Ein SharePoint-Intranet erfolgreich einführen (Teil 1): User begeistern, Gegner überzeugen
Die Einführung eines SharePoint-Intranets im Unternehmen wird oft als Vorzeige-Digitalisierungsprojekt präsentiert. Doch um daraus wirklich eine nachhaltige Erfolgsgeschichte zu machen, sollte von Anfang an ein starker Fokus auf die Vorbereitung und Einbindung der Nutzer gelegt werden. Nicht selten nämlich stehen in Firmen technisch perfekt aufgebaute SharePoint Farmen, die aber von den Mitarbeitern kaum genutzt werden. Dass das keine Einzelfälle sind, hat nicht zuletzt die SharePoint-Anwenderstudie 2016 herausgefunden: Laut der Umfrage setzen 50 Prozent der lizenzierten Nutzer SharePoint überhaupt nicht ein.
Was unterscheidet eine SharePoint Einführung von anderen IT Projekten?
Bei SharePoint-Projekten standen über viele Jahre die technischen Aspekte im Vordergrund. Dabei ist schon lange klar, dass eine SharePoint-Einführung mit all seinen Implikationen in Richtung Intranet und Kommunikation alles andere als ein IT-Projekt sein sollte, sondern ein Projekt, das die komplette Firma betrifft. Leider wird dieser ganzheitliche Aspekt oftmals auch von Vertrieb- und Marketing der Anbieterseite vereinfacht oder auch verfälscht dargestellt.
Woher kommt die oft schlechte SharePoint-Akzeptanz?
Das Problem beginnt ursächlich damit, dass den meisten Mitarbeitern in den Unternehmen der Nutzen von SharePoint zunächst völlig unklar ist. Dazu passt das Bild eines Bauarbeiters aus früherer Zeit. Stellen Sie sich vor, Ihre Baufirma ist gut ausgelastet, und ihre Arbeiter schaufelt bei einem Bauprojekt schon seit Wochen an einer großen Unterkellerung. Nun kommt ein Kollege, der Ihnen von einer Revolution erzählt, die alles einfacher machen soll, und stellt Ihnen anschließend ein technisches Ungetüm auf die Baustelle. Sie wissen zwar aus Erzählungen, dass dieses Ding viele Möglichkeiten bietet, aber Schulungen und Einführung erscheinen zu aufwändig, außerdem hat Ihnen der Kollege bereits zwei Stunden Ihrer Zeit gestohlen. Also nehmen Sie Ihre Schaufel und gehen wieder zurück an die Arbeit. Und der Bagger bleibt ungenutzt.
Im übertragenen Sinn passiert so etwas bei technischen Innovationen sehr oft
, und zwar aus dem einfachen Grund, weil uns der Nutzen anfangs völlig unklar ist. Im Fall von SharePoint-Projekten ändert sich analog zum Bagger-Schaufel-Vergleich nicht nur das Handwerkszeug selbst, sondern in Folge auch komplette Prozesse. So könnten manche Tätigkeiten zukünftig entfallen, andere wiederum müssen in anderer Reihenfolge verrichtet werden.
Schritte zur Einführung von SharePoint:
Beim Aufbau des Projektteams die „SharePoint-Feinde“ identifizieren
Wenn Sie sich zu Beginn eines SharePoint-Projekts ein Bild aller davon Betroffenen machen, sollten Sie nicht nur an Management und Anwender denken, sondern auch an nicht offensichtlich oder nur mittelbar Betroffene. Ersetzen Sie zum Beispiel ein altes Dokumentenmanagement-System, gibt es vermutlich Mitarbeiter, die das betreut und administriert haben. Und die dafür vielleicht noch vor kurzem eine Schulung besucht oder ein Zertifikat abgelegt haben. Des Weiteren stellen sich Fragen wie, wer es eingeführt und wer sich dafür eingesetzt hat?
Warum ist das wichtig? Weil all diese Personen zu potentiellen „SharePoint-Feinden“ werden können, wenn Sie sich nicht rechtzeitig darum kümmern. Ebenfalls ein „gern übersehener“ Beteiligter ist der Betriebsrat. Klären Sie also besser vorab, ob hier eine Zustimmung notwendig ist.
Führungskräfte rechtzeitig einbinden
Übersehen wird oft auch, dass man im Rahmen von SharePoint-Projekten auch Führungskräfte und Abteilungsleiter mitnehmen sollte. Am Anfang funktioniert es meist auch ohne prima, doch je weiter das Projekt fortschreitet, desto schwieriger wird es ohne Unterstützung von oben. Spätestens wenn Sie bestimmte Ressourcen für das Projekt benötigen wie zum Beispiel Zeit und Geld. So muss mit Sicherheit an einem gewissen Punkt geklärt werden, ob Mitarbeiter Arbeitszeit für das Projekt verwenden dürfen. Auch werden sehr wahrscheinlich gewisse Investitionen notwendig, sei es an der Serverlandschaft, bei Lizenzen oder bei Schulungsmaßnahmen.
Hier zeigen sich dann die ersten große Hürden: Können Sie und Ihre Stakeholder den Führungskräften den Nutzen von SharePoint vermitteln oder nicht? Als sinnvoll erweist es sich hier, beispielsweise einen speziellen Workshop anzubieten, der den Entscheidern die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint vermittelt und zeigt, was das Tool alles kann – idealerweise in Verbindung mit Use-Cases aus der Praxis.
Hilfe von externen Partner rechtzeitig organisieren
Auch an eine mögliche Unterstützung von extern sollten Sie früh denken. Das kann für den kompletten Ablauf erforderlich sein, oder aber für Teilbereiche wie zum Beispiel den Wissenstransfer. Gehen Sie an die Aufgaben mit einer positiven Grundhaltung, nicht mit verschlossenen Augen: Derartige Schritte sind zeitaufwändig und arbeitsintensiv. Somit muss geklärt werden, ob alle Projektbeteiligten diese Ressourcen zur Verfügung haben. Und auch, ob das entsprechende Know-How bereits vorhanden ist, oder ob die Beteiligten vorab noch entsprechend ausgebildet werden müssen.
Key User – der Schlüssel zum Erfolg
Die Mitarbeiter bei solchen Projekten mitzunehmen und zu begeistern zählt mitunter zu den schwierigsten Aufgaben. Dabei hat es sich als erfolgsversprechend erwiesen, wenn man bestimmte Technik-affine Kollegen in den Abteilungen als Key-User auswählt. Diese bilden dann die Schnittstelle zwischen der IT-Abteilung und den Anwendern in den Fachabteilungen. Den Key-Usern sollten Sie als Wertschätzung für das Engagement einige Privilegien einräumen. Sie werden immer als erste über den aktuellen Sachstand informiert, und sie dürfen ein Test-System erleben und ausprobieren. Außerdem erhalten sie bei Problemen direkte Unterstützung von der IT Abteilung.
Um bei diesem Prozess niemanden zu übergehen, können Sie eine Art Bewerber-Portal für Key-User einrichten. Denn oft genug sind die technikinteressierten Kollegen oder die Meinungsbildner nicht auf Anhieb bekannt. Falls Sie den Eindruck erwecken, geeignete Leute auszusperren, könnten hier bereits die ersten „Feinde“ für Ihr Projekt entstehen.
Wer kümmert sich um den Content und die Aktualität?
Denken Sie bereits in dieser Phase daran, dass es in einem SharePoint-Intranet nicht damit getan ist, Informationen einmalig zu veröffentlichen. Nach der Einführung geht das Thema Inhalte/Content erst richtig los, das Portal muss immer wieder auf den aktuellen Stand gebracht werden. Hier stellt sich die Frage, ob die Key User auch solche Aufgaben übernehmen wollen und können. Oft reicht das nicht aus, und es muss von vorneherein die Marketing- und Kommunikationsabteilung eingebunden werden.
Wer ist geeignet für das Projektteam?
Bei der Auswahl der Mitglieder für das Projektteam sollten bestimmten Anforderungen berücksichtigt werden. Neben einem grundsätzlichen Interesse und einer Leidenschaft für das Thema sollten diese auch die notwendigen zeitlichen Ressourcen aufbringen, und selbstverständlich ist auch ein Gesamtverständnis für die Firma hilfreich. Nicht zu unterschätzten ist auch ein guter Draht zu Entscheidungsträgern und der Belegschaft. Außerdem sollten die Mitglieder aus verschiedenen Bereichen kommen, neben der IT und gegebenenfalls der Abteilungsleiterebene also auch aus Fachabteilungen, vor allem aus Personalabteilung und Organisation.
[In Kürze folgt Teil 2 der Serie]
Den richtigen Einstieg mit SharePoint zu finden, ist am Anfang schwierig. Das ist richtig. Doch mit dem ständig wachsenden Funktionsumfang von Microsoft Teams ist die nächste Herausforderung, die Inhalte auf SharePoint und Microsoft Teams sinnvoll zu verteilen bzw. zu verknüpfen.