifen kann. Allerdings handelt es sich bei solchen Lösungen laut Marshal eher um aufgabenspezifische Dashboards als um einem universelle Hubs.

Zu berücksichtigen ist außerdem, dass Teams immer unübersichtlicher wird, je mehr man selten genutzte Anwendungen integriert. Auch das Einbetten der Intranet-Homepage in Teams wirkt aufgesetzt, weil es lediglich ein weiterer Tab ist.

Ein weiterer Nachteil von Teams als universellem Einstiegspunkt ist schließlich, dass das Konzept nur funktioniert, wenn alle Mitarbeiter ständig in dieser Umgebung arbeiten. Tatsächlich aber nutzen viele Rollen Teams nur sporadisch. So bewegen sich Frontline Worker, Spezialisten und operative Funktionen meist in ihren Spezialanwendungen und gehen nur in Teams, wenn das erforderlich ist.

Welche Probleme sollen Hubs überhaupt lösen?

Was sind überhaupt die Probleme in heutigen Unternehmen, für die ein Digital Worklplace Hub die Lösung liefern soll? Als solche wären zu nennen:

  • Zu viele Quellen mit Informationen, so dass Mitarbeiter den Überblick über das aktuelle Geschehen verlieren
  • Verteilte Inhalte, die den Zugang zu relevanten Informationen erschweren
  • Zu viele Anwendungen mit unterschiedlichen Oberflächen
  • Zu viele Möglichkeiten, um zu entscheiden, wann man welches Tool benutzen soll

Das Modell eines Zugangsportals funktioniert in solchen Fällen gut, wo etwa Mitarbeiter neu sind und noch gewisse Führung benötigen. Oder bei Aufgaben, die nur gelegentlich erledigt werden müssen. Man kann es vergleichen mit einem Einkaufszentrum, das man über den Haupteingang betritt, und sich auf der Karte orientiert. Wenn man dann einmal weiß, wie man zur Apotheke gelangt, wählt man zukünftig über den Seiteneingang den direkten Weg dorthin.

Ein alternatives Modell zu Hubs

Um die Herausforderungen des Digital Workplace auch ohne einen zentralen Hub zu lösen, macht Sam Marshal folgende Vorschläge:

  • Flexible Einstiegspunkte: Nutzer sollten selber einen Einstiegspunkt wählen können, der zu ihren Aufgaben passt – im Betriebssystem als Start-Icon oder als App auf dem Smartphone.
  • Aggregierte Benachrichtigungen: Große Mengen an Benachrichtigungen aus verschiedensten Systemen und Kanälen stellen heute eine Herausforderung dar, die adressiert werden sollte. Die Nutzer sollten das bekommen, was wichtig für Sie ist, statt die gesamte Fülle an Informationen an einer Stelle zusammenlaufen zu lassen.
  • Gut funktionierende Suche: Im Vordergrund sollte das Indexieren verschiedener Quellen sein, und das Präsentieren als einheitliches Ergebnis.
  • Beschilderung für selten genutzte Tools und Informationen: Benachrichtigungen und Suche funktionieren nicht, wenn jemand einen Dienst zum ersten Mal verwendet, oder wenn jemand Namen oder Funktionen nicht kennt. In solchen Szenarien funktioniert ein Intranet mit visuell präsentierten Funktionen am besten.

Nachdem die Integration der verschiedenen Systeme und Informationsquellen umgesetzt wurde, sollte darauf geachtet werden, dass sie den Nutzern überall dort präsentiert werden, wo es Sinn ergibt. Für Leute, die immer in Microsoft Teams arbeiten, kann das in Form von Benachrichtigungen geschehen, die in Chats oder in den Aufgaben erscheinen. Für Frontline-Worker kann es eine universelle Suche in einer Mitarbeiter-App sein. Für andere Rollen kann es eine Einblendung sein, die mal im Browser, und mal in einer App auftaucht.

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